Audit Nadcap (4/5) – jak wygląda i co jest weryfikowane

Co ma wpływ na wynik auditu Nadcap?

Dotarliśmy do czwartej i zarazem przedostatniej już części cyklu artykułów opisujących proces związany z uzyskaniem akredytacji Nadcap. W dotychczasowych trzech artykułach omówiliśmy sobie założenia programu wraz z jego dokumentacją w postaci procedur, formularzy oraz list auditowych, zaplanowaliśmy nasz audit oraz przebrnęliśmy przez czasochłonny i zarazem bardzo pracochłonny etap związany z przygotowaniami do samego auditu. W ich trakcie sprawdziliśmy naszą dokumentację oraz zapisy w odniesieniu do wymagań programu oraz AS9100. Spędziliśmy godziny szkoląc naszych laborantów, inspektorów oraz operatorów. Zweryfikowaliśmy nasze wyposażenie oraz wykonaliśmy niezbędną kalibrację. Tam, gdzie to wymagane pojawiło się dodatkowe oznakowanie. Wykonaliśmy również serię auditów praktycznych – Job Audits. Na koniec skompletowaliśmy wymaganą do przedłożenia dokumentację wraz z dowodami zgodności oraz śledzeniem do zamkniętych niezgodności wewnętrznych, które zostały zidentyfikowane podczas przygotowań. Na tym etapie nasze procesy lub też badania powinny być dopięte na przysłowiowy guzik. Jak będzie przekonamy się w ciągu kilku następnych dni, gdy w naszej organizacji zakończy się audit Nadcap, od jego wyniku zależeć będą szanse na uzyskanie akredytacji w tym prestiżowym programie. Tymczasem zaczniemy od spotkania otwierającego i zapoznania się z agendą auditu przygotowaną przez auditora. Zapraszam do lektury zarówno tej części, oraz jeśli nie mieliście jeszcze okazji, do zapoznania się z wcześniejszymi materiałami.

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Z jakich etapów składa się Audit Nadcap.
• Czym różnią się niezgodności typu Major i Minor.
• Jakie mogą być powody niezaliczenia auditu i na jakich etapach może do tego dojsć.
• Co to jest Auditee Advisory i kiedy jest wystawiane.
• Jak liczone są dni w procesie akredytacyjnym.

Ten materiał stanowi czwartą część cyklu poświęconego akredytacji Nadcap. W jego ramach ukazały się także cztery pozostały części:

• Akredytacja Nadcap (1/5) – wprowadzenie do programu
• Planowanie auditu Nadcap (2/5) – jak to zrobić krok po kroku
• Przygotowania do auditu Nadcap (3/5) – audit wstępny
• Działania po audicie Nadcap (5/5) – jak zamknąć niezgodności – już w następny poniedziałek!

Spotkanie otwierające audit Nadcap

Audit Nadcap rozpoczyna się od spotkania otwierającego, którego celem jest omówienie szczegółowej agendy na najbliższe dni, tak aby zapewnić, że odbędzie się on zgodnie z kryteriami auditu. Podczas spotkania potwierdzana jest dostępność części na podstawie, których przeprowadzone zostaną Job Audits. Priorytetem w tym wypadku są części Subscriberów programu. Poza tym ponownie weryfikowany jest zakres auditu i zastosowanie poszczególnych list kontrolnych. Warto pamiętać, że jeśli posiadamy zdolność do wykonania danego procesu lub też badania to na tym etapie nie można już usuwać poszczególnych list kontrolnych bez uzyskania dodatkowej zgody od Staff Enginner. Więcej o osobach biorących udział w procesie auditu mogliście przeczytać w części 1.

Jeśli jednak okaże się, że kryteria auditu zostały błędnie wybrane i w rzeczywistości organizacja nie posiada danego procesu lub badania to taka modyfikacja będzie jak najbardziej możliwa. Pamiętajcie, że audit Nadcap klasyfikowany jest jako audit trzeciej strony. Czym jest taki audit dowiecie się z osobnego artykułu: Audit produktu, procesu, systemu – czym jest i jak go ugryźć?

Przebieg auditu Nadcap

Podczas kilku najbliższych dni auditor Nadcap dokona weryfikacji procesów i/lub badań będących przedmiotem auditu pod kątem spełnienia wymagań określonych w poszczególnych listach kontrolnych programu. Podstawowe informacje proceduralne są dostępnego dla auditora na podstawie danych z auditu wstępnego (Pre-Nadcap Audit), który wykonaliśmy na etapie przygotowań. Jak wspomnieliśmy w części 3. Przygotowania do auditu Nadcap, jakiekolwiek niedopatrzenia związane z tą dokumentacją, czyli na przykład załadowanie jej do systemu później niż 30 dni przed planowanym auditem skutkować będzie niezgodnością typu Minor. Co ważne również tego typu niezgodność będzie wymagała określenia przyczyny źródłowej oraz podjęcia stosownych działań, ale o tym powiemy sobie w następnej części.

Zapewnienie wymaganego śledzenia pomiędzy danym wymaganiem a konkretnym punktem w procedurze lub też instrukcji ma na celu między innymi przyspieszenie całego procesu auditu. Pozwala to auditorowi Nadcap na sprawną weryfikację spływu poszczególnych wymagań do dokumentacji wewnętrznej. Jakiekolwiek rozbieżności w tym temacie również skutkować będą niezgodnościami.

Niektóre kryteria auditu wymagają, aby podczas auditu przedłożyć auditorowi dokumentację zawierającą dodatkowe informacje. Przykładem są badania nieniszczące w przypadku, których konieczne będzie przekazanie dokumentacji, na którą składają się:
– lista zatwierdzonego personelu NDT, wliczając w to każdą osobę z uprawnieniami Poziomu 3 bazując na załączniku AC7114-A
– listę materiałów oraz wyposażenie stosowanego podczas badań nieniszczących – załączniki AC7114/1A, AC7114/2A, AC7114/3A, AC7114/4A, AC7114/5A, AC7114/9A, AC7114/10A – zależnie od stosowanej metody.
– matrycę zatwierdzeń Subscriberów dla badań nieniszczących – załącznik ten jest o tym istotny, że bazuje na nim zakres auditu, dlatego też określone w nim informacje muszą być prawidłowe i aktualne.

Procesy chemiczne wymagają dodatkowo przedłożenia:
– listy zatwierdzonych dostawców
– harmonogramu kalibracji, TUS i SAT
– harmonogramu badań kąpieli
– listy operatorów oraz inspektorów z podziałem na poszczególne procesy.

Podczas trwania auditu przeprowadzona zostanie również określona liczba Job Audits – analogicznie jak to miało miejsce podczas auditu wstępnego. Zwróćmy jednak uwagę, że w przypadku niektórych procesów liczba Job Audits określona jest jako minimalna zaś ostateczna ich liczba będzie zależała zarówno od auditora jak i dostępności części. Zdarza się, że w przypadku niedostatecznej liczby części zweryfikowane zostaną zapisy historyczne. Przykładowo dla procesu obróbki cieplnej konieczne będzie przeprowadzenie dwóch pełnych cykli obróbczych wraz z testami oraz osiem skróconych, obejmujących tylko jeden proces. W przypadku tych drugich możliwe będzie przeprowadzenie czterech Job Audits bazując na zakończonych już zleceniach. Więcej szczegółów na ten temat znaleźć można w części 3.

Jednym z istotnych elementów auditu Nadcap jest weryfikacja efektywności akcji korygujących dla niezgodności stwierdzonych podczas auditu wstępnego. Dodatkowo w przypadku auditów reakredytujących każdorazowo weryfikowane będą działania związane z niezgodnościami z poprzedniego auditu Nadcap. Oczywiście o ile takowe zostały stwierdzone. Wówczas auditor sprawdzi czy akcja została w pełni wdrożona oraz czy w dalszym ciągu jest efektywna. W innym przypadku wystawi niezgodność typu Major o czym przeczytacie w dalszej części.

Na zakończenie każdego dnia auditor powinien przedstawić dotychczasowe niezgodności, omówić postępy w realizacji agendy auditu a także potwierdzić plan na następny dzień, tak aby zapewnić pełną dostępność potrzebnego personelu.

Niezgodność typu Major

Program Nadcap dzieli niezgodności na dwa typy: Major i Minor. Dana niezgodność może zostać sklasyfikowana jako Major jeśli spełniony zostanie jeden z poniższych warunków:
– występuje potencjalny lub potwierdzony wpływ niezgodności na wyrób
– działania korygujące nie zostały wdrożone albo nie są stosowane
– jest to niezgodność systematyczna (np. związana z brakiem spływu danego wymagania ze specyfikacji).

Dodatkowo w przypadku stwierdzenia braku wdrożenia lub trwałości działań korygujących auditor wystawi dwie niezgodności typu Major: pierwsza będzie związana z wymaganiem, dla którego niniejsze działania miały zastosowanie, zaś druga z nieefektywnym Systemem Zarządzania Jakością.

Niezgodność typu Minor

Niezgodności typu Minor są znacznie mniej poważne. Nie znaczy to jednak, że mogą być one bagatelizowane, o czym przeczytacie w następnym punkcie. Zasadniczą różnicą dla tego typu niezgodności jest możliwość akceptacji działań korekcyjnych jeszcze w trakcie trwania auditu. Zaprezentowany dowód obiektywny powoduje, że auditor zamyka daną niezgodność i żadne dodatkowe działania nie będą konieczne. Jednakże taka możliwość akceptacji zależy zarówno od auditora oraz od konkretnej niezgodności.

Failure Mode – audit zakończony niepowodzeniem

Program Nadcap określa pieć ścieżek związanych z niepowodzeniem w procesie akredytacji. Określane są one jako „Mode”. Definiują przyczyny przerwania całego procesu oraz mogą występować na różnych jego etapach.

Mode A: Auditowany przerwał audit lub nie spełnia wymagań programu:
– audit w trakcie jego trwania lub przeglądu został anulowany przez organizację starającą się o akredytację
– brak dowodu potwierdzającego certyfikację Systemu Zarządzania Jakością
– auditowany nie spełnia wymagań określonych w warunkach programu, które wcześniej podpisał
– powiązany audit zakończył się niepowodzeniem (dotyczy jednostek satelickich, które nie były omawiane w materiale)

Mode B: Nadmierna liczba niezgodności:
– całkowita liczba niezgodności lub niezgodności typu Major przekracza dopuszczalny limit

Mode C: Krytyczność niezgodności – na tyle poważne, że gwarantują niepowodzenie auditu:
– fałszowane zapisy i dokumenty
– brak nadzoru ze strony kierownictwa
– system kompletnie nie działa co prowadzi do potencjalnego lub stwierdzonego wpływu niezgodności na wyrób

Mode D: Przekroczona ilość cykli odpowiedzi podczas procesu zamykania niezgodności (więcej o tym w części 5: Działania po audicie Nadcap):
– nie wszystkie niezgodności są zamknięte lub też anulowane po czterech cyklach przeglądu odpowiedzi przedłożonych przez organizację. W wyjątkowych sytuacjach dopuszczalne jest wydłużenie procesu o kolejne dwa cykle za zgodą Staff Engineer. Zaliczyć możemy do nich przykładowo przesłanie odpowiedzi bez wymaganych załączników lub też problemy z komunikacją.
– w przypadku, gdy audit został przedłożony celem przeglądu przez Task Group, zaś ewentualne komentarze pozostają bez akceptacji lub też wymaganej odpowiedzi po dwóch cyklach przeglądu.

Mode E: Brak odpowiedzi ze strony auditowanej organizacji
– całkowita liczba dni poza wyznaczonym limitem przekroczyła 30 dni.

Dodatkowo warto wiedzieć, że wszystkie Mode za wyjątkiem „A” wymagają głosowania przez Task Group. Głosowanie takie odbywa się w przeciągu 7 dni i każdorazowo wymaga uzyskania przynajmniej 2/3 głosów popierających zastosowanie danego Mode, aby audit został uznany za niezaliczony. W przypadku, gdy jest to audit reakredytujący będzie się to również wiązało z utratą obecnego certyfikatu. Nawet jeśli powinien on być ważny jeszcze przez jakiś okres.

Wróćmy jeszcze do Mode B i mającej zastosowanie maksymalnej liczby niezgodności. Zależy ona od rodzaju procesu, liczby dni auditowych oraz typu auditu: inicjujący lub reakredytujący. Im dłuższy audit tym oczywiście liczba dopuszczalnych niezgodności jest większa. Również łagodniejsze są kryteria w przypadku auditu inicjującego. Sprawdźmy zatem na przykładzie czterech grup procesów, na bazie których pracowaliśmy w poprzednich częściach, jakie są maksymalne liczby niezgodności.

W przypadku badań nieniszczących na każdy dzień auditu inicjującego przypada maksymalnie dwie niezgodności typu Major, zaś w sumie może tych niezgodności być cztery. Mogą to zatem być 2 Major i 2 Minor, ale również przykładowo 0 Major i 4 Minor. Maksymalna przewidziana długość auditu to 10 dni oraz 10 niezgodności typu Major i w sumie 40 niezgodności. Jeśli chodzi, zaś o audit reakredytujący to na każdy dzień auditu może przypadać nie więcej niż jeden Major oraz sumarycznie trzy niezgodności.

Kryteria dla procesu obróbki cieplnej dopuszczają w przypadku auditu inicjującego dwie niezgodności typu Major i w sumie trzy niezgodności na każdy dzień. Jednak występuje tutaj wyjątek i maksymalna liczba niezgodności jest określana już po czterech dniach. Zatem dla auditów trwających cztery lub pięć dni może zostać stwierdzonych nie więcej niż osiem niezgodności typu Major oraz sumarycznie dwanaście. Podobna zasada ma zastosowanie dla auditu reakredytującego: 1 Major i w sumie 2 niezgodności przypada na każdy dzień auditu, ale za wyjątkiem dnia drugiego. W przypadku auditu trwającego dwa dni mamy o jedną dopuszczalną niezgodność więcej, czyli 2 Major i 5 wszystkich. Jeśli chodzi o audity trwające cztery lub pięć dni to dopuszczalne są 4 Major i ogólnie 9 niezgodności.

Procesy chemiczne są trudniejsze do zobrazowania, bo mamy różne ilości niezgodności w zależności od długości trwania auditu. Liczba niezgodności typu Major dla jednodniowego auditu inicjującego wynosi dwa, zaś wszystkich niezgodności może być nie więcej niż pięć. Audit dwudniowy to odpowiednio 3 i 9. Trzydniowy 5 i 13, zaś czterodniowy lub dłuższy to 6 i 18. Natomiast dla auditu reakredytującego wartości będą następujące: 1 dzień – 1 Major i w sumie 3 niezgodności, 2 dni – odpowiednio 3 i 5, 3 dni – 4 i 8, zaś trwające cztery lub więcej dni to 5 i 11.

Ostatnim z procesów, z którym dotychczas pracowaliśmy jest umacnianie powierzchniowe. W tym wypadku dla auditu inicjującego dopuszczalne jest nie więcej niż: 1 Major i w sumie 3 niezgodności jeśli chodzi o audit jednodniowy, 2 i 6 dla dwóch dni oraz 4 i 12 dla auditów trwających od 3 do 5 dni. W przypadku auditu reakredytującego mamy następujące maksymalne liczby niezgodności: 1 dzień – 1 major i w sumie 2 niezgodności, 2 dni – 2 i 4, 3 do 5 dni – 4 i 8.

Auditee Advisory

We wstępie pierwszej części wspomnieliśmy, że w niektórych przypadkach będziemy unikać tłumaczenia na język polski. Bowiem czasem takie tłumaczenie nie dość, że nic nie wniesie to wręcz wprowadzi jeszcze większe zamieszanie. Bywa tak, że bardzo ciężko przetłumaczyć jest dane określenie w taki sposób, aby nie brzmiało ono dziwnie a przekazywało sens i miało takie samo znaczenie. Wróćmy jednak do tematu. Advisory jest niczym innym jak formą komunikacji dotyczącej krytycznych kwestii związanych albo z auditowanym procesem lub też samą akredytacją. Ma na celu przede wszystkim przekazanie informacji do Subscriber’a programu o zaistniałym problemie. Może zostać wystawione w następujących przypadkach:
– problem ze zgodnością wyrobu lub oferowanej usługi
– niezaliczenie auditu
– zawieszenie lub cofnięcie akredytacji
– wygaśnięcie akredytacji zanim proces reakredytujący zostanie zakończony.

Bazując na powyższych przykładach Advisory zostało podzielone na kilka typów:
– Typ C – Confirmed Product Impact – potwierdzony wpływ niezgodności na produkt
– Typ E – Expired – dotyczy wygaśnięcia akredytacji
– Typ F – Failed Audit – niezaliczony audit
– Typ P – Potential Product Impact – potencjalny wpływ niezgodności na produkt
– Typ S – Suspended – dotyczy zawieszonej akredytacji
– Typ W – Withdrawn – akredytacja została cofnięta

W przypadku wystawienia Advisory Typu P lub C, czyli potencjalnego lub potwierdzonego wpływu danej niezgodności na wyrób naszym obowiązkiem będzie przedłożenie w ciągu siedmiu dni odpowiedzi w systemie eAuditNet. Co ważne, w programie Nadcap bardzo często mówimy od dniach kalendarzowych, nie roboczych. Należy o tym pamiętać zwłaszcza w kontekście auditów, które odbywają się w niedalekiej odległości od przerw świątecznych. Odpowiedź ta koniecznie musi zawierać między innymi wyniki dochodzenia dotyczącego wpływu niezgodności na produkt a także potwierdzenie, że wszyscy klienci zostali poinformowani o zaistniałej niezgodności. Zwróćmy również uwagę na wymagania naszych klientów, bowiem normą w przemyśle lotniczym jest wymóg poinformowania o zaistniałej niezgodności wpływającej na produkt w ciągu 24 lub też 48 godzin od momentu jej stwierdzenia.

Spotkanie zamykajace audit Nadcap

Ostatnim etapem auditu Nadcap jest spotkanie zamykające, które ma miejsce w ostatni dzień auditu. Nie jest ono oczywiście równoznaczne z zakończeniem całego procesu akredytacyjnego. Możemy mieć bowiem jeszcze niezgodności, które podlegać będą szczegółowej analizie. Sam proces auditu musi zostać również oceniony przez Task Group, zaś my sami będziemy zobligowani do dokonania oceny między innymi kompetencji auditora.

Wracając do spotkania zamykającego to jego głównym celem jest podsumowanie zakończonego auditu oraz omówienie niezgodności, o ile zostały stwierdzone. Rolą auditora jest również zapoznanie nas z dalszymi krokami procesu oraz wymaganiami dotyczącymi następnych etapów. Warto wykorzystać to spotkanie, aby omówić wszelkie wątpliwości oraz poprosić o dodatkowe informacje zwłaszcza jeśli według naszej interpretacji wystawiona niezgodność nie do końca jest zasadna. Jeśli mimo przedstawionej przez auditora interpretacji nadal się z nim nie zgadzamy to możemy ten fakt przedstawić podczas pierwszego cyklu odpowiedzi w procesie zamykania niezgodności. Jednak więcej o tym powiemy sobie w następnej części tego cyklu.

Kończąc część czwartą…

Przebrnęliśmy przez audit Nadcap podczas którego niezależny auditor zweryfikował zgodność przedstawionych mu dowodów obiektywnych z wymaganiami list kontrolnych oraz specyfikacji. Podczas Job Audits oceniono nasze procesy oraz wykonywane badania. Jeśli pojawiły się niezgodności to będziemy musieli nad nimi solidnie popracować, aby udowodnić, że jesteśmy w stanie rozwiązać przyczynę problemu oraz nie dopuścić do ponownego wystąpienia niezgodności. Przed nami szereg działań, w który ponownie musi zostać zaangażowany cały zespół złożony z Inżynierów Jakości, Inżynierów Procesów Specjalnych, Technologów a także Inspektorów czy też Operatorów. Oczywiście nie obejdzie się bez zaangażowania kierownictwa. Zatem już teraz zapraszam do kolejnej i zarazem ostatniej już części z całej serii artykułów poświęconych procesowi uzyskiwania akredytacji Nadcap. Omówimy sobie szczegółowo między innymi wymagania związane z procesem zamykania niezgodności a także Merit Program, który określa czas ważności każdej akredytacji. Powiemy sobie także co zrobić, aby wydłużyć ważność certyfikatu a co za tym idzie zminimalizować koszty związane z uczestnictwem w programie Nadcap. A jakie są Wasze doświadczenie z auditem Nadcap. Czy są one pozytywne, czy może jednak bardziej negatywne? Wśród pracowników branży lotniczej usłyszeć można wiele ciekawych historii na temat samych auditów, jak również i auditorów. Każdy audit Nadcap jest dla każdego dużym doświadczeniem, które z czasem będzie procentować. Zachęcam do pozostawienia swojej opinii w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!