Diagram SIPOC i COPIS krok po kroku – Przykład i Excel

Jak stosować diagram SIPOC? Wykorzystaj jego możliwości w projektach Six Sigma.

Praktycznie każde zadanie jakie realizujemy można nazwać procesem. Niezależnie, czy dotyczy ono naszych spraw zawodowych czy też życia prywatnego. Czasem jest to wyłącznie czynność jednorazowa, ale jednak częściej w jakimś sensie cykliczna. Każde z zadań może być wykonywane zarówno przez nas jak i przez inne osoby. Ważne jednak, aby efekt był ten sam. Pytanie tylko czy zawsze jest?

Jednak to, że zawsze osiągamy powtarzalny rezultat nie koniecznie musi oznaczać, że dany proces działa w pełni prawidłowo. A nawet jeśli, to może udało by się coś w nim uprościć albo udoskonalić? Miejsce na poprawę zawsze się znajdzie. Czasem niektóre aspekty mogą być dość oczywiste, ale dopóki nie przeanalizujemy tematu to ciężko je zauważyć.

Dlatego tak ważna jest świadomość tego jak funkcjonują różne procesy, zwłaszcza te które są istotne z punktu widzenia naszej organizacji. Rozwiązanie tego tematu jest tak proste jak jedna z popularniejszych metodologii wykorzystywanych w tym celu. Mowa o diagramie SIPOC.

W tym materiale przyjrzymy się bliżej roli tego narzędzia w doskonaleniu różnych procesów. Z racji jego prostoty stosować może je właściwie każdy. Na wytrwałych, pod koniec czeka mała nagroda – darmowy Excel do pobrania.

Zacznijmy jednak od pewnej dawki teorii, aby lepiej zrozumieć temat. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co to jest SIPOC i z jakich elementów się składa.
• Jak krok po kroku stworzyć charakterystykę procesu.
• Jaka jest kolejność wypełniania diagramu i czy zawsze musi być ta sama.
• Czym różnią się diagram SIPOC i COPIS.
• Jakie są zalety stosowania SIPOC.

Co to jest diagram SIPOC?

Diagram SIPOC to oparte o pięć elementów narzędzie służące do zdefiniowania opisu oraz analizy procesów biznesowych. Przedstawione w graficznej formie rezultaty ułatwiają komunikację oraz umożliwiają podejmowanie działań doskonalących. Metodologia świetnie sprawdzi się również do określenia ram całkowicie nowego procesu.

SIPOC jest jednym z narzędzi stosowanych podczas realizacji projektów Six Sigma. Ułatwia zrozumienie tego jak funkcjonuje dany procesu, co jest niezbędne na etapie pierwszej fazy metodologii DMAIC. O tym czym ona jest przeczytacie w osobnym artykule na blogu:

• DMAIC – poznaj 5 faz realizacji usprawnień

Diagram SIPOC bazuje dokładnie na tych samych elementach jakie znamy z podejścia procesowego promowanego przez normę ISO 9001. Występuje tam jedynie różnica w stosowanym nazewnictwie. Dostawcy bowiem określani są jako źródło wejść, zaś klienci jako odbiorcy wyjść. Natomiast znaczenie pozostaje bez zmian.

Więcej na temat podejścia procesowego według ISO 9001 przeczytacie we wpisie:

• Podejście procesowe w zarządzaniu jakością

SIPOC to akronim opisujący każdy z kluczowych elementów niezbędnych do oceny procesu:

• Suppliers – dostawcy
• Inputs – wejścia
• Process – proces
• Outputs – wyjścia
• Customers – klienci

Suppliers

Dostawcy najczęściej kojarzeni są z zewnętrznym źródłem spoza organizacji. Ich rolą jest zapewnienie wejść do procesu. Jednak równie dobrze może być to być inny dział lub też komórka organizacyjna.

Przykłady:

• dystrybutor surowego materiału do produkcji
• firma świadcząca usługi serwisowe
• dział sprzedaży przygotowujący wycenę

Inputs

Wejścia, czyli wszystkie niezbędne elementy, które są potrzebne do realizacji danego procesu. Pamiętajmy, że rolą procesu jest przekształcenie wejść w wyjścia. Ale nie zawsze dotyczy to tylko i wyłącznie produktu. Tych wejść do procesu może być zatem więcej niż jedno.

Przykłady:

• dokumentacja produkcyjna i puste formularze
• surowy materiał lub części na jakimś etapie produkcji
• zamówienie na usługę

Process

Proces jest najważniejszym elementem diagramu SIPOC. Jest to czynność, która ma na celu zamianę dostarczonych wejść w wyjścia.

Przykłady:

• proces produkcyjny lub jego część
• naprawa maszyny
• opracowanie raportu

Outputs

Wyjścia są to wszystkie elementy, które są wynikiem wykonania procesu. Niezależnie, czy są one zgodne z założeniami, czy też nie. Z procesu możemy mieć jedno lub więcej wyjść.

Przykłady:

• wykonana część, która jest zgodna lub posiada wady
• przeszkolony personel
• uzupełniony formularz

Customers

Klient, analogicznie jak dostawca może być zewnętrzny lub wewnętrzny. Jest to osoba, dział lub firma, która jest odbiorcą wyjść z procesu.

Przykłady:

• dział kontroli jakości, który otrzymuje wyrób do sprawdzenia
• klient finalny
• zainteresowana strona

---

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

---

Jak opracować diagram SIPOC krok po kroku?

Istnieją różne narzędzia stosowane czy to w zarządzaniu jakością czy ciągłym doskonaleniu. Stopień skomplikowania każdego z nich jest oczywiście różny. Jednak wszystkie stanowią dla nas wyłącznie drogowskaz pokazujący, którą jak należy podążać, aby osiągnąć dany cel.

Nie inaczej jest w przypadku SIPOC. Zalicza się on bowiem do jednej z prostrzych metodologii z jakimi możemy mieć do czynienia w naszej pracy zawodowej. Ale to na ile będzie ona skuteczna zależy już wyłącznie od nas.

Aby stworzyć diagram SIPOC będziemy chodzić nieco do tyłu. Ale o tym, że nie jest to jedyne podejście powiemy sobie w dalszej części tego materiału.

Diagram SIPOC krok po kroku:

1. Powołaj członków zespołu roboczego, jeśli to konieczne
2. Określ kto jest klientem procesu
3. Zdefiniuj wyjścia z procesu
4. Nazwij proces lub jego etap
5. Określ wejścia niezbędne do realizacji procesu
6. Zdefiniuj dostawców, którzy zapewnią wejścia do procesu

Krok 1. Stwórz zespół

Aby prawidłowo zdefiniować proces potrzebne będzie zebranie niezbędnych danych na jego temat. W bardziej złożonych przypadkach, czy też podczas tworzenia całkiem nowego procesu zdecydowanie nie unikniemy również pracy grupowej. Jej znaczenie podkreślane już było w wielu materiałach na tym blogu, chociażby w odniesieniu do rozwiązywania problemów jakościowych.

Lider projektu powinien powołać maksymalnie kilku członków, którzy posiadają wiedzę na temat danego procesu. Często wystarczy po prostu jedna lub dwie osoby do pomocy. Ważne, aby były one związane z danym obszarem oraz realizacją konkretnych zadań.

Krok 2. Określ klientów

Bezpośrednią pracę z diagramem SIPOC rozpoczynamy od zdefiniowania klienta. Jest to nikt inny jak odbiorca wyjść z naszego procesu. Może to być zarówno klient zewnętrzny, który otrzyma przykładowo gotowy produkt lub dla którego zostanie zrealizowana jakaś usługa. Ale może to być też klient wewnętrzny. W końcu bardzo często wyjście z jednego procesu jest także wejściem do innego. Dobrze obrazuje to diagram procesu zwany także mapą procesów.

Co ciekawe klient procesu jest właściwie ostatnim elementem, który prezentowany jest na diagramie SIPOC. Dlatego przed chwilą wspominaliśmy, że w trakcie jego uzupełniania będziemy chodzić do tyłu.

Natomiast więcej na temat diagramu procesu przeczytacie w artykule:

• Diagram Procesu – wizualizacja przebiegu procesu w praktyce

Krok 3. Zdefiniuj wyjścia

Idziemy dalej. Musimy sobie odpowiedzieć na pytanie czego potrzebuje nasz klient. To co otrzyma będzie właśnie wyjściem z procesu. Tych może być jednak nieco więcej. Spójrzmy chociażby na prosty proces produkcyjny. Czy jego efektem będą części? Owszem. Chociaż nie wszystkie z nich muszą być zgodne.

Ale to nie wszystko. W ramach tego procesu otrzymamy w końcu także zapisy z wykonanych operacji, przykładowo w formie przewodnika czy też zlecenia produkcyjnego. Bez nich zapomnijmy o pozytywnym odbiorze przez kontrolę jakości, czyli klienta procesu.

Krok 4. Nazwij proces

Może to być jeden proces, chociaż najczęściej będzie on rozbity na kilka etapów. Jego rolą jak już mówiliśmy będzie przekształcenie wejść w wyjścia. Musimy zatem odpowiedzieć sobie na proste pytanie. Jak to się dzieje, że powstają wyjścia z procesu?

Mamy przykładowo dwa rodzaje wyjść z naszego procesu:

• części zgodne, gotowe do pakowania i wysyłki
• części niezgodne oczekujące na dyspozycje

Aby jednak otrzymać takie wyjścia niezbędne będzie poddać wspomniane części kontroli jakości. Zatem procesem w tym wypadku będzie ich inspekcja pod kątem spełnienia wymagań.

Krok 5. Określ wejścia

Teraz powinno być już z górki. Wiemy już co chcemy osiągnąć oraz jak zamierzamy to zrobić. Pytanie tylko jakie wejścia do procesu są w takim wypadku niezbędne. Podejścia w tym przypadku są różne. Można zdefiniować wszystkie wejścia lub też tylko te, które są za każdym razem dostarczane. Czyli w drugim wypadku wejściem do procesu produkcyjnego na pewno nie będzie obrabiarka.

I ma to sens, bo pokazuje bezpośredni przepływ od dostawcy do klienta. A czy wspomniana obrabiarka jest za każdym razem dostarczana, gdy realizujemy proces? No nie. A materiał surowy już tak.

6. Zdefiniuj dostawców

Kto dostarcza surowy materiał na wydział produkcyjny? Kto zapewnia części zamienne do maszyn? Kto produkuje daną część, która trafi do kontroli jakości? Ostatni element diagramu SIPOC jest właściwie najprostrzy. Określamy w nim dostawców, którzy mogą być zarówno zewnętrzni jak i wewnętrzni.

---

---

Diagram SIPOC przykład praktyczny

Skoro duża dawka teorii już za nami to możemy przejść do części praktycznej. Bazując na powyższym podejściu zdefiniujemy opis prostego procesu związanego z kalibracją oprzyrządowania kontrolno-pomiarowego. Ta jednak odbywać się będzie na zewnątrz. Dlatego rolą naszego procesu będzie potwierdzenie, że usługa wykonana została prawidłowo.

Klient: Kontrola jakości

Przyrządy pomiarowe w naszym wypadku są na wyposażeniu wyłącznie kontroli jakości, dlatego to ona będzie klientem procesu.

Wyjścia: oznaczone wyposażenie kontrolno-pomiarowe, zweryfikowane i ostemplowane świadectwo kalibracji, zarchiwizowane zamówienie

W wyniku realizacji procesu otrzymujemy oznaczone przyrządy pomiarowe, które mogą być stosowane do inspekcji różnych charakterystyk wyrobu. Natomiast zamówienie oraz ostemplowany certyfikat są dowodem zarówno przeprowadzonej usługi jak i wewnętrznej weryfikacji.

Proces: Weryfikacja usługi kalibracji

Jeśli kalibracja oprzyrządowania kontrolno-pomiarowego odbyła się zgodnie z zamówieniem to spełnia ono wymagania. Certyfikat kalibracji zgodnie z wymogami wewnętrznymi zostaje ostemplowany przez inspektora, który go sprawdza. Natomiast przyrząd pomiarowy zostaje oznaczony datą kalibracji i datą ważności.

Wejścia: zamówienie na realizację usługi kalibracji, świadectwo kalibracji, skalibrowane wyposażenie kontrolno-pomiarowe

Podstawą do wykonania procesu będzie zamówienie na realizację usługi kalibracji oraz świadectwo jakie otrzymaliśmy z akredytowanego laboratorium. Jeśli wszystko będzie zgodne z wymaganiami to wyposażenie kontrolno-pomiarowe zostanie dodatkowo oznaczone.

Dostawcy: dział kalibracji, akredytowane laboratorium

Dział kalibracji jest odpowiedzialny za opracowanie zamówienia na realizację usługi. Trafi ono wraz z oprzyrządowaniem do akredytowanego laboratorium. Po wykonaniu usługi laboratorium odeśle nam przyrządy pomiarowe wraz ze świadectwem kalibracji.

Diagram SIPOC a COPIS

Istnieją różne podejścia związane z definiowaniem charakterystyki danego procesu. Tak jak przed chwilą powiedzieliśmy możemy zacząć najpierw od określenia klienta, następnie mamy wyjścia z procesu, sam proces a na wejściach i dostawcach skończymy.

Skoro zatem diagram SIPOC jest uzupełniany od końca to równie dobrze można odwrócić jego kolejność. W efekcie otrzymamy COPIS i pod taką nazwą znajdziemy tą metodologię w wielu organizacjach.

Jednak w wielu przypadkach możemy spotkać się również z inną kolejnością. Wygląda ona następująco:

• zdefiniowanie etapów procesu
• określenie wejść i wyjść z procesu
• określenie dostawców i klientów

W rezultacie otrzymamy diagram SIPOC, który w żaden sposób nie będzie różnił się od tego, który mamy stosując pierwotne podejście. Zarówno jedna jak i druga metoda ma swoich zwolenników. Nie ma w tym przypadku jednak żadnych ograniczeń i swobodnie możemy wybrać tą, które dla nas jest najwygodniejsza.

Jakie zalety ma diagram SIPOC?

Nie trudno zauważyć, że diagram SIPOC jest dość prostym rozwiązaniem, które może przynieść wiele różnych korzyści. Sprawdźmy zatem jakie mogą być zalety tego rozwiązania.

Zalety diagramu SIPOC:

• koncentracja na kliencie – klient i jego oczekiwania są elementem, od którego standardowo rozpoczynamy pracę z diagremem. Pamiętajmy, że orientacja na kliencie to jedna z siedmiu zasad zarządania jakością
• ułatwia zrozumienie procesu – w prosty sposób definiuje elementy niezbędne do prawidłowego funkcjonowania procesu. Są one przedstawione w czytelny i łatwy do zrozumienia sposób
• poprawia komunikację – proces, który może wymagać długiego opisu jesteśmy w stanie zaprezentować w bardzo przejrzysty sposób
• zapewnia standaryzację – pozwala zapewnić, że dany proces będzie powtarzalny. Dzięki niemu wiemy jakie elementy będą nam potrzebne, kto je nam dostarczy, co w rezultacie osiągniemy a także dla kogo to robimy

Excel – darmowy diagram SIPOC do pobrania

Wiemy już co to jest diagram SIPOC i jak go stosować. Dlaczego więc nie usprawnić nieco swojej pracy i zacząć go używać? Z pomocą przyjdzie gotowy szablon oparty o arkusza Excel, który już teraz dostępny jest do pobrania. I to całkowicie za darmo.

Co więcej, pobierając go uzyskacie dostęp do wielu innych narzędzi jakościowych, które powszechnie są stosowane. One również są darmowe i mogą być używane jak chcecie i kiedy chcecie. Dodatkowo na bieżąco będziecie informowani o wszystkich nowych wpisach a także kolejnych narzędziach do pobrania, które regularnie są udostępniane.

Podsumowanie

Diagram SIPOC jest powszechnie stosowanym rozwiązaniem pozwalającym na prawidłowe zdefiniowanie oraz analizę procesów biznesowych. Często wykorzystywany jest podczas realizacji projektów Six Sigma do zrozumienia jak dany proces funkcjonuje. Bazuje na pięciu elementach do których zaliczamy: dostawców, wejścia, proces, wyjścia oraz klientów. Są one bliźniacze do podejścia procesowego określonego przez normę ISO 9001.

Metodyka opisu procesu z zastosowaniem SIPOC odbywa się niejako od tyłu. Bowiem punktem wyjścia dla nas jest klient procesu, od którego rozpoczynamy pracę z narzędziem. Następnie idąc dalej określamy wyjścia, proces, wejścia a dopiero na końcu samych dostawców wejść. Z tego względu SIPOC często spotykany jest pod nazwą COPIS.

Mam nadzieję, że ten artykuł przybliżył Wam zasady pracy z diagramem SIPOC a akronim ten już więcej nie będzie miał przed Wami żadnych tajemnic. Jeśli stosujecie jeszcze jakąś inną kolejność podczas pracy z narzędziem, to podzielcie się swoimi doświadczeniami w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!