Audit Nadcap – jak uzyskać akredytację
Zaczynamy piątą a zarazem ostatnią części serii artykułów mających na celu omówienie procesu akredytacyjnego w programie Nadcap. Za nami zarówno etap przygotowań jak i pierwszy audit Nadcap. Aby dojść do tego moment potrzebne było w sumie od kilku do nawet kilkunastu miesięcy wytężonej pracy całego zespołu. Nasza organizacja poniosła również niemałe koszty związane zarówno z samym auditem, dostosowaniem posiadanego wyposażenia do wymagań, czy chociażby szkoleniem personelu. Od uzyskania akredytacji dzieli nas jeszcze raptem kilka kroków. Jak jednak wspomnieliśmy w poprzedniej części są one nie mniej ważne, bowiem nawet na tym etapie cały proces może zostać jeszcze przerwany. Jest kilka przyczyn, które mogą to spowodować. Dla nas najistotniejsze jest jednak, aby do tego nie doszło. Zaczniemy od oceny procesu auditu. Następnie przejdziemy przez szereg działań zmierzających do zamknięcia ewentualnych niezgodności. Zaś na koniec omówimy sobie szczegóły Merit Program. Jeśli macie zaległości w postaci nieprzeczytanego materiału z poprzednich części to gorąco zachęcam do ich nadrobienia. Wiele bowiem kwestii, które są przywołane w tym artykule zostały już wcześniej szczegółowo omówione. Miłej lektury!
W skrócie
Czytając ten artykuł dowiesz się:
- Jaki jest tok postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności a jaki jeśli nasz proces był zgodny z wymaganiami.
- Co to są cykle odpowiedzi w programie Nadcap, oraz ile dni mamy na każdy z nich.
- Jakie mogą być powody odrzucenia przedłożonych działań.
- Co zrobić jeśli termin odpowiedzi mija w okresie świątecznym.
- Jak krok po kroku przygotować odpowiedzi na niezgodności po audicie Nadcap.
- Co zrobić jeśli nie zgadzamy się z wystawioną niezgodnością
- Jak długo ważny jest certyfikat Nadcap i czy zawsze tyle samo.
Ten materiał stanowi piątą i ostatnią część cyklu poświęconego akredytacji Nadcap. Pozostałe cztery części dostępne są poniżej:
- Akredytacja Nadcap (1/5) – wprowadzenie do programu
- Planowanie auditu Nadcap (2/5) – jak to zrobić krok po kroku
- Przygotowania do auditu Nadcap (3/5) – audit wstępny
- Audit Nadcap (4/5) – jak wygląda i co jest weryfikowane

Spotkanie zamykające audit Nadcap i co dalej?
Nasz audit Nadcap zakończył się spotkaniem zamykającym podczas, którego auditor omówił swoje spostrzeżenia co do wykonywanego procesu, jak również przedstawił niezgodności do wymagań specyfikacji lub list kontrolnych. Oczywiście zakładając, że takie niezgodności wystąpiły. Jednakże bazując na danych dotyczących przeprowadzonych auditów, odsetek tych bez stwierdzonych niezgodności nie jest duży. Dla organizacji, która dopiero przystępuje do programu ryzyko jest tym bardziej duże, chociażby z powodu błędnej interpretacji wymagań. Dlatego w części 2 kładliśmy dość duży nacisk na zrozumienie wymagań list kontrolnych, posługiwanie się dostępnymi Handbook’ami a nawet skorzystanie z usług zewnętrznego konsultanta. Z drugiej strony nie bez powodu maksymalne limity niezgodności dla auditów inicjujących są większe.
Przejdźmy jednak do meritum. Pierwszym krokiem koniecznym do wykonania będzie informacja zwrotna do Performance Review Institute dotycząca zarówno procesu auditu jak i samego auditora. Dostępna w systemie eAuditNet ankieta to kilkanaście zamkniętych pytań, do których w razie potrzeby dodać możemy dodatkowy komentarz. Ankieta musi zostać uzupełniona przed przesłaniem pierwszego cyklu odpowiedzi na niezgodności. Jeśli jednak nasz audit zakończył się bez niezgodności to mamy raptem trzy dni robocze na uzupełnienie i przedłożenie ankiety. Poinformowanie nas o tym wymogu jest między innymi jednym z obowiązków auditora podczas spotkania zamykającego. O tym, czy wyniki ankiety będą dostępne do wglądu auditora decyduje już dana organizacja.
Jeśli jednak podczas naszego auditu stwierdzone zostały niezgodności to powinniśmy przejść do następnego punktu artykułu. Natomiast jeśli nasz proces był zgodny z wszystkimi wymaganiami to następnym krokiem będzie przeglądu auditu przez Task Group, o czym powiemy sobie pod koniec artykułu.
Warto również przypomnieć, że w przypadku wystawienia Auditee Advisory typu P, które oznacza potencjalny wpływ na wyrób, lub C – potwierdzony wpływ na wyrób, mamy w sumie siedem dni kalendarzowych na przedłożenie stosownej odpowiedzi za pośrednictwem systemu eAuditNet. Szczegóły omówiliśmy w poprzedniej części tej serii.
Kolejne artykuły w każdy poniedziałek!
Obserwuj Jakościowca w mediach społecznościowych i bądź na bieżąco.
Odpowiedź na niezgodności w programie Nadcap
Również w poprzedniej części po raz pierwszy wspomnieliśmy o cyklach odpowiedzi na niezgodności. W sumie mamy cztery takie cykle, przy czym na każdy z nich składa się:
– nasza odpowiedź obejmująca wszystkie niezgodności
– przegląd dokonany przez Staff Enginner.
Cykle liczą się wspólnie dla wszystkich niezgodności. Dlatego też należy przedkładać gotowe odpowiedzi dopiero po skompletowaniu całości.
Są też wyjątkowe sytuacje, w których dopuszczalne jest wydłużenie procesu o kolejne dwa cykle. W takim wypadku wymagana jest jednak zgoda Staff Engineer. Takim przypadkiem może być brak załączenia, któregokolwiek z dowodów mimo, że w treści odpowiedzi się do niego odnosimy.
Rezultatem przeglądu przez Staff Engineer będzie, albo pozostawienie niezgodności otwartej oraz postawienie dodatkowych pytań, albo akceptacja niezgodności i przedłożenie jest do zamknięcia.
Najczęściej w przypadku odrzucenia naszych odpowiedzi będziemy musieli:
– przeprowadzić głębszą analizę przyczyny źródłowej
– zweryfikować dlaczego ta konkretna niezgodność nie została wykryta podczas auditu wstępnego (Pre-Nadcap Audit)
– zaplanować dodatkowe kroki mające na celu weryfikację efektywności wdrożonych działań
– przedłożyć dodatkowe dowody obiektywne
– podjąć dodatkowe działania, bowiem te przedstawione nie eliminują przyczyny powstawania niezgodności.
Musimy również pamiętać, że na każdy cykl odpowiedzi mamy ograniczony czas, który wynosi 21 dni kalendarzowych w przypadku pierwszej odpowiedzi, oraz 7 dni na każdy inny cykl. Nie ma znaczenia, czy jest sobota, czy też dzień świąteczny – czas leci. Pamiętajmy o tym zwłaszcza pod koniec roku, gdy spora część pracowników rozpoczyna dłuższy urlop. Dlatego tak istotne jest, aby w organizacji była dedykowana osoba koordynująca cały proces, o czym mówiliśmy już w części 3: Przygotowania do auditu Nadcap. Oczywiście pewne opóźnienia w odpowiedziach są dozwolone, jednak sumarycznie nie mogą one przekroczyć trzydziestu dni. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji to audit zostaje zakwalifikowany do rozpatrzenia przez Task Group pod kątem Mode E, czyli braku odpowiedzi ze strony auditowanej organizacji.
Kolejną kluczową kwestią jest struktura odpowiedzi, która zawiera się w sześciu punktach:
1. Podjęte działania natychmiastowe – Immediate Corrective Action Taken (Containment Actions)
2. Przyczyna źródłowa niezgodności – Root Cause of Nonconformance
3. Wpływ wszystkich zidentyfikowanych przyczyn oraz przyczyny źródłowej (na wyrób) – Impact of all Identified Causes and the Root Cause
4. Działania podjęte, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu niezgodności – Action Taken to Prevent Recurrence
5. Załączone dowody obiektywne – Objective Evidence Attached
6. Efektywna data – Effectivity Date
Działania natychmiastowe
Pamiętajmy o tym, aby na etapie podejmowania działań natychmiastowych ocenić potencjalny wpływ danej niezgodności na inne produkty oraz podobne procesy. Przykładowo jeśli operator zaakceptuje części pomimo braku ciągłości filmu wodnego przez określony czas to koniecznie będziemy musieli podjąć działania w odniesieniu do wszystkich procesów, gdzie części wymagają odpowiedniego odtłuszczenia powierzchni oraz występuje analogiczny test. Innym przykładem może być błędny czasookres wykonywania badania jednorodności temperaturowej TUS (Temperature Uniformity Survey). W takim wypadku należy zweryfikować wszystkie urządzenia wykonujące proces obróbki cieplnej lub na przykład odwodorowanie. O ile takie badanie jest oczywiście wymagane. A jest dla każdego procesu, gdzie nastawa regulatora prowadzącego jest powyżej 121ºC.
Przyczyna źródłowa niezgodności
Należy przeprowadzić odpowiednią analizę, która pozwoli nam odpowiedzieć na pytanie co było rzeczywistą przyczyną źródłową powstania danej niezgodności. Dodatkowo jeśli wdrożymy odpowiednie działania celem wyeliminowania tej przyczyny niezgodność nie powinna już wystąpić. Jeśli zaś wystąpi to mamy dwa rozwiązania, albo analiza przyczyny źródłowej nie była odpowiednio dogłębna, lub też wdrożone działania nie były efektywne. Dlatego też bardzo często w przypadku przedkładania odpowiedzi na niezgodności po audicie Nadcap spotkamy się koniecznością jeszcze głębszej analizy. Warto również zastanowić się dlaczego owa niezgodność nie została wychwycona podczas auditu wstępnego (Pre-Nadcap Audit). Jeśli zatem podczas auditu Nadcap stwierdzone zostanie, że przyrządy piecowe w przypadku kilku kolejnych urządzeń zawierają oznaczenie statusu kalibracji, które nie zawiera wszystkich wymaganych informacji to powinniśmy przeanalizować problem pod kątem występowania problemu systemowego. Nie możemy po prostu napisać, że zastosowane zostały złe naklejki, bowiem taka odpowiedź z automatu zostanie odrzucona.
Istnieje kilka różnych ciekawych narzędzi, które możemy zastosować do analizy przyczyny zaistniałej niezgodności. Więcej na ich temat przeczytacie we wpisach:
- Metoda 5W2H oraz 5 Why – jak zdefiniować problem i jego przyczynę źródłową – darmowy Excel
- Diagram Ishikawy – czyli co łączy przyczynę ze skutkiem – darmowy Excel
- Diagram relacji – szczegółowa analiza problemu w praktyce
Wpływ niezgodności na produkt
Ocena wpływu stwierdzonej niezgodności na wyrób powinna być rzetelna i mieć na celu określenie, czy produkty, które były poddane danej obróbce są zgodne lub nie. Czy badanie wykonywane na przykład w celu potwierdzenia zgodności wyrobu było prawidłowe, czy jednak mogły pojawić się wady, których nie byliśmy w stanie wykryć. Pamiętajmy o tym. Analiza ta nie powinna być prowadzona w taki sposób, aby za wszelką cenę potwierdzić zgodność.
Zatem załóżmy przykładowo, że operator podczas wykonywania dziennej kalibracji grubościomierza użył folii, która była zniszczona w obszarze pomiaru. W takim wypadku możemy spróbować dokonać analizy bazując na metodzie porównawczej, w której dokonamy pomiarów danej powłoki urządzeniem kalibrowanym przy użyciu zniszczonej folii oraz całkowicie nowej. Warto w takich wypadkach przeanalizować również wszelkie zmienne jak chociażby błąd samego urządzenia.
Inną kwestią jest powiadomienie samego klienta o zaistniałej niezgodności oraz potencjalnym lub potwierdzonym jej wpływie na wyrób, który mógł przykładowo zostać do niego już wysłany. W takim przypadku musimy posłużyć się również konkretnymi danymi dotyczącymi ilości niezgodnych lub potencjalnie niezgodnych części, które zostały wysłane, a także jeśli ma to zastosowanie numerami seryjnymi, lub innymi metodami wykorzystywanymi do zapewnienia śledzenia. Dodatkowo dla naszej niezgodności może lub nie musi zostać wystawiony Auditee Advisory typu P lub C. Sposób postępowania w takim przypadku został już wcześniej omówiony w części 4: Audit Nadcap.
Działania korygujące
Jest to szereg działań mających na celu wyeliminowanie przyczyny źródłowej oraz pozostałych przyczyn związanych z zaistniałą niezgodnością. Pod uwagę musimy wziąć zarówno działania systemowe jak również wpływ czynnika ludzkiego. Unikajmy odpowiedzi mówiącej, że operator się po prostu pomylił, zaś my w ramach wyeliminowania problemu zapewnimy mu szkolenie odświerzające. Możemy być pewni, że zostanie ona odrzucona a my zmarnujemy jeden cykl. Przedłożenie takich działań świadczyć może tylko i wyłącznie o braku analizy przyczyny źródłowej oraz ewentualnych dodatkowych przyczyn, zaś wdrożone działania nie będą miały prawa być efektywne. W takim wypadku pojawia się szereg pytań. Skoro błąd pojawił się on u jednego operatora to dlaczego nie może się pojawić u innego? W jaki sposób oceniana jest efektywność szkolenia wstępnego i okresowego operatora? Czy można zastosować działania prewencyjne tak, aby uniknąć tej pomyłki w przyszłości? Pytania tego typu można mnożyć praktycznie w nieskończoność. Podjęte działania muszą być kompleksowe począwszy od chociażby zmian proceduralnych, wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń, na szkoleniach zaś kończąc. Jednakże to nie wszystko. Musimy pamiętać o jednej ważnej rzeczy. Mianowicie w jaki sposób zweryfikujemy efektywność wdrożonych działań. Przy czym wybrana metoda musi dać nam gwarancję skuteczności.
Dowody obiektywne i efektywna data
Jakiekolwiek podjęte działania, czy to natychmiastowe zaraz po stwierdzeniu niezgodności, czy też mające na celu wyeliminowanie przyczyny źródłowej oraz dodatkową prewencję muszą posiadać dowód obiektywny. Jeśli zaktualizowaliśmy daną procedurę to będziemy musieli ją załączyć wraz z dowodem jej przejścia przez wewnętrzny system zatwierdzenia. W przypadku szkolenia należy załączyć listę szkoleniową. Analogicznie sytuacja będzie się miała z oceną wpływu na wyrób. W takim wypadku również konieczne będzie pokazanie na przykład wyników analizy, lub zobrazowanie metodologii użytej do jej przeprowadzenia. Na koniec musimy jeszcze pamiętać, że dla każdego takiego działania konieczne będzie określenie daty od kiedy będzie ono efektywne. Warto wiedzieć, że akredytacja z zasady nie zostanie wystawiona do czasu wdrożenia wszelkich działań. Dlatego też dołóżmy wszelkich starań, aby uczyć to jak najszybciej.

Unieważnienie niezgodności
Czasami może dojść do sytuacji, gdzie nie nie zgadzamy się z interpretacją auditora co do wystawionej niezgodności. Jeśli zatem w naszym mniemaniu nie było do tego podstaw to właśnie pierwszy cykl odpowiedzi jest dobrym momentem na podjęcie odpowiednich działań. W takim wypadku powinniśmy przedstawić nasz punkt widzenia mający na celu udowodnienie zgodności z danym wymaganiem a także załączyć stosowne dowody potwierdzające przyjętą tezę. W celu lepszego zrozumienia mogą pojawić się jeszcze dodatkowe pytania ze strony Staff Engineer jednakże ostatecznie uzyskamy jedną z dwóch decyzji: albo niezgodność zostanie unieważniona albo w przypadku potwierdzenia niezgodności będziemy musieli wdrożyć kompleksowe działania korekcyjne i korygujące. Pamiętajmy zwłaszcza o tym drugim przypadku, bowiem nasze odpowiedzi liczą się do wspomnianych wcześniej cykli, które jak wiemy mają górny limit.
Zamknięcie niezgodności po audicie Nadcap
Jeśli przedłożyliśmy kompleksowe działania, które eliminują przyczynę powstawania niezgodności, oraz Staff Engineer nie ma dodatkowych pytań to kolejnym oczekiwanym krokiem będzie ich akceptacja a następnie zamknięcie. W przypadku wystawienia kilku niezgodności bardzo często spotkamy się z sytuacją, że część z nich zostanie zaakceptowana przykładowo po pierwszym cyklu. Wówczas dalsze działania wymagane będą tylko i wyłącznie w stosunku do jakichkolwiek otwartych niezgodności. Najczęściej w pierwszym cyklu akceptowane są niezgodności typu Minor, jednak nie zawsze jest to regułą. Poza tym, w wyjątkowych sytuacjach może również pojawić konieczność przeprowadzenia dodatkowego auditu w celu weryfikacji akcji korygującej (VCA – Verification of Corrective Action). Jednak należy to do rzadkości.
Następnym krokiem po akceptacji niezgodności jest przegląd auditu przez Task Group. Na tym etapie również mogą pojawić się dodatkowe pytania, chociaż to również należy do rzadkości. Wówczas mamy dwa analogiczne jak wcześniej cykle na zapewnienie wymaganej odpowiedzi. Wspominaliśmy już o tym w części 4: Audit Nadcap. Finalnym etapem przeglądu jest wystawienie akredytacji.

Merit Program
Akredytacja Nadcap po audicie inicjującym jest zawsze ważna 12 miesięcy. Analogicznie jest z pierwszym auditem reakredytującym. Jej ważność może jednak zostać wydłużona do 18 miesięcy jeśli spełnione zostaną następujące warunki:
– organizacja przeszła pozytywnie dwa audity reakredytujące – czyli trzy kolejne audity
– weryfikacja niezgodności z poprzednich auditów potwierdziła efektywność działań korygujących
– od rozpoczęcia poprzedniego auditu reakredytującego Task Group nie wystawiła Advisory typu C
– odpowiedzi na niezgodności nie miały sumarycznie więcej niż 14 dni opóźnienia
– nie przeprowadzono dodatkowego auditu weryfikującego akcje korygujące (VCA) dotyczącego niezgodności zarówno z obecnego jak i wcześniejszego auditu reakredytującego.
– organizacja nie uzyskała więcej niż 50% niezgodności typu Major i 60% sumarycznie wszystkich niezgodności w stosunku do maksymalnego limitu określonego dla danego procesu (wartości ułamkowe zaokrągla się w górę).
Maksymalnym dopuszczalnym czasookresem ważności akredytacji są 24 miesiące. Aby ją uzyskać należy spełnić wszystkie poniższe warunki:
– długość akredytacji w przypadku dwóch ostatnich auditów wynosiła 18 miesięcy
– podczas ostatniego auditu nie stwierdzono niezgodności typu Major
– odpowiedzi na niezgodności nie miały sumarycznie więcej niż 7 dni opóźnienia.
Pamiętajmy również, że ta zasada działa w dwie strony, czyli czas ważności akredytacji może ulec zarówno wydłużeniu jak i skróceniu. Jeśli przykładowo nasz proces posiada akredytację na 24 miesiące zaś podczas jego trwania stwierdzona zostanie niezgodność typu Major to wiązać się to będzie ze skróceniem akredytacji do 18 miesięcy. Co ważne w przypadku gorszego wyniku ten okres może zostać skrócony od razu do 12 miesięcy. A powrót do 24 jak wiemy będzie dużo bardziej czasochłonny i zarazem kosztowny.
Nieco inne zasady mają zastosowanie dla:
– Laboratoriów materiałowych (MTL), gdzie pierwsza akredytacja jest wystawiana na 12 miesięcy, następnie stosuje się zasadę 3 auditów w okresie pięciu lat. Zatem dwie następne akredytację wystawione zostaną na 18 miesięcy, zaś kolejna na 24 miesiące. Następnie pięcioletni cykl jest powtarzany.
– Systemu Jakości w przemyśle lotniczym (AQS) – akredytacja wystawiana jest na 36 miesięcy
– Badań nieniszczących (NDT) – jeśli zakres auditu obejmuje wyłącznie check-listę główną AC7114 oraz Kryteria auditowe dla Krajowych Komisji ds. Badań Nieniszczących w Lotnictwie – AC7114/11, wówczas długość akredytacji wynosi 36 miesięcy. W przypadku pozostałych badań stosuje się standardowe zasady.

Podsumowanie cyklu o akredytacji Nadcap
Za nami pięć dość obszernych artykułów szczegółowo omawiających proces akredytacyjny w programie Nadcap. Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie naszej organizacji udało się uzyskać pierwszą akredytację, która będzie ważna 12 miesięcy. Certyfikat z pewnością pomoże nam szerzej zaistnieć w lotniczym świecie i otworzy nas na współpracę z największymi firmami z branży. Jednak to nie koniec naszej przygody z programem. Czekać nas będą kolejne audity – najpierw co 12 miesięcy a wraz z rozwojem naszej firmy i zdobywanym doświadczeniem również co 18 i 24 miesiące. Cieszę się, że razem przeszliśmy przez tą długą drogę, która zakończyła się sukcesem. A może Wy również macie osobiste doświadczenia związane z wdrażaniem akredytacji Nadcap w firmie, dla której pracujecie. Jeśli tak to podzielcie się swoją opinią w sekcji komentarzy poniżej. Do zobaczenia w następnym materiale, który dostępny będzie w kolejny poniedziałek!
Przerobiłam wszystkie pięć części. Chwilę zeszło, ale było warto. W końcu jakaś strona w polskim internecie, w której można poczytać o Nadcapie.