Jak rozwiązać problem stosując RCA, czyli Analiza przyczyn źródłowych w praktyce
A gdyby tak tym razem zacząć nieco inaczej? Trochę bardziej kontrowersyjnie? Bo co właściwie możemy pomyśleć jeśli usłyszymy stwierdzenie, że problemy nie są po to, aby je rozwiązywać. Brzmi absurdalnie? Bo tak właśnie miało być. W takim razie po co one są?
Tutaj odnieść musimy się do filozofii ciągłego doskonalenia, która stawia na nieustanny rozwój. A w tym właśnie pomagają nam różnego rodzaju problemy. Czyli jednym słowem są one po to, abyśmy mogli się dowiedzieć czegoś nowego. O naszym produkcie, o procesach i o systemie jaki posiadamy. Brzmi świetnie, ale skoro już udało nam się poszerzyć naszą wiedzę to może jednak ten problem wyeliminujemy?
Przejdźmy zatem do działania. A pomoże nam w tym Analiza przyczyn źródłowych znana powszechnie jako RCA. No dobrze, pytanie tylko od czego zacząć? O tym powiemy sobie już za chwilę. Miłej lektury!
W skrócie
Czytając ten artykuł dowiesz się:
- Czym jest Analiza przyczyn źródłowych RCA oraz jakie ma zastosowanie.
- Jakie narzędzia stosowane są na różnych etapach analizy.
- Jak krok po kroku wykonywana jest Analiza przyczyn źródłowych RCA.
Na czym polega Analiza przyczyn źródłowych RCA?
Analiza przyczyn źródłowych to usystematyzowane podejście do rozwiązywania problemów jakościowych. W porównaniu do innych popularnych metod kładzie większy nacisk na zdefiniowanie prawidłowych przyczyn danej niezgodności. Często spotykana jest pod nazwą RCA, co jest akronimem od Root Cause Analysis.
W trakcie analizy wykorzystywane są różne popularne narzędzia, do których zaliczyć możemy przykładowo:
- 5W2H
- Karta kontrolna
- Histogram
- Diagram koleracji
- Diagram Pareto
- Diagram Ishikawy
- 5 Why
Nie oznacza to jednak, że musimy ograniczać się wyłącznie do nich. Jeśli bowiem istnieje inne narzędzie, które lepiej sprawdzi się w danej sytuacji to śmiało możemy z niego skorzystać. Przykładem niech będzie chociażby pierwsze z listy 5W2H, które w zależności od potrzeb możemy zastąpić nieco uproszczoną formą czyli 5W+H. Możemy jednak pójść także nieco bardziej w drugą stronę i wykorzystać bardziej rozbudowaną wersję czyli Is / Is not.
Co ważne, wszystkie przywołane w tym materiale narzędzia zostały już dość szczegółowo opisane na blogu. W dedykowanych wpisach znajdziecie nie tylko potężną dawkę teorii, ale także wiele przykładów praktycznych. Co więcej, sporo z tych narzędzi możecie pobrać także w formie arkuszy Excel. I to całkowicie za darmo.
Analiza przyczyn źródłowych RCA bazuje na pięciu kolejnych krokach:
- Zdefiniuj problem
- Zbierz informacje
- Określ potencjalne przyczyny problemu
- Zdefiniuj przyczynę źródłową
- Zaplanuj i wdróż działania
Często spotkać możemy się także z kolejnym, szóstym krokiem, którego celem jest monitorowanie i ocena efektywności wdrożonych akcji korygujących. Łatwo także zauważyć, że Analiza przyczyn źródłowych RCA bazuje na cyklu PDCA, który może odnosić się zarówno do całego podejścia jak i wyłącznie kroku 5. i 6.
Jakościowiec teraz także na LinkedIn!
Analiza przyczyn źródłowych RCA krok po kroku
Jak przed chwilą wspomnieliśmy RCA bazuje na 5 a w niektórych rozszerzonych wersjach także na sześciu kolejnych krokach. Zapewnia to dużą powtarzalność prowadzonych działań. Zanim przyjrzymy im się bardziej szczegółowo warto pamiętać jeszcze o jednej istotnej rzeczy. Jest nią zespół roboczy. Dlatego dodamy jeszcze tzw. krok zerowy.
Krok 0. Powołaj zespół roboczy
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby poszukać źródła problemu samodzielnie, ale bardzo często efekt będzie daleki od naszych oczekiwań. A przecież mamy działać skutecznie, nieprawdaż?
Wyobraźmy sobie bowiem taką sytuację. Pracujemy w dużej firmie produkcyjnej jako Inżynier Jakości. Dostajemy informację o stwierdzeniu partii niezgodnych sztuk. Z jakiegokolwiek powodu. Co zrobimy w takiej sytuacji?
Możemy podejść do placówki kontroli jakości i sprawdzić szczegóły a następnie poszukać odpowiedzi w danym procesie. Czy będziemy skuteczni? Nikt oczywiście nie mówi, że nie, ale… no właśnie, zawsze są jakieś „ale”.
Dlatego dużo rozsądniej będzie zebrać kilka osób, których bezpośrednio lub pośrednio ten problem dotyczy i wspólnie przejść przez całą analizę. Przede wszystkim dzięki temu dotrzemy do większej ilości informacji i będziemy mieli pełniejszy obraz danego zdarzenia.
Zespół powinien składać się z 2-6 osób. Nie więcej. Potrzebujemy osób, które będą aktywnie uczestniczyć w całej analizie. Dlatego unikajmy wszelkiego rodzaju statystów, którzy dołączą do spotkania z racji zajmowanego stanowiska, ale nawet przez sekundę nie oderwą wzroku od ekranu swojego laptopa.
Krok 1. Zdefiniuj problem
Podstawą, jak w przypadku większości stosowanych rozwiązań, jest prawidłowe zdefiniowanie problemu lub niezgodności, które będą przedmiotem dalszej analizy. Zakładamy oczywiście, że rzeczywiście ten problem mamy. Jest to o tyle ważne, że zapewne każdy z nas chociaż raz spotkał się z sytuacją podniesionego alarmu, zwłaszcza ze strony klienta. A później… było jak było. Brak pokrycia w wymaganiach i koniec tematu.
Aby prawidłowo zdefiniować problem możemy użyć jedno z kilku powszechniej stosowanych w tym celu narzędzi:
- 5W2H
- 5W+H znane także jako 5W1H
- Is / Is not
Tak, są to dokładnie te same narzędzia, o których wspominaliśmy w poprzednim rozdziale. Praca z nimi polega na zadaniu kilku kolejnych pytań dotyczących danej sytuacji. Odpowiedzi pomogą nam stworzyć dość precyzyjny opis w formie notatki dziennikarskiej.
Pamiętajmy, że niezależnie od wybranej metody bazujemy włącznie na faktach, nie domysłach. Dobrze jest również już na tym etapie wiedzieć jaka jest rzeczywista skala problemu. To, że odkryliśmy jedną niezgodną część, nie oznacza, że na magazynie są same zgodne. W końcu kontrola jakości też może popełniać błędy.
Skoro zatem mamy trzy dość podobne narzędzia to dobrze byłoby pokrótce poznać występujące między nimi różnice.
5W2H a 5W+H
Są to właściwie dwie odmiany tego samego narzędzia. W przypadku 5W2H zadajemy siedem kolejnych pytań dotyczących tego co się wydarzyło. Natomiast stosując 5W+H mamy jedno pytanie mniej. Pomijamy to związane z liczebnością. Jeśli więc w przypadku naszego problemu nie interesuje nas przykładowo ile niezgodnych sztuk stwierdzono to 5W+H będzie bardziej właściwe.
Is / Is not
To nic innego jak rozszerzenie 5W2H. Jednak w przeciwieństwie do niego zadajemy pytania nie tylko dotyczące tego co się stało, ale także tego co nie miało miejsca. Zaletą tej metody jest możliwość wstępnej selekcji czynników, które mogą być potencjalną przyczyną źródłową analizowanego problemu.
Obserwuj Jakościowca na Facebooku!
Bądź na bieżąco z nowymi wpisami na blogu.
Krok 2. Zbierz informacje
Posiadamy już pierwsze niezbędne informacje, które zebrane zostały przed stworzeniem opisu problemu. Pytanie tylko czy to nam w zupełności wystarczy? Zdecydowanie nie. Tak po prawdzie to dopiero teraz zaczynamy „grzebać w papierach”.
Jeśli jest to problem związany z branżą produkcyjną to należy przeanalizować historyczne zapisy. Jeśli posiadamy wyniki z pomiarów możemy sprawdzić, czy już wcześniej nie występowały niepokojące trendy w procesie, które jakoś przeoczyliśmy.
Na tym etapie niezwykle przydatne będą poniższe narzędzia:
Arkusz kontrolny przyda się nam zwłaszcza jeśli nie dysponujemy odpowiednią ilością danych i dopiero chcielibyśmy rozpocząć ich zbieranie. Istnieje pięć bardzo popularnych odmian tego narzędzia, które pozwolą na zebranie wyników w różnej formie, w tym nawet graficznej.
Pewnych wskazówek udzielić nam może również Diagram procesu, który szczegółowo poprowadzi nas przez wszystkie wykonywane czynności.
Natomiast w przypadku pozostałych narzędzi możemy już przeprowadzić mniej lub bardziej dokładną analizę zebranych danych.
W niektórych przypadkach dobrą opcją będzie także odtworzenie sekwencji zdarzeń. W takim wypadku cofamy się od momentu stwierdzenia problemu i krok po kroku przechodzimy przez wszystkie poprzedzające go wydarzenia.
Nie unikajmy także rozmów z pracownikami, którzy wykonują podobne czynności. Może się bowiem okazać, że problem jest dużo szerszy niż nam się dotychczas wydawało.
Sprawdźmy także, czy analogiczny problem nie występował już w przeszłości. Być może podjęte wówczas działania naprawcze wcale nie rozwiązały danego problemu.
Co więcej, jeśli już na tym etapie coś wydaje nam się pasować do czegoś to koniecznie to notujmy. Może się bowiem okazać, że będzie to źródłem danej niezgodności.
Krok 3. Określ potencjalne przyczyny problemu
Prace przygotowawcze zakończone. Możemy więc pójść o krok dalej i rozpocząć bardziej szczegółową analizę pod kątem przyczyny zaistniałego problemu. Jak przed chwilą wspomnieliśmy pierwsze wskazówki możemy już mieć, ale na tym jak wiadomo nie poprzestaniemy.
Narzędzia wykorzystywane podczas analizy potencjalnych przyczyn:
Pamiętajmy, że na tym etapie definiujemy potencjalne przyczyny, czyli generalnie wszystko to co może mieć związek z danym problemem. Nie odrzucajmy żadnego pomysłu nawet jeśli czasem wydaje się on nam absurdalny. Często bowiem to właśnie on może nas finalnie doprowadzić do przyczyny źródłowej.
Na tym etapie nie wchodzimy jeszcze w szczegóły. Dlatego definiując potencjalne przyczyny świetnie sprawdzi się powszechnie stosowany Diagram Ishikawy. W efekcie jesteśmy w stanie zdefiniować od kilku do kilkunastu dalszych tropów. Zależność jaka występuje między nimi a danym problemem w łatwy sposób możemy ocenić stosując inną technikę – Diagram relacji.
Zwróćmy także uwagę na czynnik ludzki, bowiem nierzadko ma on istotny wpływ na występowanie różnych problemów. Zmęczenie pojawiające się na nocnej zmianie, zbyt duże tempo pracy z powodu braku zasobów, ułatwianie sobie niektórych czynności?
Krok 4. Zdefiniuj przyczynę źródłową
Działamy dalej. Mamy już dość szczegółową listę potencjalnych problemów. Na jej podstawie możemy wyłonić te najbardziej prawdopodobne i przejść do bardziej szczegółowej analizy. Często na tym etapie okazuje się, że analizowane przyczyny idą w kompletnie różnych kierunkach a w efekcie dowiadujemy się o całkiem nowych, jeszcze nie zidentyfikowanych problemach.
Stosując inne techniki rozwiązywania problemów jak chociażby Raport 8D, dość powszechne będzie zdefiniowanie trzech różnych przyczyn:
- źródłowej
- systemowej
- braku wykrycia
Jest to istotne, bowiem z jednej strony nasz System Jakości nie zabezpieczył nas przed wystąpieniem problemu a także nie byliśmy go w stanie nawet wykryć. Pytanie tylko, czy jeśli źródło problemu by nie istniało to dwie pozostałe przyczyny miałyby jakiekolwiek znaczenie? Oczywiście, że nie, chociaż mogłyby się uwidocznić przy okazji innej niezgodności.
Narzędzie stosowane do analizy przyczyny źródłowej:
- 5 Why
Istnieją różne techniki analizy źródła problemu. Jednak najlepszą i najprostszą opcją jest pospolite 5 Why. Polega ono na niczym innym jak na kilkukrotnych zadaniu pytania „Dlaczego?”, aby przejść do coraz większych szczegółów. Pamiętajmy tylko o tym, że tytułowa „piątka” to nie obowiązek a możliwość. Bowiem, czasem wystarczy zadać to pytanie raptem dwa razy a w niektórych przypadkach nawet i siedmiokrotnie.
Kolejne artykuły w każdy poniedziałek!
Obserwuj Jakościowca w mediach społecznościowych i bądź na bieżąco.
Krok 5. Zaplanuj i wdróż działania
Często zdarza się, że Analiza przyczyn źródłowych RCA jest elementem innej metodologii, jak chociażby Raportu 8D lub Raportu A3. Może jednak istnieć także i samodzielnie. Przy czym bez problemu znajdziemy pewne analogie pomiędzy każdym z tych podejść.
Skoro znamy przyczynę źródłową naszego problemu to już nic nie stoi na przeszkodzie, aby ją wyeliminować. W takim wypadku wdrażamy działania korygujące a nie korekcyjne. Chcemy bowiem rozwiązać przyczynę a nie naprawić zaistniały skutek.
Podstawą będzie stworzenie odpowiedniego planu działań. Powinien zawierać on nie tylko zadania jakie będą do wykonania, ale także datę ich realizacji. Ważne jednak, aby była ona realna. Zwróćmy na to uwagę zwłaszcza jeśli niezbędne będą działania z zewnątrz. Przykładem może być chociażby potrzeba zamówienia dodatkowego wyposażenia czy też wprowadzenie modyfikacji w maszynach przez zewnętrzny serwis.
Co więcej, każde z zadań powinno posiadać przypisanego właściciela. Jednak zanim to zrobimy, ustalmy z nim szczegóły a także wspomnianą datę zamknięcia zadania.
Krok 6. Potwierdź efektywność działań i je monitoruj
Jak już wspomnieliśmy, jest to krok opcjonalny, który dużo wspólnego ma z innymi metodami rozwiązywania problemów. Ma on jednak niebagatelne znaczenie, dlatego nie mogliśmy go w żaden sposób pominąć.
Aby potwierdzić efektywność podjętych działań konieczne będzie nie tylko sprawdzenie, czy zostały one wdrożone, ale też czy skutecznie eliminują nasz problem. Co z tego jeśli zrobiliśmy wszystko to co niezbędne a on nadal występuje.
Istnieje wiele różnych metod weryfikacji skuteczności działań korygujących. Może to być przykładowo:
- audyt produktu lub procesu
- szczegółowa kontrola, zwłaszcza jeśli stosujemy próbkowanie
- ocena wskaźników
Co jednak jeśli problem… ponownie wystąpi. No tak, nikt nie lubi takiej sytuacji, ale czasem tak się zdarza. Gorzej jeśli za danym działaniem poszły dość duże pieniądze a problem nie został rozwiązany.
W takim wypadku nie pozostaje nam nic innego jak zakasać rękawy i wrócić do kroku drugiego. Może się bowiem okazać, że już na tym etapie coś przeoczyliśmy. Jeśli jednak zebrane dane są prawidłowe to warto pochylić się na potencjalnymi przyczynami oraz źródłem problemu. W zasadzie nie ma innej opcji.
Podsumowanie
Analiza przyczyn źródłowych RCA to oparte o pięć kolejnych kroków podejście do rozwiązywania problemów. Duży nacisk kładzie na identyfikację różnych czynników powiązanych ze źródłem problemu. W niektórych wersjach metody może istnieć także krok szósty, którego celem jest potwierdzenie skuteczności wdrożonych działań.
Podstawą do przeprowadzenia analizy jest zawsze powołanie zespołu roboczego, który pozwoli szerzej spojrzeć na zaistniały problem. Metoda bazuje na różnych popularnych narzędziach, które wspomagają cały proces rozwiązywania niezgodności.
Mam nadzieję, że ten materiał przybliżył Wam koncepcję analizy przyczyn źródłowych. Podzielcie się swoimi opiniami w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!
