Diagram Pareto – jak nadawać priorytety stosując zasadę 80/20

Diagram Pareto – 12 przykładów jak go używać

Umiejętność prawidłowej analizy danych juz dawno stała się codziennością w pracy każdego inżyniera jakości. Wiele systemów umożliwia eksport danych do arkuszy kalkulacyjnych, dzięki czemu możliwa jest ich szybka obróbka i późniejsza analiza. Pozwala to na zidentyfikowanie problemów, które już zaistniały, ale również i tych, które mogą dopiero się pojawić. Wszystko zależy od celu jaki zamierzamy osiągnąć. Jeśli jednak problemy zaczynają się piętrzyć a klienci coraz częściej zaczynają patrzeć nam na ręce to najwyższy czas, aby przejść do działania. Oczekują oni jednak szybkich i skutecznych działań.

Co jednak zrobić jeśli różnorodność problemów jest wręcz przytłaczająca a nie dysponujemy ani dużą ilością czasu ani zasobów? Niezbędne będzie nadanie naszym zadaniom odpowiednich priorytetów. To właśnie one pozwolą na udowodnienie naszym klientom, że efekty podjętych działań przynoszą rezultaty. A dzięki temu również nieco uspokoić sytuację. Aby jednak tego dokonać zastosujemy jedno z najpopularniejszych narzędzi jakościowych – Diagram Pareto. W tym materiale sprawdzimy nie tylko jak się nim prawidłowo posługiwać, ale również jakie mogą być zalety używania tego narzędzia. Zweryfikujemy także, czy ta metodologia jest pozbawiona wad, czy może jednak istnieją jakieś ograniczenia w jej stosowaniu. Podobnie jak to miało miejsce w przypadku innych narzędzi jakościowych i tym razem posłużymy się przykładami praktycznymi, aby lepiej zrozumieć omawiany materiał. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co to jest Diagram Pareto i jaka jest jego historia.
• Jakie zastosowanie ma Zasada 80/20, znana również jako Zasada Pareto.
• Jak prawidłowo używać Diagram Pareto do analizy problemów i niezgodności jakościowych.
• Jak bazując na przykładach mogą się zmienić priorytety w zależności od czynników, które weźmiemy pod uwagę.
• Jakie zalety, ale i wady posiada Diagram Pareto.

Zasada 80/20 – historia

Zanim przejdziemy do meritum cofnijmy się jeszcze na chwilę do końca XIX wieku a dokładniej do 1896 roku. Wówczas to włoski ekonomista Vilfredo Pareto prowadził badania dotyczące właścicieli majątków na terenie Anglii. Ich rezultat był dość ciekawy. Okazało się bowiem, że aż 80% nieruchomości i ogólnego bogactwa należy raptem do 20% obywateli. Zaskoczony wynikami badania Pareto postanowił zweryfikować jak ma się sytuacja w innych europejskich krajach. Rezultat był jednak analogiczny. Na ich podstawie zdefiniowana została właśnie zasada 80/20, która mówiła, że 80% bogactwa danego kraju należy do 20% osób. Nie było to jednak jedyne odkrycie. Bowiem otrzymane rezultaty można było w różny sposób ekstrapolować. I tak przykładowo mogliśmy otrzymać wynik, który mówił nam, że 5% obywateli danego kraju posiada 50% majątku.

Inna teoria co do badań prowadzonych przez Vilfredo Pareto głosi, że w podobnym okresie analizował on zbiory grochu ze swojego ogrodu. Wówczas zauważył również, że 80 procent ziaren pochodzi raptem z 20 procent strąków.

Oba przypadki pokazują, że zasada 80/20 może mieć dość uniwersalne zastosowanie. Mimo to przez lata reguła określona przez Pareto nie mogła znaleźć szerszego rozgłosu. Rozpowszechniona została dopiero w latach 50. XX wieku przez Josepha Jurana – pochodzącego z Rumunii teoretyka zarządzania i jednego z pionierów zarządzania jakością.

Diagram Pareto – zastosowanie

Zasada Pareto, bo tak po latach została nazwana, znalazła szerokie zastosowanie w wielu branżach. Czytelnikom tego bloga kojarzyć się będzie z powszechnie stosowanym Diagramem Pareto, który bierze pod uwagę występującą zależność 80/20. Z racji prostoty a zarazem dużej efektywności Diagram Pareto uznany został przez Kaoru Ishikawę jednym z siedmiu tradycyjnych narzędzi zarządzania jakością. W tym gronie znalazły się również: histogram, diagram procesu, arkusz kontrolny, karta kontrolna, diagram Ishikawy, czy też diagram korelacji.

Poza zarządzaniem jakością zasada Pareto znajduje zastosowanie w ekonomii, bowiem to właśnie z tą dziedziną nauki związane są jej początki. Spotkamy się z nią także podczas ogólnych procesów związanych z podejmowaniem decyzji a nawet w marketingu, czy też w odniesieniu do zarządzania zasobami ludzkimi.

Z punktu widzenia zarządzania jakością Diagram Pareto najczęściej wykorzystywany jest do rozwiązywania problemów oraz nadawania priorytetów. Jeśli, bowiem przeanalizujemy występujące niezgodności to z dużą dozą prawdopodobieństwa zauważymy, że 80% z nich jest spowodowana raptem przez 20% przyczyn. Innym rezultatem może być również stwierdzenie, że 20% ogólnych rodzajów defektów stanowi w sumie 80% wszystkich niezgodności. Analogicznie podejść możemy do analizy, ale grupując problemy według numerów części, czy operacji produkcyjnych. Zatem Diagram Pareto to nic innego jak doskonałe narzędzie do sortowania informacji na dany temat.

Jak stosować Diagram Pareto krok po kroku – Excel

Skoro znamy już podstawy związane z zasadą 80/20 to możemy przejść do działania. Sprawdźmy zatem jakie kroki musimy podjąć, aby prawidłowo wykonać analizę.

1) Zdefiniuj problem, który chcesz rozwiązać. W tym celu świetnie sprawdzi się inne narzędzie jakościowe, o którym już pisaliśmy na blogu: 5W2H.

W naszym przypadku załóżmy, że będzie to:
W ubiegłym roku zezłomowano 82 sztuki co przełożyło się na wysoki poziom kosztów złej jakości Przyjęty cel został znacząco przekroczony.

2) Zbierz dane, które zostaną wykorzystane podczas analizy. Jeśli posiadasz dostęp do systemu erp, gdzie monitorowane są niezgodności, to wygeneruj odpowiedni raport zawierający informacje o rodzaju niezgodności oraz wydanej dyspozycji. Ponieważ skupiamy się wyłącznie na kosztach złej jakości, które zostały poniesione w związku z brakowaniem części to również tylko takie niezgodności będziemy analizować. Natomiast w przypadku braku dostępu do takiego systemu niezbędne będzie zebranie wymaganych informacji, które poddamy dalszej analizie.

Otrzymane dane prezentują się następująco:

Co ważne, zostały one tak dobrane, aby zachować idealne proporcje 80/20. Nie zawsze jednak tak będzie. W większości przypadków wyniki będą mniej lub bardziej oscylować według tej zasady, ale rzadko będą one idealne. Wszystko zależy od ilości danych jakie będą poddane analizie. Przy zbyt małej zachowanie proporcji zgodnie z zasadą Pareto będzie wręcz graniczyło z cudem. Miejmy tego świadomość. Narzędzie bowiem ma wyznaczać nam kierunek i nadawać priorytety dla zadań, które mają być wykonane.

W tym konkretnym przypadku pominiemy szczegóły dotyczące kosztów danej części zakładając, że są one zbliżone niezależnie od projektu. Wrócimy jednak to tego tematu w następnym przykładzie i sprawdzimy jaki może mieć to wpływ na nadawanie priorytetów.

3) Posortuj zebrane dane malejąco. W tym celu możemy użyć chociażby arkusz kalkulacyjny Excel. Bazujac na wersji 365 należy zaznaczyć obszar, którego dotyczyć będzie sortowanie a następnie z zakładki “Dane” (ang. Data) wybrać opcję “Sortuj od Z do A” (Sort Z to A). Sortowanie możemy pominąć jeśli zastosujemy wykres wspomniany w kroku czwartym. W takim przypadku Excel wykona je za nas.

4) Stwórz Diagram Pareto. Kolejny raz z pomocą przyjdzie nam Excel, bowiem Diagram Pareto to nic innego jak wykres słupkowy. Dodatkowo diagram zawiera również linię obrazującą procentowy przyrost wartości skumulowanej. Linia ta nazywana jest krzywą Lorenza. Dlatego bardzo często spotkamy się również z określeniem Diagram Pareto-Lorenza. Wybieramy zatem zakładkę “Wstawianie” (Insert) a następnie “Polecane wykresy” (Recommended Charts) Kolejnym krokiem jest wybór typu wykresu: Histogram, który zawiera również drugą opcję – Pareto.

Pozostało nam jeszcze nadanie prawidłowej nazwy dla naszego diagramu, lub całkowite jej usunięcie a także dostosowanie wyglądu do naszych oczekiwań. Możemy użyć gotowych szablonów dostępnych w zakładce “Projekt wykresu” (Chart Design). Opcjonalnie możemy również wstawić dodatkową linię, która zobrazuje nam wartość 80%.

Diagram Pareto – przykład

Przejdźmy teraz do drugiego przykładu, gdzie bazować będziemy na wartości naszych części, co będzie miało większe znaczenie w przypadku celu jakim jest obniżenie kosztów złej jakości. Hipotetyczna firma produkować będzie pięć różnych wyrobów, które nazwiemy A, B, C, D i E. Ten przykład również nieco uprościmy, bowiem koszty każdego wyrobu mogą się różnić w zależności od ilości operacji jakie zostały wykonane na danym wyrobie. Niektóre z nich mogą zatem przejść przez cały proces produkcyjny a inne tylko jego część.

Przyjęty koszt części prezentuje się następująco:

Natomiast tak wygląda przypisanie części do wad i sumarycznych kosztów:

Jeśli zaś uporządkujemy nasz dane rosnąco i stworzymy dla nich Diagram Pareto to zauważymy, że częściowo zmienią się priorytety. Największe koszty firma poniosła w związku z problemami, które zaistniały na części A. W takim przypadku w pierwszej kolejności dobrze będzie rozwiązać problemy z:
– otworem, który jest poza górną tolerancją, oraz
– złym gatunkiem materiału.

Diagram Pareto i co dalej?

Analiza wykonana przy zastosowaniu zasady 80/20 pozwala nam na nadawanie odpowiednich priorytetów. Nie oznacza to jednak, że pozostałe problemy jakie zaistniały są mniej ważne. W wielu przypadkach również będą wymagały rozwiązania jednakże rezultat nie będzie taki jak w przypadku tych 20 procent, które określiliśmy przy użyciu diagramu. Może się również zdarzyć, że nie zawsze priorytety określone przy użyciu Diagramu Pareto będą tymi rzeczywistymi. Musimy wziąć pod uwagę także inne czynniki, do których przykładowo możemy zaliczyć:
– harmonogram produkcji – czyli jakie są plany co do produkcji danej części w najbliższych tygodniach, lub miesiącach
– ryzyko opóźnienia wysyłek – czy jakaś inna część nie spowoduje braku terminowej dostawy i ewentualnych kar wynikających z kontraktu a także strat wizerunkowych
– częstotliwość produkcji danej części – może się bowiem okazać, że niska ilość wad w przypadku konkretnej części wynika z wolumenu a nie z dobrego procesu.

Jeśli jednak wyniki naszej analizy wzięły pod uwagę wszystkie czynniki to powinniśmy przejść do działania. W przypadku prostszych problemów możemy zastosować narzędzie 5Why. Natomiast do rozwiązania tych kompleksowych warto posłużyć się Raport 8D lub Raport A3. Więcej na temat każdego z tych trzech narzędzi znajdziecie w osobnych artykułach na blogu:
Raport 8D – czyli jak skutecznie eliminować niezgodności
Raport A3 – praktyczne rozwiązywanie problemów jakościowych

Diagram Pareto – zalety i wady

Każde narzędzie ma swoje zalety, ale może mieć również pewne ograniczenia, które spowodują, że przestaje być ono uniwersalne. Przyjrzyjmy się im zatem w odniesieniu do omawianej metodologii. Zaletą stosowania Diagramu Pareto są:
– maksymalizacja efektów – dzięki odpowiedniemu nadaniu priorytetów dużo szybciej osiągniemy widoczne rezultaty naszej pracy
– optymalizacja pracy – skupiamy się wyłącznie na najważniejszych problemach pomijając te najmniej istotne, co jednak może być również i wadą narzędzia
– bazowanie na skumulowanych danych – pozwala nam ocenić, które z przyczyn w dłuższym okresie czasu mają największy wpływ na nasz problem
– prostota – narzędzie nie należy do zbyt skomplikowanych w obsłudze i poradzi sobie z nim właściwie każda osoba. Jedyną kwestią, która może w jakimś stopniu powodować problemy jak prawidłowy dobór danych. Możemy to zauważyć na podstawie dwóch przedstawionych wcześniej przykładów praktycznych, gdzie ostateczne rezultaty się nieco różnią.

Diagram Pareto nie jest również pozbawiony wad, do których możemy zaliczyć:
– bazowanie na historycznych danych – niestety nie możemy wykonać analizy wyłącznie na podstawie przypuszczeń. Musimy posiadać twarde dane na temat danego problemu, aby nadać mu priorytety. Jednakże Diagram Pareto może nam również wskazać obszary, gdzie z dużą dozą prawdopodobieństwa problemy będą się powtarzać.
– pomijanie mniej ważnych przyczyn – nadając priorytety musimy pamiętać również o innych przyczynach występowania problemu, które w przypadku braku wyeliminowania mogą się powtarzać z dużo większą częstotliwością.
– określanie wyłącznie pierwotne przyczyny – stosowanie narzędzia może nas wyłącznie ukierunkować na rozwiązanie danego problemu, jednakże w dalszym ciągu wymagał on będzie dużo większej analizy z zastosowaniem innych narzędzi jakościowych.

10 kolejnych przykładów stosowania zasady 80/20

Na początku artykułu wspominaliśmy o przykładzie rozkładu majątku w XIX-wiecznej Anglii. Przyjrzyjmy się również innym przykładowym stwierdzeniom, które nie zawsze bazują na jakichkolwiek badaniach naukowych. Czasem mogą być po prostu wymysłem, aby dobrze zobrazować zasadę 80/20.
– 80 procent reklamacji składanych jest przez 20 procent klientów
– 80 procent zanieczyszczeń powodowane jest przez 20 procent firm
– 80 procent przychodu generowane jest przez 20 procent kapitału
– 80 procent ruchu drogowego w mieście koncentruje się na 20 procentach dróg
– 80 procent zapasów jest zapewniane przez 20 procent dostawców
– 80 procent wartości indeksu giełdowego jest generowane przez 20 procent firm
– 80 procent pracy wykonywana jest przez 20 procent pracowników
– 80 procent energii jest pobierane przez 20 procent urządzeń
– 80 procent wody w biurze wypija 20 procent pracowników
– 80 procent awarii występuje w 20 procentach samochodów.

Podsumujmy…

Diagram Pareto zaliczany jest do grona siedmiu tradycyjnych narzędzi zarządzania jakością. Analogicznie jak każda z tych metodologii również jest prostym narzędziem w obsłudze. Co prawda wymaga prawidłowego doboru danych, jednakże późniejsza ich analiza nie stanowi już trudności. Dzięki temu Diagram Pareto znalazł zastosowanie nie tylko w przemyśle, ale również w innych sektorach gospodarki. Narzędzie bazuje na zasadzie 80/20, jednak procentowe wartości w większości przypadków będą dość płynne. Podstawową zaletą narzędzia jest nadawanie odpowiednich priorytetów dla zadań, lub poszczególnych przyczyn, które będą wymagały dalszych działań. A jakie są Wasze doświadczenia jeśli chodzi o Diagram Pareto? Czy wykorzystujecie tą metodologię w Waszej codziennej pracy, czy może jednak stanowi ona tylko i wyłącznie dodatek, który jest stosowany dość sporadycznie. Podzielcie się swoimi opiniami w sekcji komentarzy poniżej. Do zobaczenia w następny poniedziałek!