Diagram Ishikawy a inne metody rozwiązywania problemów

Diagram Ishikawy, czyli jak jeszcze skuteczniej rozwiązywać problemy jakościowe

Diagram Ishikawy dla wielu nie jest tajemnicą a przynajmniej jego podstawy. Przeważnie jednak znamy wyłącznie jedną z jego wersji. Wynikać to może z faktu, że po prostu dotychczas tylko z taką odmianą się spotkaliśmy. Mimo to różnice występujące pomiędzy każdą z nich nie wpływają na samą metodykę pracy z tym narzędziem. Jednak Diagram Ishikawy to nie jedyna metodologia rozwiązywania problemów jaka dotychczas została opracowana. Zatem skąd mamy wiedzieć, czy nasze podejście związane z analizą przyczyny źródłowej danej niezgodności rzeczywiście będzie skuteczne?

Przede wszystkim należy zdawać sobie sprawę z tego, że nawet najlepsze narzędzia same z siebie nie znajdą za nas odpowiedzi na pytanie dotyczące źródła problemu. Ich rolą najczęściej jest zapewnienie odpowiedniej standaryzacji tak, abyśmy niczego nie pominęli. Jednak cały proces odbywa się po prostu w naszej głowie. Bazujemy na zebranych informacjach, staramy się jak najdokładniej poznać dany proces a na końcu dochodzimy do odpowiedzi na uprzednio postawione pytanie. Tyle teorii.

Warto jednak wiedzieć, że stosując różne metodologie często możemy także dojść do różnych wniosków. A to ze względu na zasady działania danego narzędzia. W wielu przypadkach zatem najlepszą opcją wydaje się być połączenie kilku różnych technik zamiast cały czas opierać się na tym samym.

Dlatego w tym materiale sprawdzimy jakie możliwości daje nam Diagram Ishikawy, ale także przyjrzymy się bliżej innym narzędziom, które mogą zapewnić nam dużo większą efektywność. Na tapet weźmiemy chociażby 5W2H, Is / Is not, Diagram relacji, Diagram pokrewieństwa czy też 5 Why. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten materiał dowiesz się:

• Co to jest Diagram Ishikawy.
• Od czego zacząć analizę problemu.
• Czy Diagram Pokrewieństwa i Diagram Ishikawy mogą stanowić alternatywę
• Jakie metody wspomagają Diagram Ishikawy w skutecznym rozwiązywaniu problemów.

Co to jest Diagram Ishikawy?

Diagram Ishikawy to ustandaryzowana metoda analizy potencjalnych przyczyn źródłowych zaistniałego problemu. Definiuje ona różne kategorie, które należy przeanalizować w celu określenia, ale i wykluczenia różnych źródeł danej niezgodności. Całość przedstawiona jest w formie szkieletu ryby dlatego narzędzie to często spotykane jest pod nazwą Diagram rybiej ości.

Narzędzie to dość szczegółowo omówiliśmy w jednym z pierwszych wpisów na blogu, dlatego aby nie powtarzać niektóre kwestie nieco uprościmy.  Dużo więcej szczegółów na jego temat oraz przykłady praktyczne znajdziecie we wpisie:

• Diagram Ishikawy – czyli co łączy przyczynę ze skutkiem

Diagram Ishikawy często stanowi jeden z elementów bardziej kompleksowych rozwiązań takich jak Raport 8D, Raport A3, QRQC czy też znanego z Lean Management DMAIC.

W zależności od zastosowania Diagram Ishikawy może występować w kilku odmianach. Każda z nich różni się ilością oraz rodzajem kategorii przyczyn. Nazwa każdego typu definiuje ilość kategorii oraz pierwsze litery anglojęzycznych nazw dla każdej z nich. Przyjrzyjmy się zatem bardziej szczegółowo każdej z nich oraz sprawdźmy jakie mają zastosowanie.

Diagram Ishikawy 3M

Diagram Ishikawy 3M stosowany w przypadku procesów produkcyjnych, gdzie pomiary a także wpływ czynników środowiskowych nie jest związany z danym problemem. Bierze pod uwagę wyłącznie trzy kategorie dlatego jest najprostszą odmianą tego narzędzia.

Diagram Ishikawy 6M lub 5M+E

Diagram Ishikawy 6M / 5M+E jest najpowszechniej stosowaną odmianą narzędzia jeśli chodzi o rozwiązywania problemów z procesami produkcyjnymi. Jest to rozszerzeniem poprzedniej wersji, które obejmuje trzy dodatkowe kategorie. W sumie jest ich sześć. Przy czym ostatnia spotykana jest pod dwoma różnymi nazwami.

Diagram Ishikawy 5M+3M

Diagram Ishikawy 5M+3M jest najbardziej rozbudową wersją narzędzia i obejmuje, aż osiem różnych kategorii. Jest to nic innego jak odmiana 6M rozszerzona o dwie dodatkowe kategorie. Biorą one pod uwagę m.in. problemy z zarządzaniem, różne formy zaniedbać wynikających z podjętych oszczędności a także awarie, wycieki, stan techniczny maszyn, urządzeń i całego obiektu.

Diagram Ishikawy 8P

Diagram Ishikawy 8P najczęściej spotykany jest w branży usługowej, ale może mieć zastosowanie właściwie do każdego rodzaju biznesu. Obejmuje osiem różnych kategorii, które całkowicie różnią się od tych stosowanych w branży produkcyjnej.

Diagram Ishikawy 4S

Diagram Ishikawy 4S powszechnie stosowany jest w branży usługowej związanej chociażby z dystrybucją materiałów, czy też jakąkolwiek forma pośrednictwa. Nie jest on jednak uproszczoną wersja 8P, bowiem bierze pod uwagę całkowicie odmienne kategorie.

Warto jednak pamiętać, że metoda ta ma być przede wszystkim skuteczna. Dlatego nie zawsze musimy zamykać się w powyższych odmianach. Jeśli zajdzie taka potrzeba to możemy swobodnie dodawać lub usuwać różne kategorie a nawet stworzyć swój własny indywidualny Diagram Ishikawy.

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

Zespół roboczy – na co zwrócić uwagę?

Każda z omawianych tutaj metod wymaga pracy zespołowej. Jeśli uważacie inaczej to przed wykonaniem jakiejkolwiek analizy spróbujcie najpierw samodzielnie dojść do przyczyny zaistniałego problemu, a później po prostu skonfrontujcie otrzymany wyniki z tym co wypracował zespół. W wielu przypadkach mocno się zdziwicie.

Wynikać to będzie z prostego faktu. Każdy z nas może mieć całkowicie odmienne spojrzenie na dany problem, ale to jeszcze nie wszystko. Osoby przypisane do różnych stanowisk będą posiadać inny poziom wiedzy zarówno o zaistniałej sytuacji, podobnych zdarzeniach z przeszłości, czy też o działaniu samego procesu. Sami w końcu nie jesteśmy alfą i omegą. A nawet jeśli wydaje nam się, że wiemy dostatecznie dużo na dany temat to i tak po chwili przekonamy się, że coś nam umknęło.

Zespół roboczy powinien składać się z z kilku osób. Nie mniej i nie więcej. Ale skoro powiedzieliśmy, że każdy może mieć inne spojrzenie na dany temat to dlaczego nie zaprosić do pracy kilkunastu osób? Odpowiedź jest prosta. Tutaj po prostu zadziała psychologia. Dalej raptem kilka osób będzie zaangażowanych w dany problem a reszta przyjmie rolę statystów. W końcu chyba każdy z nas nie raz uczestniczył w spotkaniu, gdzie połowa uczestników zajęta była po prostu odpisywaniem na maile.

W skład zespołu powinni wchodzić:
– lider, czyli osoba, która nadzorować będzie prowadzoną analizę i posiada wystarczającą wiedzę na temat każdej ze stosowanych technik – w przypadku firm produkcyjnych najczęściej będzie to inżynier produkcji
– osoba, która była świadkiem zdarzenia lub popełniła dany błąd – może to być chociażby operator
– osoba, która wykryła daną niezgodność – przykładowo inspektor jakości
– inne osoby z działów powiązanych z danym problemem – technolog, mechanik, logistyk czy też mistrz zmianowy, jeśli mamy do czynienia z niezgodnością w obszarze produkcji.

5W2H oraz Is / Is not jako wstęp do analizy problemu

Zanim przejdziemy do jakichkolwiek działań niezbędne będzie zdefiniowanie tego co rzeczywiście jest problemem. Nie raz bowiem zdarzało się, że rozwiązanie było praktycznie gotowe a na końcu okazywało się, że nie wzięliśmy pod uwagę wszystkich czynników. Aby więc nie pracować na marne niezbędne będą pewne przygotowania.

Pomocna będzie jedna z dwóch metod służących do tworzenia opisu problemu. Obie polegają na zadaniu kilku kolejnych pytań, które pozwolą na usystematyzowanie zebranych informacji. Są to 5W2H oraz Is / Is not. Przyjrzymy się zatem pokrótce każdej z nich.

5W2H

Nazwa metody pochodzi od siedmiu anglojęzycznych pytań, gdzie pięć z nich zaczyna się na literę W zaś pozostałe dwa na literę H. Są to odpowiednio: what? (co?), where? (gdzie?), when? (kiedy?), who? (kto?), why? (dlaczego?) oraz how? (jak?), how many? (ile?).

Na ich bazie musimy zdefiniować właściwe pytania, które zadamy. Mogą to być przykładowo:
– Co się stało lub co jest problemem?
– Gdzie problem został zidentyfikowany?
– Kiedy problem został zauważony?
– Kto zgłosił problem?
– Dlaczego jest to niezgodne?
– Jak stwierdzono niezgodność?
– Ile jest niezgodnych części?

Co ważne, szóste pytanie nie powinno mieć formy typu „Jak do tego doszło?”, bowiem tym zajmiemy się na dalszym etapie. Teraz skupmy się na innych informacjach, które mogą być kluczowe do rozwiązania problemu.

Jak widać, aby odpowiedzieć na każde z pytań musimy posiadać pełen komplet informacji o danym zdarzeniu lub powstałej niezgodności. Na podstawie udzielonych odpowiedzi tworzymy krótką notatkę prasową, która tworzy precyzyjny opis zaistniałej sytuacji.

Znana jest również pewna odmiana tego narzędzia występujaca pod nazwą 5W1H. Ma ona zastosowanie do sytuacji, problemów lub projektów, gdzie wartości liczbowe nie mają znaczenia.

Więcej na temat tej metody przeczytacie we wpisie:

• Metoda 5W2H oraz 5 Why – jak zdefiniować problem i jego przyczynę źródłową

Is / Is not

Is / Is not jest metodą bardzo zbliżoną do 5W2H bowiem bazuje na zadaniu analogicznych pytań.
Jednak w przypadku tego narzędzia weryfikujemy nie tylko to co się stało, ale również analizujemy to co nie miało miejsca. Pozwala nam to w pewien sposób dokonać już wstępnej selekcji różnych czynników, które mogły mieć wpływ na powstanie niezgodności.

Zatem w przypadku tej metody możemy zadań przykładowo następujące pytania:
– Co jest problemem a co nim nie jest?
– Gdzie problem został zidentyfikowany a gdzie go nie stwierdzono?
– Kiedy problem wystąpił a kiedy go nie było?
– Kto zgłosił problem a kto go nie zgłosił?
– Dlaczego jest to problemem a może też nie jest?
– Jak stwierdzono niezgodność a jak jej nie stwierdzono?
– Ile jest części niezgodnych a ile zgodnych?

Jak widać po prostu za każdym razem musimy przeanalizować dwa przeciwległe stany. Bardziej szczegółowo o tym jak w praktyce stosować to narzędzie przeczytacie w materiale:

• Metoda Is / Is not, czyli 5W2H na sterydach

Diagram Ishikawy a Diagram pokrewieństwa

Diagram pokrewieństwa jest dość ciekawą metodą chociaż nie aż tak popularna jak chociażby Diagram Ishikawy. Jego rolą jest uporządkowanie informacji zebranych podczas burzy mózgów. Z tą różnicą, że mamy do czynienia z nieco inną metodyką. Sprawdźmy zatem czy może stanowić on ciekawą alternatywę dla Diagramu rybiej ości.

Diagram Ishikawy już na wstępie ma z góry określone kategorie, które poddamy głębszej analizie. Nawet jeśli zamierzamy je w jakiś sposób modyfikować to wciąż jest to etap, który poprzedza dalsze czynności. Dopiero po ich określeniu możemy przyjrzeć się dokładnie różnym czynnikom, które bezpośrednio z nich wynikają.

Natomiast w przypadku Diagramu pokrewieństwa działamy wręcz odwrotnie. Najpierw zbieramy różne pomysły, które następnie grupujemy. Zaś końcowym etapem jest nadanie każdej z grup odpowiedniej nazwy.

Co prawda wydaje się, że niezależnie od wybranej metody ostatecznie i tak osiągniemy analogiczny efekt. Jednakże w większości przypadków akurat tak nie będzie. I to właśnie o tym wspominaliśmy we wstępie do tego artykułu. To z czego to wynika jest dość proste do wytłumaczenia.

Diagram Ishikawy poprzez początkowo zdefiniowane kategorie narzuca nam pewien schemat myślenia. W efekcie poruszamy się wyłącznie wokół określonych grup czynników, którym po kolei analizujemy. Natomiast w przypadku Diagramu pokrewieństwa nie mamy takich ograniczeń i możemy weryfikować dowolne przyczyny. Jednakże nie jest też tak różowo jak mogłoby się wydawać. Bo istnieje również pewne prawdopodobieństwo, że coś istotnego zostanie przez nas najzwyczajniej przeoczone. A wynika to prostego faktu. Kategorie jakie zawiera Diagram Ishikawy związane są najczęściej bezpośrednio z danym procesem. Weryfikujemy więc najbardziej prawdopodobne czynniki jakie mogły mieć związek z zaistniałą niezgodnością. Natomiast Diagram pokrewieństwa powoduje, że możemy działać nieco po omacku. Zwłaszcza jeśli mamy mniejsze doświadczenie w danym temacie.

Więcej na temat tej metody przeczytać możecie we wpisie:

• Diagram pokrewieństwa – 5 kroków by uporządkować informacje

Diagram relacji, czyli co łączy poszczególne przyczyny

Dla niektórych osób Diagram relacji może stanowić pewną formę alternatywy jeśli chodzi o poszukiwanie przyczyn zaistniałego problemu. Warto jednak spojrzeć na to zagadnienie nieco inaczej. Na początek jednak sprawdźmy pokrótce czym właściwie jest ta metoda.

Diagram relacji jest to narzędzie, którego celem jest graficzne przedstawienie zależności występujących pomiędzy poszczególnymi czynnikami mogącymi powodować dany problem.

Metoda ta dość szczegółowo omówiona została w materiale:

• Diagram relacji – szczegółowa analiza problemu w praktyce

Analogicznie jak w przypadku Diagramu pokrewieństwa narzędzie to również nie zawiera żadnych kategorii, które mogłyby nas chociaż w jakimś stopniu nakierować na źródło danego problemu. Pomysły zatem zbierane są na bazie posiadanych informacji oraz doświadczenia zespołu roboczego. Po ich skompletowaniu przechodzimy do kolejnego etapu, którego celem jest określenie zależności jakie występują pomiędzy poszczególnymi przyczynami.

Przykładowo jeśli naszym problemem jest wzrost poziomu kosztów złej jakości to potencjalnymi przyczynami mogą być:
– błędy podczas wykonywania procesu
– nieefektywny proces szkoleń

Łatwo zatem możemy zauważyć, że na błędy podczas wykonywania procesu wpływa właśnie nieefektywny proces szkoleń. W przypadku bardziej realnych analiz potencjalnych przyczyn będzie oczywiście dużo więcej a występujące między nimi związki dużo bardziej złożone.

Na ostatnim etapie przechodzimy do analizy siły relacji dla każdej z przyczyn, dzięki której będziemy w łatwy sposób mogli zdefiniować zadania priorytetowe do wykonania.

Ciekawym podejściem, które pozwoli wyeliminować problem z początkowym brakiem kategorii może być zastosowanie tej metodologii w połączeniu z diagramem rybiej ości. W pierwszej kolejności wykonujemy analizę problemu stosując Diagram Ishikawy, dzięki któremu uzyskamy od kilku do kilkunastu różnych przyczyn. Nie wybieramy jednak tych najbardziej prawdopodobnych tylko przystępujemy do dalszej pracy stosując właśnie diagram relacji. Te bowiem pozwoli nam określić wspomniana siła relacji.

Oczywiście nie zawsze zastosowanie takiej kombinacji będzie miało sens. Ale z pewnością przybliży nas to do rozwiązania tych bardziej złożonych czy też powtarzających się problemów.

5 Why w kombinacji z innymi metodami

Tego czym właściwie jest 5 Why nie trzeba wyjaśniać chyba nikomu kto miał do czynienia z pracą w jakości. Metoda ta polega po prostu na zadawaniu kolejnych pytań „Dlaczego?” i to tak długo, aż dojdziemy do rzeczywistej przyczyny danego problemu.

Na tym etapie warto również zdementować pewne podejście, z którym nie raz się spotkałem. Pytań bowiem zadajemy tyle ile potrzeba, może być ich równo pięć, ale też mniej lub więcej. Jest to o tyle istotne, że czasem już po trzech dojdziemy do interesujących nas wniosków. Mimo to niektórzy bazując na błędnym podejściu drążą dany temat tak długo, aż nie zadadzą pięciu pytań. W efekcie ustalona przyczyna jest taka sama tylko nieco zmienia się ścieżka dojścia do niej, lub też osiągamy wynik, który w żaden sposób nie przyczyni się do rozwiązania danego problemu.

5 Why może być stosowane samodzielnie, ale równie często spotkamy je w kombinacji z Diagramem Ishikawy. W tym wypadku na bazie różnych kategorii określamy także różne przyczyny niezgodności. Następnie wybieramy te najbardziej prawdopodobne, po czym przechodzimy już do głębszej analizy z wykorzystaniem 5 Why.

Inną opcją może być również zastosowanie poniższego schematu:
1. Diagram Ishikawy
2. Diagram relacji
3. 5 Why

I to dokładniej w takiej kolejności jak widzimy. W takim wypadku po prostu rozszerzamy metodykę z poprzedniego rozdziału. Przyczyny określone na bazie siły relacji poddamy ostatecznej analizie z zastosowaniem 5 Why. Co prawda czeka nas w takim wypadku nieco więcej pracy, ale takie podejście może okazać się niezwykle skuteczne zwłaszcza w przypadku tych złożonych czy też nawracających problemów. Schemat ten bardziej sprawdzi się jeśli mamy problem z procesem niż z prostą niezgodnością produkcyjną.

Podsumowując…

Diagram Ishikawy to powszechnie stosowana metodyka rozwiązywania problemów. I to nie tylko tych jakościowych związanych chociażby z procesem produkcyjnym, czy też audytami klienta. Wyróżnia się kilka mniej lub bardziej znanych odmian tego narzędzia, dzięki czemu z powodzeniem może być ono stosowane także w branży usługowej.

Diagram Ishikawy często występuje w połączeniu z metodą 5 Why, co pozwala na dużo dokładniejszą analizę zaistniałego problemu. Jednak dużo bardziej efektywnym podejściem może być połączenie tego duetu z diagramem relacji. Sprawdzi się to chociażby podczas rozwiązywania problemów związanych z nieefektywnym działaniem jakiegoś procesu, lub też takich, które oddziałują na bardzo dużą skalę.

Mam nadzieję, że przedstawione tutaj rozwiązanie zaciekawi Was do tego stopnia, że w niedługiej przyszłości postaracie się przetestować je w praktyce. Oby również w Waszym przypadku okazało się być skuteczne. Zostawcie swoją opinię w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!