Jak stworzyć diagram pokrewieństwa i okiełznać nadmiar informacji?
Wyobraź sobie, że siedzisz na spotkaniu, którego celem jest rozwiązanie jakiegoś problemu. Niekoniecznie jakościowego. Mijają kolejne minuty a w raz z nimi pojawiają się następne pomysły. Większość z nich zanotowana została na tablicy chociaż w czasie burzliwej dyskusji chyba kilka pominięto. Niektóre wydają się być w jakiś sposób ze sobą powiązane. Ale może to tylko przypadek? Spotkanie dobiega końca. Było dość owocne, bo jakby nie było w trakcie jego trwania zgłoszono ponad trzydzieści pomysłów. Jednak co dalej? W sumie to… jak zwykle ktoś je gdzieś przepisze a inna osoba zdecyduje co dalej z nimi zrobić. Jedną lub dwie propozycje się wdroży a reszta znajdzie się na liście zadań, które kiedyś może się do czegoś przydadzą. Albo raczej, wylądują na dnie szuflady i dość szybko o nich zapomnimy. Pytanie tylko, czy wybrane rozwiązanie rzeczywiście będzie najlepsze? A może w natłoku informacji pominęliśmy coś co także byłoby warte przeanalizowania? Inną kwestią jest pytanie czy zwróciliśmy uwagę na związek pomiędzy jednym a drugim pomysłem, o którym przed chwilą wspominaliśmy? Raczej nie, każdy z nich potraktowany został osobno.
Podobne wnioski można wysunąć po niejednym spotkaniu. Jak jednak radzić sobie z dużą ilością informacji? Jest na to prosty sposób, który o dziwo wcale nie narodził się w korporacyjnych murach jak wiele innych narzędzi. Jego rolą jest wsparcie procesu zarządzania zebranymi informacjami, czy też pomysłami, które są efektem burzy mózgów. Diagram pokrewieństwa, bo o nim mowa to łatwa w użyciu metodologia, która jeszcze w latach siedemdziesiątych ubiegłego wieku zaliczona została do grona siedmiu nowych narzędzi zarządzania jakością. W tym materiale sprawdzimy jak w praktyce go stosować, aby maksymalnie wykorzystać jego możliwości. Ale zanim przejdziemy do meritum poznajmy nieco teorii, która z pewnością ułatwi pracę z tym narzędziem. Miłej lektury!
W skrócie
Czytając ten artykuł dowiesz się:
- Co to jest diagram pokrewieństwa oraz kto go opracował.
- Jaki jest związek pomiędzy tą metodologią a górskimi szlakami, gdzieś w Nepalu.
- Jak krok po kroku stosować diagram pokrewieństwa.
- Jakie podobieństwa występują pomiędzy diagramem pokrewieństwa a diagramem Ishikawy oraz czy zawsze otrzymamy podobny wynik.
- Jakie są zalety stosowania diagramu pokrewieństwa.
Diagram pokrewieństwa – definicja i geneza
Jiro Kawakita, autor metodologii znanej jako diagram pokrewieństwa wcale nie był pionierem zarządzania jakością. Nie pracował również w żadnej firmie przemysłowej, a tym bardziej dla Toyoty, która jakby nie było jest pionierem wielu popularnych rozwiązań. Był za to antropologiem, który przez lata prowadził badania na terenie Japonii, Indii oraz Nepalu. Brzmi zaskakująco? To czytajcie dalej. Bowiem to właśnie do tego ostatniego kraju zawędrujemy. Nie będziemy jednak spędzać czasu na górskim szlaku, chociaż taka była właśnie jedna z metod profesora Kawakity na poznawanie miejscowej ludności. Odwiedzając odległe górskie wioski obserwował on między innymi problemy codziennego życia, z którymi musieli się mierzyć okoliczni mieszkańcy. A tych było co nie miara. Najważniejszymi zaś brak dostępu do wody pitnej oraz transport.
Z biegiem czasu kolejne kartki z informacjami lądowały na biurku Kawakity. Ciężko było jednak znaleźć jakąś zależność pomiędzy poszczególnymi danymi. I właśnie potrzeba ich usystematyzowania była początkiem powszechnie stosowanego obecnie narzędzia. Japoński profesor zdał sobie sprawę, że odpowiednie rozmieszczenie kartek pozwala na łatwiejsze pogrupowanie informacji oraz zdefiniowanie występujących między nimi relacji. Tak narodził się diagram pokrewieństwa a miało to miejsce pod koniec lat 60. ubiegłego wieku.
Diagram pokrewieństwa (ang. Affinity diagram) to narzędzie służące do porządkowania i grupowania zebranych pomysłów oraz informacji. Znajduje zastosowanie w procesie rozwiązywania problemów, także tych jakościowych, ale również do analizowania zdarzeń, czy też planowania. Metodologia znana jest również pod nazwami: diagram powinowactwa, analiza tematyczna, wykres podobieństw, czy też metoda KJ. W przypadku tej ostatniej nazwy KJ oznacza pierwsze litery imienia i nazwiska autora – Jiro Kawakity.
Narzędzie opracowane przez Kawakitę zostało docenione przez JUSE – Japoński Związek Naukowców i Inżynierów (ang. Union of Japanese Scientists and Engineers), który w 1976 roku zaliczył diagram pokrewieństwa do siedmiu nowych narzędzi zarządzania jakością. Ze względu na zastosowanie zebranych tam metodologii zestaw ten bywa również nazywany nowymi narzędziami zarządzania i planowania.
Więcej na temat nowej siódemki przeczytacie w osobnym materiale na blogu:
Nowe narzędzia zarządzania jakością
Kolejne artykuły w każdy poniedziałek!
Obserwuj Jakościowca w mediach społecznościowych i bądź na bieżąco.
Diagram pokrewieństwa – krok po kroku
Jak w przypadku każdego narzędzia jakościowego podstawą, od której zaczniemy działać będzie zdefiniowanie celu, problemu lub też zdarzenia wymagającego analizy. Jeśli dotyczy to zaistniałej sytuacji możemy posłużyć się innym narzędziem jakościowym 5W2H. W efekcie otrzymamy opis w postaci krótkiej notatki dziennikarskiej. Pomoże nam ona nakreślić cały kontekst danej sytuacji. Ważne jednak, aby dodatkowo przedstawić dany problem lub sytuację w postaci krótkiego stwierdzenia lub też pytania.
Jeśli nie znacie jeszcze 5W2H to sprawdźcie jego możliwości czytając:
Metoda 5W2H oraz 5 Why – jak zdefiniować problem i jego przyczynę źródłową – darmowy Excel
Skoro już wiemy nad czym będziemy pracować to możemy przejść do następnego kroku i określić kto właściwie będzie niezbędny w kolejnych etapach. Najlepiej, aby zespół składał się wyłącznie z kilku członków. Postawmy na jakość i zaangażowanie zamiast ilości. Pamiętajmy, że im więcej uczestników spotkania tym również rozrasta się grono tych, którzy nie wykazują się żadną aktywnością. Ale zapewne sami nieraz to już zauważyliście. Dobrą praktyką może być także dołączenie do zespołu kogoś kto nie do końca jest związany z danym tematem. Osoby takie mogą cechować się nieco inny spojrzeniem a w związku z tym przedstawić również jakiś ciekawy pomysł lub rozwiązanie.
Działamy! W większości przypadków diagram pokrewieństwa wykorzystywany jest podczas burzy mózgów, jednak nie jest to jedyne rozwiązanie. Forma przekazywania informacji zależy wyłącznie od nas. Pamiętajmy, że dla Jiro Kawakity był to żmudny proces zbierania danych a nie wyłącznie krótkie spotkanie. Jednak w przypadku różnych organizacji to właśnie burza mózgów bardzo często jest najefektywniejszym rozwiązaniem. Pamiętajmy tylko, aby każdy z członków zespołu z niezbędnym wyprzedzeniem otrzymał informacje na temat danego zagadnienia, które będzie wymagało analizy. Pozwoli to na odpowiednie przemyślenie tematu i przygotowanie się do spotkania. Oczywiście pomysły, które rodzą się na poczekaniu często są równie dobre, jednakże raczej wolelibyśmy uniknąć sytuacji, gdy dane rozwiązanie przyjdzie nam do głowy o kilka dni za późno.
W przypadku wykorzystania burzy mózgów i fizycznego spotkania każdy z uczestników zapisuje swoje pomysły na karteczkach samoprzylepnych i nakleja na tablicy. Takie podejście pozwala uniknąć pewnego chaosu jaki może wystąpić przy tradycyjnym zgłaszaniu pomysłów. Mamy za to spokój, który bardzo często sprzyja generowaniu ciekawych rozwiązań. Jednak jak wspomnieliśmy pomysły mogą być przekazywane w różny sposób. Równie dobrze możemy skorzystać z arkusza kalkulacyjnego umieszczonego na wspólnym dysku. W takim przypadku każdy z zainteresowanych będzie mógł przez określony czas zgłaszać swoje propozycje. Przy czym pamiętajmy, że identyfikacja danego rozwiązania z konkretną osobą nie będzie do niczego potrzebna. Niezależnie od wybranej metody ważną rzeczą będzie swoboda wypowiedzi. Dlatego unikajmy krytykowania, bo może to odbić się na kolejnych problemach analizowanych w ten sposób w przyszłości.
Skoro mamy komplet informacji to możemy przejść do wykonania diagramu pokrewieństwa. Jego podstawą jak wiemy jest wprowadzenie systematyki, dlatego niezbędne będzie przejrzenie wszystkich zebranych jak dotąd informacji. Na tym etapie najlepsze efekty osiągniemy jeśli zespół będzie pracował jednocześnie. Naszą rolą będzie znalezienie elementów wspólnych pomiędzy poszczególnymi pomysłami. W efekcie powinniśmy otrzymać kilka różnych grup zamiast początkowych kilkudziesięciu niezależnych informacji. Natomiast jeśli jakiś pomysł kompletnie nie pasuje do żadnej z kategorii to w większości przypadków zalecane jest jego odrzucenie. Zanim jednak to zrobimy sprawdźmy, czy rzeczywiście nie będzie miał on dla nas żadnej wartości dodanej.
Informacje są już pogrupowane. Idziemy zatem w dobrym kierunku. Nasze grupy wymagają jeszcze sformalizowania. Dlatego każdej z nich powinniśmy nadać odpowiednią nazwę. Najlepiej użyć krótkiej, ale takiej która od razu powie nam jakie pomysły są do niej zaliczane.
Możemy już przystąpić do narysowania diagramu pokrewieństwa. Zebrane informacje są sklasyfikowane w poszczególnych grupach dzięki czemu mamy przejrzysty obraz możliwych do podjęcia działań. Jednak w większości przypadków ciężko będzie użyć każdą informację lub też wdrożyć wszystkie pomysły. Dlatego powinniśmy wybrać najważniejszą grupę z punktu widzenia obranego celu lub analizowanego problemu. Możemy tego dokonać chociażby poprzez głosowanie, czyli jedną z najprostszych metod wyboru. Gotowe.
Jak stosować diagram pokrewieństwa?
1. Zdefiniuj co jest celem lub problem, który wymaga uwagi.
2. Powołaj zespół.
3. Rozpocznij zbieranie informacji – stosując przykładowo burzę mózgów.
4. Znajdź powiązania pomiędzy poszczególnymi informacjami i nadaj nazwę dla każdej grupy.
5. Narysuj diagram pokrewieństwa i wybierz najważniejszą grupę.
Jak możecie zauważyć praca z diagramem pokrewieństwa formalnie składa się z dwóch etapów. Pierwszym z nich są przygotowania obejmujące dwa powyższe kroki, zaś stworzenie diagramu odbywa się w pozostałych trzech.
Pamiętajmy, że raz wykonana praca może nam się wielokrotnie przydać. Unikajmy wyważania otwartych drzwi zwłaszcza jeśli w przyszłości istnieje duże prawdopodobieństwa napotkania analogicznego tematu do analizy. Dlatego dobrą praktyką będzie zarchiwizowanie wykonanego diagramu. Jeśli wykonaliśmy go w prostej formie na tablicy, stosując przy okazji wspomniane karteczki samoprzylepne, to po prostu zróbmy mu zdjęcie.
Diagram pokrewieństwa – przykład praktyczny
Przyszła pora na przykład praktyczny, które zobrazuje powyższe kroki. Zaczniemy od przygotowań, czyli określenia celu jaki zamierzamy osiągnąć oraz zebrania zespołu.
Pracujemy w młodej organizacji, która dopiero stawia pierwsze kroki w branży produkcyjnej. Nasi klienci wymagają certyfikowanego Systemu Jakości. Zatem nasz cel zdefiniujemy w formie pytania:
Jak wdrożyć System Zarządzania Jakością?
Jest to jedno z kluczowych zadań dla naszej organizacji, więc zaangażujemy w nie przedstawicieli kierownictwa z następujących działów:
– Zapewnienia Jakości
– Kontroli Jakości
– Zarządzania Zasobami Ludzkimi, oraz
– Technologicznego.
Możemy przystąpić do zbierania pomysłów. Zorganizowaliśmy godzinne spotkanie podczas, którego zebrano 20 różnych informacji. Jak widzimy na poniższej grafice są one w całkowicie nie uporządkowanej formie.
Zaczynamy poszukiwanie pokrewieństwa pomiędzy poszczególnymi pomysłami. W sumie zdefiniowaliśmy pięć różnych grup. Są to:
– Zasoby ludzkie
– Dokumentacja
– Wyposażenie
– Procesy
– Projekt
Gotowy diagram pokrewieństwa prezentuje się zatem następująco.
Ponieważ jesteśmy dopiero na etapie rozwoju naszej organizacji najbardziej kluczowe będą zasoby ludzkie.
Diagram pokrewieństwa a diagram Ishikawy
Uważny czytelnik na tym etapie powinien zauważyć pewne podobieństwo pomiędzy diagramem pokrewieństwa a diagramem przyczynowo-skutkowym. Zwłaszcza jeśli mówimy o rozwiązywaniu problemów jakościowych. W efekcie pracy z każdym z tych narzędzi otrzymamy pogrupowane przyczyny danej niezgodności, które mogą zostać poddane dalszej analizie. Mamy jednak pewne różnice występujące na wcześniejszych etapach pracy.
Tworząc diagram pokrewieństwa najpierw zbieramy pomysły, następnie szukamy powiązań a na końcu nadajemy nazwy poszczególnym grupom. Natomiast w przypadku diagramu rybiej ości mamy dokładnie na odwrót. Kategorie są już z góry narzucone i to do nich poszukujemy określonych przyczyn. Co jednak zrobić jeśli dane kategorie nie do końca pasują do naszego problemu? Dostępnych jest w sumie kilka różnych zestawów kategorii, ale to nie wszystko. Bowiem czytając dostępny na blogu artykuł poświęcony właśnie temu narzędziu zauważycie, że możliwości jest o wiele więcej. Znajdziecie go tutaj:
Diagram Ishikawy – czyli co łączy przyczynę ze skutkiem – darmowy Excel
Kolejną różnicą są w zasadzie otrzymane efekty. W przypadku diagramu Ishikawy staramy się znaleźć przyczynę pasującą do początkowo określonej kategorii. Od początku jesteśmy zatem niejako ukierunkowani. Chociaż z drugiej strony stanowi to też niebagatelne ułatwienie. Zwłaszcza jeśli poszukujemy powodów zaistnienia problemu w danym obszarze, przykładowo produkcyjnym.
Diagram pokrewieństwa zapewnia za to całkowitą swobodę poszukiwania pomysłów, czy też przyczyn danego problemu. Jednakże w pewnych warunkach, jak chociażby wspomnianej niezgodności produkcyjnej, może powodować przypadkowe pominięcie niektórych czynników. Po prostu brak z góry określonej kategorii spowoduje, że pewne przyczyny nawet nie przyjdą nam na myśl.
Zatem mimo, że obydwa narzędzia z pozoru wydają nam się bliźniacze to zastosowana mechanika rozwiązywania danego problemu może nas zaprowadzić w całkowicie różnych kierunkach.
Jakie zalety ma diagram pokrewieństwa?
Skoro wiemy już czym jest i jak opracować diagram pokrewieństwa to z łatwością będziemy w stanie określić jakie zalety niesie jego stosowanie.
– prostota – narzędzie jest tak łatwe w użyciu, że nie potrzeba żadnych dedykowanych szkoleń, aby je prawidłowo używać
– wizualna forma – zebrane informacje prezentowane są w czytelny sposób, co znacząco ułatwia podejmowanie właściwych decyzji
– brak ograniczeń w stosowaniu – może być wykorzystany do wielu różnych analiz, które przykładowo rozwiążą zaistniały problem lub pomogą osiągnąć założony cel
– generuje nieszablonowe rozwiązania – w przeciwieństwie do wspomnianego diagramu Ishikawy nie narzuca nam nic, mamy całkowitą swobodę kreowania nowych pomysłów.
Podsumowując…
Diagram pokrewieństwa to jedno z niewielu powszechnie stosowanych narzędzi, którego korzenie sięgają daleko poza tematykę zarządzania jakością. Opracowane zostało przez japońskiego antropologa Jiro Kawakitę podczas analizowania codziennego życia mieszkańców górskich wiosek w Nepalu. Metodologia pozwala na usystematyzowanie zebranych informacji, czy też pomysłów. Z powodzeniem wykorzystywane jest do analizowania problemów, zaistniałych sytuacji, wyznaczania kierunków działania, czy też określania metod niezbędnych do osiągnięcia założonego celu. Najlepiej sprawdzi się w pracy grupowej, jednak jak pokazał autor narzędzia, równie dobrze może być stosowane w pojedynkę. Wszystko zależy od rodzaju analizy jaką zamierzamy przeprowadzić oraz czasu jaki na nią mamy.
Dzięki swojej prostocie diagram pokrewieństwa zdobywa coraz więcej zwolenników. Pytanie tylko, czy sami jak dotąd go używaliście a jeśli tak to jaki rodzaj analizy został wykonany? Mam nadzieję, że ten materiał wprowadził Was w tajniki stosowania tej metodologii. Do zobaczenia już w następny poniedziałek!
