Arkusz Kontrolny – 5 typów, które pomogą lepiej zbierać dane

Arkusz Kontrolny – podstawa każdej analizy danych

Czy można patrzeć a nie widzieć? A może zastanawialiście się kiedyś ile razy zdarzyło Wam się dostrzec coś czego inna osoba nie była w stanie zobaczyć? Pomińmy tutaj oczywiście kwestie amerykańskich naukowców i różnego typu badań pokazujących, że niektóre osoby inaczej widzą kolory a nawet kształty. Jak zatem analizować dany proces lub zaistniały problem, aby uzyskać miarodajne rezultaty? Wszystko zależy od tego czego oczekujemy i co w efekcie zobaczymy. Podstawą każdej analizy, czy to związanej z jakością, czy też wynikającej z całkiem innej potrzeby są zawsze jakieś dane. Mogą mieć one różną formę. Przykładowo odwiedzając warsztat samochodowy mówimy, gdzie stuka lub jakie są inne objawy awarii. Bez tych informacji mechanik i owszem naprawi nasz samochód, ale zamiast zająć się zawieszeniem to prewencyjnie wymieni żarówki oświetlające tablicę rejestracyjną. O płynie do kierunkowskazów nie wspominając.

Od czasu, gdy komputery na dobre zagościły w naszych domach a postęp technologiczny „wepchnął” do naszych kieszeni również i smartfony rozpoczął się na dobre wyścig związany z analizą danych. Nie bez powodu administratorzy każdej strony internetowej działającej na terenie Unii Europejskiej informują nas o ciasteczkach, czyli właśnie o zbieranych danych. W końcu każdy kto posiada dane posiada również przewagę konkurencyjną nad rywalem. I nie tylko o analizę tu chodzi, ale także o to jak bardzo są one wiarygodne.

W tym materiale skupimy się na metodach zbierania danych, ale w kontekście sterowania procesem oraz skutecznego rozwiązywania problemów jakościowych. Omówimy szczegółowo arkusz kontrolny – jedno z siedmiu tradycyjnych narzędzi zarządzania jakością, które jest wykorzystywane właśnie do zbierania niezbędnych nam danych. Sprawdzimy jak go tworzyć, aby w pełni wykorzystać jego możliwości w praktyce. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co jest arkusz kontrolny oraz jakie ma zastosowanie.
• Jakie są typy arkuszy kontrolnych określonych przez Ishikawę.
• Czym różnią się poszczególne arkusze kontrolne oraz jakie mają zastosowanie.
• Jak stworzyć własny arkusz kontrolny.

Bądź na bieżąco i obserwuj Jakościowca na Instagramie!

Arkusz kontrolny – czym jest i jakie jest jego zastosowanie

Można śmiało stwierdzić, że arkusz kontrolny jest najpowszechniej stosowanym narzędziem jakościowym na świecie. Wykorzystywany jest właściwie w każdej branży i dziedzinie życia jaką możemy sobie tylko wyobrazić. Czym zatem jest? Arkusz kontrolny znany również jako arkusz analityczny to nic innego jak proste narzędzie służące do zbierania danych. Najczęściej spotykany jest w formie tabeli, listy zadań lub graficznej. Sam arkusz pozwala nam również na wykonanie prostej analizy lub określenie danego statusu. Może być również tylko bazą do dalszych działań, zwłaszcza w przypadku bardziej poważniejszych problemów. Aby lepiej wyobrazić sobie czym jest arkusz kontrolny posłużmy się kilkoma prostymi przykładami z życia codziennego:
– lista obecności w szkolnym dzienniku – zawiera imię i nazwisko ucznia oraz poszczególne dni każdego miesiąca – na jej podstawie możemy określić na przykład średnią frekwencję na zajęciach
– lista zadań do wykonania – nie zawiera nic innego niż spis wszystkich czynności jakie mamy zaplanowane – potwierdzenie wykonania danego zadania może polegać na zastosowaniu specjalnego znacznika, lub po prostu na usunięciu zadania z listy
 – karta reklamacyjna – każda z nich wymaga przedstawienia opisu wady jaka się pojawiła. W niektórych przypadkach możemy spotkać się także z dodatkową grafiką, gdzie mamy możliwość zaznaczenia dokładnego obszaru – przykładem może być rysunek buta.

Przestawione przykłady bazują na kilku rodzajach arkuszy kontrolnych. Jak widzimy każdy z nich jest całkowicie inny, ale przyświeca mu ten sam cel. Zebranie z góry określonych danych, które poddane zostaną dodatkowej analizie lub pomogą w rozwiązaniu problemu.

Kaoru Ishikawa, znany na całym świecie japoński profesor, zdefiniował pięć typów Arkuszy kontrolnych, które znajdą zastosowanie w zarządzaniu jakością. Są to:
– arkusz kontrolny do klasyfikacji przyczyn wad
– arkusz kontrolny klasyfikujący wady według ich typu
– arkusz kontrolny określający obszar występowania wad
– arkusz kontrolny prezentujący rozkład prawdopodobieństwa, oraz
– arkusz kontrolny w formie listy kontrolnej.

Przyjrzyjmy się zatem szczegółowo każdemu z nich.

Arkusz kontrolny – klasyfikacja przyczyn występowania wad

Dla lepszego zobrazowania możemy go w pewien sposób porównać do wspomnianej przed chwilą listy uczniów z dziennika szkolnego. Oczywiście z tą różnicą, że zamiast imion i nazwisk będziemy musieli określić potencjalne przyczyny występowania różnych wad. Lista przyczyn zależeć będzie od posiadanej wiedzy na temat istniejącego problemu. Jeśli jest ona dość ogólna to z pomocą może nam przyjść Diagram Ishikawy. W takim wypadku możemy skorzystać z kategorii przypisanych do różnych jego typów. Przykładowo jeśli zmagamy się z problemem produkcyjnych to możemy wykorzystać w tym celu Diagram Ishikawy 5M+E lub 5M+3M.

Więcej na temat Diagramu Ishikawy oraz różnych jego typów dowiecie się z osobnego wpisu na blogu: Diagram Ishikawy – czyli co łączy przyczynę ze skutkiem.

Natomiast jeśli mamy już jakąś wiedzę na temat możliwych przyczyn źródłowych problemu to możemy określić bardziej sprecyzowane kategorie. Pamiętajmy jednak, że w takim wypadku niektóre rzeczywiste przyczyny mogą nie do końca pasować do przygotowanego schematu. Dlatego najlepszym wyjściem będzie zostawienie miejsca na dopisanie całkiem nowych kategorii, które zostaną określone podczas zbierania danych. Nie twórzmy natomiast jednej dodatkowej, ale ogólnej przyczyny. Może się okazać, że najwięcej wpisów będziemy mieli właśnie przy tej kategorii. Ostatecznie niezbędne będzie ponowne zebranie danych, ale już bardziej szczegółowych. W efekcie czego dany problem pozostanie nie rozwiązany przed kolejny okres czasu.

Jeśli jesteśmy już przy temacie czasu to warto również określić zarówno przez jaki okres dane będą zbierane oraz z jaką częstotliwością. Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa. Zależy bowiem od tego co jest naszym problemem, jak często on się pojawia oraz jak często dana operacja lub produkt są wykonywane. Dane możemy zbierać przykładowo co godzinę, co zmianę lub raz na dzień.

Posłużmy się ponownie problemem występujących w procesie produkcyjnym. Jeśli proces produkcyjny trwa przez całą zmianę, zaś pracownicy pracują w trybie trzyzmianowym to dane można zbierać raz na dzień lub raz na zmianę. Wszystko zależy od stabilności procesu oraz ryzyka wpływu czynnika ludzkiego (np. zmęczenia) podczas zmiany nocnej. Jeśli jest to produkcja jednostkowa to czasookres zbierania danych będzie musiał być odpowiednio dłuższy tak, aby zebrana próbka danych była reprezentatywna. W przypadku produkcji seryjnej ten czasookres będzie mógł ulec skróceniu.

Pamiętajmy, że jako wadę w przypadku tego arkusza możemy traktować zarówno niezgodny wyrób jak i problem związany z daną usługą.

Na poniższej grafice znajdziecie przykładowy arkusz kontrolny prezentujący analizę pod kątem różnych przyczyn występowania wad.

Arkusz kontrolny – klasyfikacja rodzajów wad

Kolejnym typem jest arkusz kontrolny, który kładzie nacisk na rodzaj występujących wad. Z tą różnicą, że zbierane dane mówią nam o częstotliwości z jaką dany defekt się pojawia. Najczęściej składa się on z dwóch, trzech lub więcej kolumn. W pierwszej podane są wszystkie możliwe do wystąpienia defekty. Natomiast druga i kolejne służy do podawania ilość stwierdzonych niezgodności. Przykładowo jeśli zbieramy dane dla trzech różnych produktów to najlepiej będzie to robić w trzech osobnych kolumnach. Zapewni to nam większą przejrzystość. Jak ważna jest to analiza dowiemy się z poniższego przykładu, gdzie przyjrzymy się bliżej problemom z produkcją telefonów:

Stosując Diagram Pareto widzimy, że priorytetem dla nas powinien być Produkt „B”. Co się jednak stanie jeśli dla każdego z nich zbierzemy dane pod kątem występujących defektów? Spójrzmy poniżej:

Produkt A:

Produkt B:

Produkt C:

Po zebraniu bardziej szczegółowych danych Diagram Pareto wskaże nam, że najbardziej krytyczną wadą są uszkodzone gniazda ładowania. W wyniku rozwiązania tego problemu poprawimy jednocześnie jakość każdego z trzech produktów.
 
W zależności od krytyczności i stopnia skomplikowania danego problemu możemy go poddać dalszej analizie stosując Diagram Ishikawy oraz 5 Why. Zakładając oczywiście, ze przyczyna występowania wady nie jest dla nas znana. Możemy również posłużyć się Raportem 8D, który pozwoli nam rozwiązać problem bardziej kompleksowo.

Arkusz kontrolny – klasyfikacja miejsc występowania wad

Wspomnieliśmy już o tym rodzaju arkusza kontrolnego w kontekście reklamacji butów. Znany jest również jako Diagram koncentracji defektów. Jego główną rolą jest ułatwienie sposobu raportowania różnych wad bez konieczności podawania konkretnej strefy rysunkowej. W końcu bardzo często mówi się, że jeden rysunek znaczy tyle co tysiąc słów. Arkusz kontrolny, który klasyfikuje wady pod kątem miejsc ich występowania przede wszystkim informuje nas, gdzie najczęściej pojawiają się różne defekty. Może być używany w przypadku potrzeby rozwiązania danego problemu, lub też jako standardowe narzędzie stosowane podczas kontroli jakości. Ważną kwestią zwłaszcza w przypadku bardziej skomplikowanych przedmiotów jest umieszczenie widoków z każdej strony a nawet dodanie dodatkowych rysunków pokazujących szczegóły geometryczne.

Arkusz kontrolny – rozkład prawdopodobieństwa

Ten arkusz kontrolny jest bliźniaczo podobny do histogramu. Służy do monitorowania wybranej charakterystyki wyrobu lub parametru procesu. Tworząc go musimy określić górną i dolną granicę tolerancji lub znane z histogramu limity kontrolne: górny – UCL (ang. Upper Control Limit) oraz dolny LCL (Lower Control Limit). Następnym krokiem jest określenie przedziałów, czyli poszczególnych wartości wynikowych. Zanim przejdziemy dalej spójrzmy na prosty przykład. Naszym zadaniem będzie pocięcie pręta:

– wymiar nominalny: 40 mm
– tolerancja ± 0,2 mm
– UCL = 40,2 mm
– LCL = 39,8 mm
– pomiar wykonywany będzie suwmiarką z dokładności do 0,01 mm.

Przykładowe przedziały mogą się zatem prezentować jak na grafice poniżej:

Przygotowany arkusz kontrolny jest następnie uzupełniany na bieżąco przez operatora lub kontrolera jakości. Po wykonaniu przyjętej ilości pomiarów możemy zaobserwować jak wygląda rozkład danej charakterystyki. Pierwszą podstawową kwestią jaką należy zweryfikować jest potwierdzenie, czy wszystkie pomiary znalazły się wewnątrz wymaganej tolerancji. Kolejną kwestią jest sprawdzenie, czy nie występuje kumulacja wyników bliżej jednej z granic. Im bowiem jest ona większa tym mamy również większe ryzyko wystąpienia niezgodności w przyszłości. Jest posiadamy historyczne zapisy dotyczące pomiarów tej charakterystyki to warto je przeanalizować pod kątem występowania trendów.

Arkusz kontrolny – lista kontrolna

Jest to piąty i zarazem ostatni rodzaj arkusza kontrolnego określonego przez Ishikawę. Co ciekawe lista kontrolna jest również prawdopodobnie najpowszechniej stosowanym typem arkusza, bowiem może mieć dużo szersze zastosowanie niż pozostałe cztery rodzaje. Składa się z zazwyczaj z dwóch lub trzech kolumn. Pierwsza z nich to konkretne wymaganie, krok do realizacji lub pytanie. Druga stosowana jest do potwierdzenia wykonania danego kroku, lub określenia zgodności. Natomiast trzecia jest pozostawiona na komentarze, lub ewentualne dowody zgodności. Przykładami zastosowania listy kontrolnej może być audit jakości, zlecenie produkcyjne czy przegląd prewencyjny maszyny. Tak po prawdzie jeśli rozejrzymy się dookoła to zauważymy, że ten arkusz kontrolny stosowany jest w wielu aspektach naszej codzienności i to nie tylko tej zawodowej.

Jak stworzyć arkusz kontrolny krok po kroku?

Wymienione arkusze mogą być stosowane wedle potrzeb, albo stanowić tylko podstawę do stworzenia własnego rodzaju. Analogicznie jak to jest w przypadku innych narzędzi jakościowych powinniśmy się kierować zasadą, że są one dla nas a nie my dla nich. Dlatego każde z nich powinno zostać w taki sposób zmodyfikowane, aby jak najlepiej odpowiadało naszym potrzebom i było dostosowane do produktów i usług oferowanych przez daną organizację. Ważne, aby nie zamykać się w pewnych schematach.

Arkusz kontrolny powinien być prostym w użyciu i łatwym do zrozumienia narzędziem. I taką zasadą powinniśmy się kierować podczas jego projektowania. Nie wykonujmy go jednak samodzielnie, chyba, że będzie on służył tylko i wyłącznie nam. W przeciwnym razie zaprośmy do współpracy przede wszystkim osoby, które na co dzień będą z danym arkuszem pracować.

Podstawą jest określenie celu jaki zamierzamy osiągnąć. Może to być przykładowo zmniejszenie poziomu reklamacji, ustabilizowanie procesu lub też jego prewencyjna kontrola. Będzie to jednoznaczne z określeniem charakterystyki, procesu lub produktu, które będziemy chcieli monitorować. Kolejną istotną kwestią będzie zdefiniowanie odpowiedniego czasookresu badania. Weźmy pod uwagę między innymi czynniki, o których wspominaliśmy podczas opisu arkusza kontrolnego służącego do klasyfikacji przyczyn występowania wad. Następnie powinniśmy przejść do zdefiniowania ogólnej metodologii zbierania danych. W tym wypadku pomocne będą rodzaje arkuszy, które zdefiniował Ishikawa. Możemy wybrać jeden z nich a następnie go dostosować do naszej sytuacji, lub połączyć kilka z nich w jeden arkusz kontrolny.

Zanim rozpoczniemy badanie przeprowadźmy jeszcze testy i sprawdźmy, czy zbierane dane są tym czego właściwie potrzebujemy. Jeśli wypadły one pomyślnie to przejdźmy do działania. Zebrane dane poddajmy analizie i na jej podstawie określmy działania jaką będą niezbędne, aby osiągnąć zamierzony cel. Podczas całości prac pomocny może być Raport A3, który krok po kroku przeprowadzi nas przez dany problem. Szczegółowo przeczytacie o nim w innym artykule na blogu:
Raport A3 – praktyczne rozwiązywanie problemów jakościowych.

Jednak nie zawsze będziemy potrzebować tak kompleksowych działań. Wszystko zależy od problemu z jakim zamierzamy się zmierzyć. Niektóre z nich będziemy w stanie rozwiązać już po zebraniu i weryfikacji otrzymanych danych. I to jest jedna z największych zalet jakie posiada arkusz kontrolny.

Podsumujmy materiał…

Arkusz kontrolny to jedno z siedmiu tradycyjnych narzędzi zarządzania jakością, które zdefiniował Kaoru Ishikawa. Owocem jego pracy było również opracowanie pięciu różnych typów arkusza, które z powodzeniem wykorzystywane są w różnych gałęziach przemysłu na całym świecie. Arkusz kontrolny pozwala nam na zbieranie oraz prostą analizę danych, ale tylko takich jakie potrzebujemy do rozwiązania danego problemu czy też potwierdzenia zgodności. Co ciekawe wiele osób stosujących go nawet nie ma świadomości co do jego nazwy. Jednak niewątpliwie jest jednym z najważniejszych narzędzi jakie miały wpływ w kształtowanie dzisiejszego podejścia do zarządzania jakością. A jakie są Wasze doświadczenia jeśli chodzi o arkusze kontrolne? Czy znaliście wcześniej wszystkie pięć rodzajów, czy może jednak któryś z nich jest dla Was całkowicie nowy? Pozostawcie poniższej swoją opinię na ten temat i napiszcie, który z nich ma najbardziej praktyczne zastosowanie. Do zobaczenia w następnym materiale!