Diagram macierzowy krok po kroku – przykład i Excel

Jak określić zależność stosując diagram macierzowy?

Kolejny dzień i znowu reklamacja. Ostatnio nie było chyba tygodnia względnego spokoju. Gasimy jeden pożar a w innym miejscu pojawia się kolejny. Problemy powoli zaczynają nas przytłaczać. A najgorsze w tym wszystkim jest to, że za każdym razem mamy mnóstwo czynników wymagających analizy. Pytanie tylko jak je okiełznać, aby znaleźć jakieś powiązanie?

Z pomocą przyjdzie nam ciekawe rozwiązanie znane jako diagram macierzowy. Co więcej przyda nam się on nie tylko na etapie rozwiązywania problemów, ale w każdej analizie zawierającej dużą ilość danych.

Sprawdźmy zatem czym właściwie jest diagram macierzowy oraz jak w praktyce go stosować. Dodatkowo pod koniec artykułu znajdziecie również gotowy Excel do pobrania. Przechodzimy więc do meritum. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co to jest diagram macierzowy oraz jakie jest jego zastosowanie.
• Jakie są typy diagramu macierzowego i co jest czynnikiem, który decyduje o wyborze jednego z nich.
• Jak krok po kroku wykonać analizę z użyciem tej metody.

Co to jest diagram macierzowy?

Diagram macierzowy jest to narzędzie pozwalające na określenie związku między kilkoma zbiorami danych. Umożliwia również określenie siły relacji jaka występuje pomiędzy poszczególnymi czynnikami. Metoda znana jest również jako diagram tablicowy, diagram matrycowy czy też matryca zależności.

Diagram macierzowy zaliczany jest do grona siedmiu narzędzi zarządzania i planowania potocznie zwanych również nowymi narzędziami zarządzania jakością. Zestawienie to przedstawione zostało w 1976 roku przez Japoński Związek Naukowców i Inżynierów (JUSE – Union of Japanese Scientists and Engineers) i obejmuje takie metody jak chociażby diagram pokrewieństwa, diagram relacji, drzewo decyzyjne czy też diagram strzałkowy.

Narzędzie może być stosowane zarówno do rozwiązywania problemów jakościowych, zarządzania projektami, analizy ryzyka a nawet oceny kompetencji pracowników.

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

Jakie są typy diagramu macierzowego?

Analogicznie jak wiele innych narzędzi jakościowych również diagram macierzowy posiada kilka odmian. Konkretny typ ściśle związany jest z:

• ilością zbiorów danych jakie biorą udział w analizie
• ilością badanych zależności

Zwłaszcza ta ostatnia cecha jest ważna. Bowiem nie zawsze będziemy badać relacje między każdym zbiorem biorącym udział w analizie. Ale o tym już za chwile.

Rozróżnia się sześć typów diagramu macierzowego:

• typ L
• typ T
• typ X
• typ Y
• typ C
• typ dachowy

Diagram macierzowy typu L

Typ L jest to najprostsza i zarazem najczęściej stosowana forma matrycy, która kształtem przypomina tradycyjny arkusz kontrolny. Z tą różnicą, że diagram macierzowy ma całkiem inną funkcję. Matryca tworząca diagram jest w formie odwróconej litery L – stąd też jej nazwa.

• Ilość zbiorów: 2
• Ilość badanych zależności: 1

Typ L to jedyny diagram, który bada wzajemny związek między dwoma zbiorami danych. Co więcej może być również użyty to określenia zależności między czynnikami wewnątrz jednego zbioru. W tym temacie przypomina zatem typ dachowy.

Diagram macierzowy typu T

Swoim kształtem przypomina literę T. Jest to jeden z trzech diagramów, które pozwalają na wykonanie analizy opartej o trzy zbiory danych. W przeciwieństwie do typu L nie pozwala on na zdefiniowanie wzajemnych relacji między każdym ze zbiorów.

Jego rolą jest ukazanie związku między zbiorami A i B oraz A i C. Nie bada natomiast zależności między B i C. Czyli jest to dokładnie ta cecha, o której wspominaliśmy na początku tego rozdziału.

• Ilość zbiorów: 3
• Ilość badanych zależności: 2

Diagram macierzowy typu X

Typ X stanowi rozszerzenie typu T pozwalające na analizę czterech grup czynników. Dwa z nich oznaczone są w poziomie, czyli analogicznie jak w typie T. Dodatkowo w pionie również mamy kolejne dwa zbiory.

Diagram macierzowy typu X pozwala na określenie zależności między zbiorami A i B, A i C oraz D i B, D i C.

• Ilość zbiorów: 4
• Ilość badanych zależności: 4

Sprawne oko zauważy, że każdy dotychczasowy typ to tak właściwie rozszerzenie diagramu macierzowego L o kolejny zbiór danych.

Diagram macierzowy typu Y

Jest to drugi typ, który opiera się o trzy zbiory danych. Jednak w przeciwieństwie do typu T pozwala na zdefiniowanie związków pomiędzy każdą z grup.

• Ilość zbiorów: 3
• Ilość badanych zależności: 3

Diagram macierzowy typu C

Typ C to trzeci i zarazem ostatni rodzaj, który bierze pod uwagę trzy zbiory danych. W porównaniu do wszystkich dotychczasowych diagramów określa wspólną zależność dla wszystkich trzech grup czynników na raz. Możliwe to jest dzięki trójwymiarowej budowie macierzy opartej o układ współrzędnych XYZ.

Jednak ze względu właśnie na jej kształt jest najrzadziej stosowanym typem. Nie da się jej bowiem używać w oparciu o popularne oprogramowane, jak chociażby Excel.

• Ilość zbiorów: 3
• Ilość badanych zależności: 1

Diagram macierzowy typu dachowego

Nie występuje samodzielnie, ale wspólnie z diagramami macierzowymi typu L lub T, stanowiąc niejako ich rozszerzenie. Pokazuje jakie zależności występują między poszczególnymi czynnikami będącymi częścią jednego zbioru danych.

• Ilość zbiorów: 1
• Ilość badanych zależności: 1

Diagram macierzowy krok po kroku

Wiemy już czym jest diagram macierzowy oraz jakie różnice występują między poszczególnymi typami. Możemy zatem pójść o krok dalej i omówić sobie tok postępowania jaki jest stosowany w przypadku wykonywania analizy.

Diagram macierzowy krok po kroku:

1. Określ cel analizy
2. Powołaj zespół roboczy
3. Zdefiniuj zbiory danych
4. Wybierz typ diagramu macierzowego i metodę definiowania powiązań
5. Określ zależność między poszczególnymi czynnikami
6. Zdefiniuj wnioski lub dalsze działania

Krok 1. Określ cel analizy

Na początek musimy zadań sobie dwa pytania:

• Co będziemy analizować?
• Po co będziemy to analizować?

Pozwoli to nam nie tylko na zdefiniowanie celu do jakiego ma prowadzić nasza analiza, ale w przybliżeniu będziemy również w stanie określić jej zakres.

Krok 2. Powołaj zespół roboczy

Nie jest to punkt obowiązkowy, ale może być konieczny biorąc pod uwagę cel i zakres analizy. Generalnie powołanie zespołu roboczego nigdy nie zaszkodzi, ale jednak w niektórych przypadkach może to być pewien przerost formy nad treścią.

Pracy zespołowej nie unikniemy na pewno podczas rozwiązywania problemów jakościowych czy chociażby w trakcie analizy ryzyka. Często powtarzam na blogu, że zadania realizowane w małej grupie cechują się dużo większą skutecznością niż praca wykonana samodzielnie. Zakładając oczywiście, że wspomniana grupa posiadana niezbędne kompetencje w danym zakresie.

Kolejną kwestią, która często jest podkreślana jest liczebność samego zespołu. Powienien się on składać z 2-5 osób. Nie więcej. No chyba, że potrzebujemy tzw. statystów, którzy tylko wpiszą się na listę obecności ze spotkania i na tym skończy się ich udział.

Oczywiście zespół powinien mieć swojego lidera. Najczęściej będzie to osoba, która zdefiniowała cel analizy. Skoro ma ona nadzorować pracę to warto, aby znała także zasady pracy z diagramem.

Krok 3. Zdefiniuj zbiory danych

Jest to jeden z najbardziej kluczowych etapów, od którego zależy powodzenie analizy. Ilość zbiorów powinna być ściśle związana z przyjętym celem oraz zakresem. Dla każdego z nich niezbędne będzie przypisanie odpowiednich danych lub czynników.

Naszą pracę możemy sobie nieco ułatwić stosując inne narzędzie – diagram pokrewieństwa. Świetnie sprawdzi się on w zarządzaniu danymi oraz wprowadzaniu systematyki. A do tego jest bardzo łatwy w użyciu. Więcej na jego temat przeczytacie we wpisie:

• Diagram pokrewieństwa – 5 kroków by uporządkować informacje – darmowy Excel

Pamiętajmy, że im więcej zbiorów oraz danych tym dłuższa będzie ostateczna analiza. Z drugiej strony da nam ona również dużo pełniejszy obraz danej sytuacji.

Krok 4. Wybierz typ diagramu macierzowego i metodę definiowania powiązań

Skoro znamy już liczbę zbiorów to bez problemu możemy wybrać odpowiedni typ diagramu. Oczywiście musimy również wiedzieć jakie dane będziemy porównywać między sobą, a dla których to nie będzie konieczne. Jak już wiemy będzie to niezbędne zwłaszcza w przypadku, gdy analizę opierać będzie o trzy zbiory.

Kolejną kwestią będzie określenie sposobu w jaki będziemy definiowali powiązania. Możemy do tego podejść metodą binarną i według zasady przypisywać:

• 1 – jest zależność
• 0 – brak zależności

Czasem jednak nie będzie to wystarczające. Dlatego dużo praktyczniejszym rozwiązaniem może być rozszerzenie skali. Pozwoli to na uwidocznienie danych między którymi jest silne powiązanie oraz tych dużo mniej istotnych. Przykładowa skala może wyglądać jak poniżej:

• 3 – silna relacja
• 2 – średnia relacja
• 1 – słaba relacja
• 0 – brak relacji

Krok 5. Określ zależność między poszczególnymi czynnikami

Od tego etapu zależy właściwie jaki ostateczny wynik otrzymamy. Jak przed chwilą wspomnieliśmy, im więcej danych tym obszerniejsza również będzie nasza analiza. Uzupełniamy zatem każde pole diagramu stosując określoną metodą punktową.

Krok 6. Zdefiniuj wnioski lub dalsze działania

No dobrze, mamy już sporą ilość informacji, które wymagać będą jeszcze podsumowania. Na bazie przydzielonych punktów możemy określić zarówno czynnik, który ma przykładowo największy wpływ na dany problem lub też ściśle wiąże się z innymi danymi.

W zależności od celu analizy przykładowo zebrane dane możemy posegregować stosując Diagram Pareto. Czasem jednak wystarczy tylko spojrzenie i określenie dalszych planów – przykładowo planując rozwój kompetencji pracowników.

Lubisz czytać Jakościowca przy kawie?

5 zł 10 zł 15 zł

Diagram macierzowy – przykład analizy

Aby lepiej zrozumieć jak w praktyce działa diagram macierzowy omówimy sobie przykład. Na początek jednak krótki kontekst sytuacji.

Firma produkcyjna ma coraz większe problemy z terminowością dostaw do klientów. Z dostępnych obliczeń wynika, że problemem na pewno nie jest dostępność maszyn oraz kadry pracowniczej. Na stanie magazynowym również nie brakuje części. Kierownictwo postanowiło przyjrzeć się zatem tej sytuacji oraz sprawdzić co może być przyczyną problemu.

W tym celu przeprowadzono bardziej szczegółowy audyt. W jego trakcie okazało się, że istnieje szereg problemów ściśle powiązanych z dostawami na czas. Były to:

• zbyt mała ilość sztuk w opakowaniu
• wysyłka części do innego klienta
• brak przygotowania części do wysyłki
• brak odbioru części przez przewoźnika
• złe części w opakowaniu
• części uszkodzone w transporcie

Na ich bazie utworzono pierwszy zbiór o nazwie Problemy.

Powołany zespół przystąpił do działania. Burza mózgów pozwoliła na zebranie 10 różnych czynników, które ostatecznie podzielono na dwa kolejne zbiory:

Obszar logistyki:

• składowanie części o podobnym wyglądzie tuż obok siebie
• brak dostępnych pianek zabezpieczających
• brak dostępnych opakowań
• brak systemu kodów kreskowych
• nieczytelne opisy na półkach magazynowych

System Zarządzania Jakością:

• brak zleceń wysyłkowych
• brak standardów pakowania
• brak zdefiniowanych metod komunikacji
• brak procesu pakowania i wysyłki
• brak planu szkoleń dla pracowników

Z racji tego, że jeden ze zbiorów definiuje problemy a pozostałe dwa potencjalne przyczyny postanowiono dokonać analizy wykorzystując diagram macierzowy typu T.

Podjęto także decyzję o zastosowaniu trzystopniowej skali powiązań:

• 2 – silna zależność
• 1 – słaba zależność
• 0 – brak zależności

Otrzymane wyniki prezentują się następująco.

Na ich bazie postanowiono nadać odpowiednie priorytety w realizacji zadań. Podstawą okazało się usprawnienie Systemu Zarządzania Jakością i wdrożenie zleceń wysyłkowych. Równie istotne było stworzenie procesu pakowania i wysyłki. Postanowiono także jasno sprecyzować metody komunikacji wewnątrz działu logistyki, ale i całej organizacji.

Z punktu widzenia obszaru logistyki najistotniejsze okazało się wdrożenie systemu kodów kreskowych.

Diagram macierzowy a diagram relacji

Innym, dość ciekawym narzędziem, które pozwala na określenie zależności jest diagram relacji. Metoda ta, analogicznie jak diagram macierzowy, również zaliczona została do siedmiu nowych narzędzi zarządzania jakością.

Pozwala on na wizualne przedstawienie relacji jakie występują pomiędzy poszczególnymi czynnikami a także ukazanie ich kierunku. W prostych słowach: co wynika z czego.

Jednym z elementów analizy prowadzonej z wykorzystaniem diagramu relacji jest również dokonanie oceny występującej siły zależności. Jednak prowadzona analiza nie jest na tyle rozbudowana jak w przypadku diagramu macierzowego.

Więcej na temat tej metody przeczytacie we wpisie:

• Diagram relacji – szczegółowa analiza problemu w praktyce

Diagram macierzowy – Excel

Teoria za nami. Może więc warto sprawdzić jak przydatny może być diagram macierzowy w praktyce? Pomoże nam w tym gotowy szablon oparty o arkusze Excel. A co najważniejsze – jest on w pełni darmowy!

Ma on wbudowane kilka najpopurniejszych typów narzędzia, które pozwolą na wykonanie szczegółowej analizy opartej o dwa, trzy lub cztery zbiory danych.

Ale to jeszcze nie wszystko. Pobierając go uzyskacie dodatkowo dostęp do wielu innych ciekawych rozwiązań, które uproszczą Waszą codzienną pracę. Wśród nich wymienić można chociażby Raport 8D, Diagram pokrewieństwa, Macierz Eisenhowera, Plan Kontroli czy też Macierz ryzyka.

Poza tym jako pierwsi informowani będziecie o wszelkich nowościach na blogu, takich jak kolejne darmowe narzędzia czy też nowe artykuły.

Podsumowanie

Diagram macierzowy to metodologia zaliczana do siedmiu nowych narzędzi zarządzania jakością. Pozwala na zdefiniowanie zależności jaka może występować między kilkoma zbiorami danych.

Metoda oparta jest o sześć różnych typów, które różnią się ilością samych zbiorów, ale i możliwościami dotyczącymi badania zależności. Nie w każdym bowiem przypadku analizować będziemy powiązania pomiędzy każdym zbiorem.

Mam nadzieję, że materiał ten przybliżył Wam tajniki stosowania diagramu macierzowego oraz pozwoli na wykorzystanie tej metodologii czy to w trakcie rozwiązywania problemów czy też w innych zastosowaniach, o których wspominaliśmy na początku artykułu.

Podzielcie się swoimi uwagi w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!