Macierz decyzyjna w praktyce. Co to jest Matryca Pugha? Excel i przykłady

Macierz decyzyjna krok po kroku. Jak matryca Pugha może ułatwić procesy decyzyjne?

Czy trudne decyzje mogą stać się łatwe? Niestety nie ma tak dobrze, bo każda z opcji najczęściej wiąże się z jakimiś konsekwencjami. Oczywiście te mogą być także pozytywne. Ale wtedy się nad tym aż tyle nie zastanawiamy.

Problem pojawia się, gdy musimy wybrać mniejsze zło. Albo, gdy właściwie nie do końca mamy świadomość ostatecznego efektu. Właściwie w każdym wypadku mamy do czynienia z procesem decyzyjnym. A ten zawsze możemy sobie w jakiś sposób ułatwić.

Jak dotąd na blogu omawialiśmy już kilka metod wspierających podejmowanie decyzji. Każda z nich miała różny stopień skomplikowania, ale i wymaganego zaangażowania. Najczęściej jednak chcielibyśmy, aby było łatwo i szybko. Nie jesteśmy jednak na straconej pozycji, bo z pomocą może nam przyjść macierz decyzyjna – dość proste narzędzie, które mimo wszystko pozwala na dużo.

Przejdźmy zatem do meritum i sprawdźmy jak stosować ją w praktyce. Na wytrwałych pod koniec materiał czeka jeszcze gotowy Excel do pobrania. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co to jest macierz decyzyjna i jakie ma zastosowanie.
• Jak zbudowana jest macierz decyzyjna oraz jak stosować ją w praktyce.
• Jakie inne metody skutecznie wspomagają proces decyzyjny.

Co to jest macierz decyzyjna?

Macierz decyzyjna jest to wizualne narzędzie wspomagające proces decyzyjny. Bazuje ono na dwuwymiarowej macierzy, która bierze pod uwagę różne kryteria oraz analizowane opcje.

Metoda stosowana jest w zarządzaniu jakością, zarządzaniu projektami, finansach oraz wszędzie tam, gdzie niezbędne jest wykonanie szybkiej i prostej analizy. Przyda się zatem nie tylko w naszej pracy zawodowej, ale także do podejmowania prywatnych decyzji.

Nazwa pochodzi od autora metody, którym był Stuart Pugh. Ale równie często spotkamy je także pod innymi nazwami. Mogą to być:

• matryca Pugha
• koncepcja Pugha
• matryca logiczna

Macierz decyzyjna pozwala w łatwy sposób nakreślić zalety, ale i wady każdej z analizowanych opcji. Dzięki temu mamy czytelną odpowiedź dotyczącą niezbędnych modyfikacji w danym projekcie.

Stosując to rozwiązanie szybko możemy zauważyć pewną analogię do QFD, które pozwala na ocenę danego rozwiązania względem innych. Różnica polega jednak na tym, że oceniamy jeden produkt lub usługę względem innych. Natomiast w przypadku metody jaką jest macierz decyzyjna postępujemy dokładnie na odwrót.  Jeśli jeszcze nie znacie QFD to nic straconego. Więcej na temat tej metody przeczytacie we wpisie:

• Co to jest QFD? Dom Jakości krok po kroku

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

Z jakich elementów składa się macierz decyzyjna?

Jak już wspomnieliśmy macierz decyzyjna oparta jest o dwuwymiarową macierz. Pierwsza kolumna to poszczególne kryteria analizy, natomiast pierwszy wiersz poszczególne rozwiązania, które będziemy oceniać. Dodatkowo ostatni wiersz pełni rolę podsumowania, zawierając sumaryczne wyniki dla każdej opcji.

Macierz decyzyjna może mieć różny rozmiar, który ściśle związany jest z ilością badanych czynników a także tym jak kształtują się poszczególne kryteria. Jednak ze względu na cel badania, czyli wykonanie porównania pomiędzy analizowanymi czynnikami nie może być ona mniejsza niż 3×3. Zazwyczaj jednak jest dużo większa.

Przykładowa macierz decyzyjna może wyglądać jak poniżej:

Uważny czytelnik już w tym miejscu zauważy, że metoda ta w takim kształcie ma jedną zasadniczą wadę. Traktuje ona bowiem wszystkie kryteria jednakowo. Dlatego często, aby wyniki były dużo bardziej miarodajne macierz decyzyjna występuje w wersji nieco rozszczerzonej, czyli zawierajacej wagi.

Co prawda, żadna skala nie jest z góry narzucona, ale warto przyjąć takie rozwiązanie, które rzeczywiście odda ważność każdej cechy. Z powodzeniem sprawdzi się zatem skala od 1 do 5 lub od 1 do 10.

Spradźmy poniżej jak może wyglądać macierz decyzyjna z uwzględnieniem wag:

Pozostałe pola to właściwie ocena każdego z rozwiązań pod kątem różnych czynników. Stosowana skala jest jednak przypadku tego narzędzia dość prosta:

• „+” – wpływ pozytywny
• „0” – brak wpływu
• „-” – wpływ negatywny

Lubisz czytać Jakościowca przy kawie? Wesprzyj rozwój portalu.

5 zł 10 zł 15 zł

Macierz decyzyjna – jak ją stosować krok po kroku?

Jakakolwiek analiza z wykorzystaniem matrycy Pugha obejmuje raptem kilka standardowych kroków. Warto jednak z nimi się zapoznać, aby uniknąć ewentualnych pomyłek.

Macierz decyzyjna krok po kroku:

1. Określenie celu analizy
2. Powołanie zespołu roboczego
3. Wybór bazy i alternatywnych rozwiązań
4. Zdefiniowanie kryteriów oceny
5. Określenie ważności kryteriów
6. Dokonanie oceny
7. Podsumowanie i decyzja

Krok 1. Określenie celu analizy

Zanim przejdziemy do meritum warto zadać sobie pytanie dotyczące samego celu analizy. A dokładniej:

• co jest problemem jaki zamierzamy rozwiązać?
• jaki cel osiągniemy przez jego rozwiązanie?

Jest to o tyle istotne, że zasadniczo ułatwi nam dalszą pracę.

Krok 2. Powołanie zespołu roboczego

Z całą pewnością można uznać ten krok za opcjonalny. Nie znaczy to jednak, że sam zespół roboczy nigdy nie będzie stanowił wartości dodanej. Wręcz przeciwnie. Wszystko zależy jednak od celu samej analizy, który przed chwilą wyznaczyliśmy.

Kluczową kwestią będzie także odpowiedź na pytanie dotyczące wpływu podjętej decyzji. W kwestiach zawodowych może ona bowiem być istotna dla prawidłowego funkcjonowania różnych procesów. A skoro tak to osoby pracujące nad danym zagadnieniem nie mogą być przypadkowe.

Ważna jest także wielkość całej grupy roboczej, o czym bardzo często wspominamy na blogu. Teoretycznie im ona większa tym lepiej. W praktyce jednak jest wręcz odwrotnie. Stawiamy na aktywność a unikamy statystów. Z tymi drugimi spotkamy się w przypadku większych zespołów. Dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie grupa od 2 do 6 osób.

Krok 3. Wybór bazy i alternatywnych rozwiązań

Jest to nic innego jak wybór poszczególnych produktów lub rozwiązań, które będziemy na dalszym etapie poddawali ocenie. Jak już wspominaliśmy każdy wariant wpisany zostanie do pierwszego wierszu macierzy decyzyjnej.

Wśród nich znaleźć musi się baza czyli:

• dotychczasowy produkt, który chcielibyśmy zmodyfikować
• rozwiązanie konkurencji, którego nie mamy w naszym własnym portfolio
• opcja, którą opracowaliśmy jakiś czas temu, ale jednak nie wdrożyliśmy

Baza to po prostu nasz punkt wyjścia i w odniesieniu do niego oceniać będziemy alternatywne rozwiązania lub produkty.

Krok 4. Zdefiniowanie kryteriów oceny

Przechodzimy do uzupełnienia pierwszej kolumny. Znajdą się w niej wszystkie te kryteria, które są istotne z punktu widzenia danego problemu. Jeśli zamierzamy oceniać różne produkty to znajdźmy w nim cechy, które decydowały o jego sukcesie, ale też problemy jakie on stwarzał.

Jest to ważne, bowiem z jednej strony chcemy dokonać sensownych usprawnień, ale też nie możemy wybrać opcji, która w jakimś sensie będzie gorsza od dotychczasowej. Nie sztuką jest bowiem naprawić jedną rzecz, psując jednocześnie inną.

Krok 5. Określenie ważności kryteriów

Kolejnym zadaniem będzie przypisanie wagi dla każdego z czynników jakie będziemy brać pod uwagę. Jest to o tyle istotne, że może zasadniczo wpływać na ostateczny wynik analizy.

Określając wagę możemy właściwie stosować dowolną skalę. W praktyce najczęściej stosowana jest ta od 1 do 5, gdzie:

• 5 – najwyższa waga, czyli czynnik o największym znaczeniu
• 1 – najmniejsza waga i kryteria, które są dla nas najmniej istotne

Krok 6. Dokonanie oceny

Przystępujemy do oceny. Pamiętajmy, że stosując matrycę Pugha oceniamy każde rozwiązanie w stosunku do bazy. Ona dla każdego z kryteriów dostaje ocenę neutralną. Wykorzystując skalę, o której przed chwilą wspominaliśmy, czyli +, 0, -, to właśnie zero będzie odpowiednikiem takiej oceny.

Następnie przechodzimy do oceny poszczególnych wariantów. Już na tym etapie możemy zauważyć, które rozwiązanie może być dla nas najlepsze.

Krok 7. Podsumowanie i decyzja

Czas na małe podsumowanie. Każdą przypisaną ocenę mnożymy przez przypisaną wagę. Na koniec jeszcze sumujemy wyniki dla poszczególnych wariantów. Na ich podstawie możemy teraz podjąć właściwą decyzję.

Może się jednak tak zdarzyć, że różnica pomiędzy poszczególnymi wariantami będzie dość mała i ostatecznie nie będziemy przekonani co do ostatecznej decyzji. Wówczas dobrą opcją może być przeanalizowanie wag przypisanych do poszczególnych kryteriów. Może tam właśnie kryje się problem, który pomoże nam znaleźć lepsze rozwiązanie.

Macierz decyzyjna – przykład praktyczny

No dobrze, to sprawdźmy w takim razie jak zastosować dotychczasową teorię w praktyce. Ułatwi nam to prosty przykład. Najpierw jednak krótkie wprowadzenie.

Firma stosuje oprogramowanie do zarządzania przepływem wyrobów przez proces produkcyjny. Poza samym planowaniem pozwala ono również monitorować proces pod kątem ewentualnych opóźnień oraz identyfikować wąskie gardła. Skuteczność działania zależy zatem nie tylko od pracowników biurowych, ale przede wszystkim od operatorów produkcji, którzy potwierdzają każdą zakończoną operację.

Nie jest jednak tak różowo jak by się wydawało. Pracownicy narzekają, że system działa bardzo wolno. Czasem się wiesza i nie pozwala na zapisanie wykonanych zmian. Jednym słowem wymaga on dużej dozy cierpliwości.

Problem ten zauważony został także przez kierownictwo firmy, które zleciło wykonać prostą analizę alternatywnych rozwiązań. W tym celu naturalnie wykorzystana zostanie macierz decyzyjna.

Cel analizy:

Zweryfikować dostępne na rynku oprogramowanie do zarządzania procesem produkcyjnym.

Zespół roboczy:

Za realizację zadania odpowiedzialny będzie Kierownik działu IT. Dodatkowo do zespołu powołał on dwóch ekspertów technicznych:

• Specjalistę Planowania Produkcji
• Kierownika Wydziału Produkcyjnego

Wybór bazy i alternatywnych rozwiązań:

Temat nie jest łatwy, bowiem tego typu oprogramowanie związane jest z dość wąską specjalizacją. Na rynku poza obecnym produktem dostępne są jeszcze dwa alternatywne rozwiązania:

• Program A – baza
• Program B – produkt lokalny
• Program C – produkt zagraniczny

Zdefiniowanie kryteriów oceny:

Każda z dostępnych opcji pozwala zarówno na planowanie produkcji a także bieżące monitorowanie jej realizacji. Dlatego tego typu kryteria pominiemy. Skupimy się za to na innych czynnikach:

• Cena licencji
• Dostępność polskiej wersji językowej
• Łatwość obsługi
• Stabilność oprogramowania
• Szybkość działania

Określenie ważności kryteriów:

Przed dokonaniem oceny pozostało nam jeszcze przypisać poszczególne poziomy ważności.

Dokonanie oceny:

Obydwa alternatywne produkty były przez miesiąc czasu testowane. W rezultacie mogliśmy się zapoznać z ich najważniejszymi funkcjami, ale też obserwować stabilność oprogramowania oraz szybkość działania. W poniższej tabeli znajdziemy wyniki analizy:

Podsumowanie i decyzja:

Niestety podjęcie decyzji w tym temacie nie będzie łatwe. Produkt B rozwiązuje jeden z kluczowych problemów, czyli brak stabilności oprogramowania. Działa jednak zdecydowanie wolniej od aktualnie stosowanej wersji.

Kolejna opcja, czyli Produkt C ma za to wyłącznie jedną wadę – brak polskiej wersji językowej. Problem ten jednak postanowiono rozwiązać poprzez zapewnienie dedykowanego szkolenia dla pracowników oraz stworzenie szczegółowej instrukcji.

Po czasie wdrożone zmiany zostały bardzo pozytywnie odebrane. Zaś brak polskiej wersji językowej nie okazał się barierą w stosowaniu nowego oprogramowania.

Jak usprawnić proces decyzyjny?

Proces decyzyjny jak sama nazwa wskazuje ściśle związany jest z wyborem. Może bazować na porównaniu kilku dostępnych opcji lub też ocenie wyłącznie jednego możliwego rozwiązania.

Jak wspominaliśmy na początku materiału istnieją różne popularne metody wspomagania tego procesu. Omawiana tutaj macierz decyzyjna jest oczywiście takim narzędziem, ale nie jedynym. Dlatego warto pokrótce poznać także inne metodologie, które mogą być bardziej użyteczne w przypadku bardziej złożonych problemów.

Drzewo decyzyjne – metoda w sposób graficzny prezentuje przebieg całego procesu decyzyjnego. Pozwala na ocenę różnych skutków jakie mogą nieść poszczególne warianty lub rozwiązania. Tworzony diagram kształtem przypomina drzewo, stąd też nazwa narzędzia.

Pierwszym etapem pracy z drzewem decyzyjnym jest zdefiniowanie węzła głównego, czyli naszego problemu. Następnie za pomocą strzałek rozchodzimy się na boki tworząc kolejne węzły, ale tym razem decyzyjne. Poszczególne rozwiązania to tzw. węzły liściowe, które będą wymagały finalnej analizy.

Więcej o tej metodzie przeczytacie we wpisie:

• Na czym polega drzewo decyzyjne? 5 szybkich kroków by je stworzyć

Diagram macierzowy – narzędzie pozwala nam na określenie związku między różnymi zbiorami danych. Jest więc pewną uproszczoną formą QFD, o którym już wspominaliśmy. Występuje w formie siedmiu typów matryc, które porównują od dwóch do czterech różnych grup czynników. Mogą także porównywać dane w ramach jednego zbioru.

Narzędzie to szczegółowo omówione zostało we wpisie:

• Diagram macierzowy krok po kroku

Macierz decyzyjna – darmowy Excel do pobrania

Skoro macierz decyzyjna jest tak efektywna to nic nie stoi na przeszkodzi, aby zacząć ją stosować. Z pomocą przyjdzie nam gotowe narzędzie w formie arkusza Excel. Już teraz dostępne jest ono całkowicie za darmo.

Ale to jeszcze nie wszystko, bowiem pobierając je uzyskacie dostęp także do wielu innych rozwiązań, które dostępne są na blogu. Co więcej, lista ta jeszcze nie jest kompletna i cały czas się powiększa. Zainteresowani? Wystarczy kilka kliknięć i gotowe. Dodatkowo jako pierwsi będziecie informowani o wszystkich nowościach na blogu.

Podsumowanie

Macierz decyzyjna to proste rozwiązanie skutecznie wspomagające proces decyzyjny. Stąd też często spotkamy ją również jako macierz decyzyjna. Oparta jest ona o dwuwymiarową macierz i bazuje na metodzie porównawczej. Punktem odniesienie jest tzw. baza, czyli dotychczasowy produkt, usługa lub z punktu naszego widzenia najlepsze rozwiązanie, dla którego szukamy alternatywy.

Metoda ta może być stosowana właściwie niezależnie od branży i zajmowanego stanowiska. Z powodzeniem może być wykorzystana także w naszym życiu prywatnym.

Mam nadzieję, że ten artykuł zachęci Was do częstrzego stosowanie tego rozwiązania. Nie wymaga ono bowiem ani specjalistycznego szkolenia ani też skomplikowanych narzędzi. Często wystarczy nawet karta papieru. Podzielcie się swoimi spostrzeniami w poniższej sekcji komentarzy. Do zobaczenia w następny poniedziałek!