DMAIC, czyli jak skutecznie rozwiązywać problemy oraz doskonalić procesy
Są takie problemy, z którymi różne organizacje borykają się przez długie lata. Właściwie to stan ten trwa już tyle czasu, że wszyscy zdążyli się do niego przyzwyczaić. Co prawda podejmowano już pewne działania, ale z czasem okazywały się nie do końca skuteczne. Przykładem niech będą ciągłe awarie maszyn, notorycznie spóźnione wysyłki, czy też reklamacja za reklamacją. Właściwie to wymieniać można by bez końca.
Szkoda tylko, że nikt nie zadał sobie trudu, aby zweryfikować dlaczego dotychczasowe rozwiązania nie były efektywne. Najczęściej powód jest prosty i płynie z samej góry. A tam, póki są zamówienia, sprzedaż i dodatnie przepływy z działalności operacyjnej to nikt nie będzie sobie zawracał głowy drobnymi tematami, jak chociażby spadek zadowolenia klienta. Po co nam działania długoterminowe skoro jest dobrze jak jest.
Taki stan nie będzie jednak trwał wiecznie. Otrzeźwienie przyjdzie, gdy główny klient zdecyduje się wybrać inne źródło dostaw. Wtedy kierownictwo zacznie zadawać niewygodne pytania… Tylko, czy nie za późno? Czasem podejście zmienia się radykalnie także wraz ze zmianą szefostwa. Tak zwana „nowa miotła” może mieć całkowicie inne podejście do danego tematu niż poprzednicy. W końcu nie bez powodu dokonano tych zmian.
Pojawiają się wówczas nowe cele. Będziemy analizować i rozwiązywać to co do tej pory nie dało się naprawić. Jednak jak pokazały dotychczasowe doświadczenia nie będzie to wcale takie łatwe. No chyba, że… zmienimy stosowaną metodologię i nieco inaczej podejdziemy do tematu. Nie jesteśmy jednak skazani na porażkę, bo z pomocą przyjdzie nam DMAIC, znane z Six Sigma podeście do rozwiązywania tego co nierozwiązywalne.
W tym artykule rozłożymy DMAIC na czynniki pierwsze i sprawdzimy jak go używać, aby przyniósł nam jak najwięcej korzyści.
W skrócie
Czytając ten artykuł dowiesz się:
- Co to jest DMAIC oraz jakie jest jego zastosowanie.
- Jakie są fazy DMAIC.
- Jakie narzędzia mogą być niezbędna na różnych etapach realizacji projektu.
Co to jest DMAIC?
DMAIC jest to ustrukturyzowane podejście do rozwiązywania złożonych problemów, doskonalenia procesów i osiągania lepszych wyników. Stanowi jedno z podstawowych narzędzi stosowanych w metodologii Six Sigma, jednakże równie dobrze sprawdzi się i bez niej.
DMAIC jest akronimem od pięciu anglojęzycznych słów, które reprezentują kolejne fazy metodologii:
D – Define – zdefiniuj co jest tematem, nad którym będziemy pracowali oraz co na chwilę obecną wiemy
M – Measure – dokonaj pomiarów i zbierz dodatkowe dane, które pozwolą nam prawidłowo określić jak wygląda stan obecny
A – Analyze – przeanalizuj zebrane dane i określ problemy, których rozwiązanie pomoże nam na osiągniecie założonego celu
I – Improve – dokonaj usprawnień, zaplanuj rozwiązanie, które wyeliminuje dany problem a następnie je wdróż
C – Control – nadzoruj wdrożone zmiany, aby zapewnić, że są trwałe i efektywne.
DMAIC stosowany jest do rozwiązywania problemów, dla których ani nie znamy przyczyn źródłowych, ani też nie wiemy jakie działania należy podjąć w celu ich wyeliminowania. Niezwykle istotna jest kolejność podejmowanych kroków, bowiem już na jego pierwszym etapie może się okazać, że problem jest na tyle trywialny, że nie będzie wymagał zastosowania tej metodologii.
DMAIC krok po kroku
Metoda DMAIC oparta jest o pięć kolejnych faz, które przybliżą nas do skutecznego rozwiązania problemu. Sprawdźmy zatem bardziej szczegółowo jakie zadania realizowane są w każdej z nich a także jakie narzędzia mogą nam być potrzebne.
Faza 1. Define
Zaczynamy od zdefiniowania kontekstu danego problemu czy też możliwości do doskonalenia określonego procesu. Podstawą oczywiście będzie cel jaki zamierzamy osiągnąć. Aby jednak tego dokonać najpierw musimy poznać potrzeby biznesowe naszej organizacji a także oczekiwania naszego klienta. I to dokładnie w tej kolejności.
W przypadku naszej organizacji przede wszystkim opierać będziemy się na problemach z jakimi mamy do czynienia, a które chcielibyśmy rozwiązać. Możemy bazować na dotychczasowych zgłoszeniach lub też na wskaźnikach procesowych, gdzie daleko nam do przyjętego celu.
Natomiast drugą kwestią są oczekiwania klienta. I to niekoniecznie tego zewnętrznego, bowiem równie dobrze może to być klient wewnątrz naszej organizacji. Niezależnie jednak od tego pamiętajmy, że potrzeby klienta muszą być w jakiś sposób mierzalne. W końcu jedną z głównych cech DMAIC jest bazowanie na danych, ale także na faktach. Dlatego określenie w stylu „wydaje mi się” nie będzie za grosz precyzyjne. W przypadku projektów realizowanych według metodologii Six Sigma na tym etapie pomocne będzie Drzewo CTQ (Critical to Quality).
Skoro zamierzamy cokolwiek zmieniać to niezbędne będzie również dokładne poznanie procesu, który jest ściśle powiązany z naszym klientem. Musimy wiedzieć co do niego wchodzi oraz jaki rezultat nam on zapewnia. Ale to nie wszystko, bo przecież najistotniejsze będzie to co się w jego ramach dzieje. Mamy kilka narzędzi, które mogą nam przyjść tutaj z pomocą. Przykładem może być SIPOC, VSM, czy też dobrze wszystkim znany Diagram Procesu.
Informacje zebrane na temat stanu obecnego pozwalają na zdefiniowanie celu jaki będziemy zamierzali osiągnąć. Ważne, żeby określony on został zgodnie z metodą SMART, czyli by był:
– sprecyzowany i zrozumiały dla każdego członka zespołu
– mierzalny, czyli aby dało się go w jakiś sposób monitorować
– osiągalny, a więc możliwy do realizacji
– miał określone ramy czasowe.
Na tym etapie metodologii DMAIC potrzebne będzie również zdefiniowanie zasobów niezbędnych do realizacji projektu a także przypisanie odpowiednich zadań poszczególnym członkom zespołu. Na bazie tych informacji tworzymy harmonogram według, którego będzie pracować.
W przypadku stosowania DMAIC dla projektów Six Sigma wszystkie zebrane informacje zostają zapisane w Karcie Projektu (ang. Project Charter). Poza wspomnianymi narzędziami pomocne mogą być również diagram pokrewieństwa czy też FMEA. Więcej na ich temat przeczytacie w osobnych artykułach na blogu:
Jakościowiec teraz także na LinkedIn!
Faza 2. Measure
Przed nami kolejna faza podczas, której przeanalizujemy jak w rzeczywistości działa dany proces. Jak już wspominaliśmy DMAIC bazuje na faktach dlatego będziemy musieli zebrać niezbędne dane, które ułatwią nam późniejszą analizę danego zagadnienia. Etap ten pomoże nam odpowiedzieć na pytanie: Co właściwie jest naszym problemem? Nie będziemy jednak wchodzić w szczegóły dlaczego tak się dzieje. Tym bowiem zajmiemy się w następnej fazie projektu.
Podstawą do zbierania danych będzie oczywiście arkusz kontrolny. Może mieć on różną formę. Ważne jednak, aby to co w nim zapiszemy odpowiadało naszym potrzebom. Jeśli nie wiesz czym właściwie on jest albo jakie są jego rodzaje to przeczytaj poniższy wpis:
Skoro udało nam się skompletować niezbędne dane to możemy przejść do poszukania odpowiedzi na postawione przed chwilą pytanie. Aby jednak tego dokonać często zebrane informacje wymagać będą pewnej obróbki bądź też formy wizualizacji. W tym pomogą nam run chart, karta kontrolna, histogram, diagram Pareto czy też diagram korelacji. Częstą praktyką na tym etapie jest również badanie zdolności procesu. Sporo tego, jednak nie musimy obligatoryjnie korzystać z każdego z tych narzędzi. Najważniejsze, aby wybrana metoda była dostosowana do naszych potrzeb. Więcej na temat wspomnianych narzędzi przeczytacie w artykułach przypisanych do kategorii:
Podczas drugiego etapu DMAIC, w zależności od tego czego dotyczy nasz problem, pomocne może być także użycie MSA. Jego zadaniem jest ocena wiarygodności stosowanego systemu pomiarowego.
Faza 3. Analyze
Przechodzimy do trzeciego etapu DMAIC. Zebraliśmy niezbędne dane, które pomogły nam w pełni zrozumieć jak w rzeczywistości działa nasz proces. Ale jego funkcjonowanie to nie wszystko, bowiem udało nam się również uzyskać odpowiedź na pytanie dotyczącego jego największej bolączki. Czegoś, z czym teraz będziemy musieli walczyć, aby osiągnąć zamierzony cel. A może nawet okazało się, że w danym procesie tych problemów jest nieco więcej niż się spodziewaliśmy. Tylko jak dotąd nie zauważaliśmy, że zaczyna się dziać coś złego. Na przykład jakiś niepojący trend, który za chwilę spowoduje, że każda wykonana sztuka będzie niezgodna.
Musimy zatem na każdy zdefiniowany problem spojrzeć nieco głębiej i zbadać jego przyczynę. Tych może być jednak dużo więcej. Dlatego na każdy przypadek warto spojrzeć nieco szerzej. Ciekawym rozwiązaniem do poszukiwania kolejnych przyczyn zaistniałego problemu może być wykorzystanie trzech różnych narzędzi. Istotna jest w tym wypadku kolejność. Będą to:
- Diagram Ishikawy – pozwoli on na zdefiniowanie różnych przyczyn bazując na gotowym schemacie kategorii
- Diagram relacji – dzięki niemu sprawdzimy co łączy poszczególne przyczyny danego problemu oraz zweryfikujemy czy występujące między nimi relacji nie wpływają na powstawanie kolejnych przyczyn
- 5 Why – na koniec pozostała nam już bardziej szczegółowa analiza każdej z przyczyn
Częstą praktyką w przypadku procesów produkcyjnych jest definiowanie przyczyny źródłowej danego problemu, systemowej a także jeśli ma to zastosowanie powodów dlaczego dany defekt nie został wykryty. Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba to nie ograniczajmy się na siłę wyłącznie do tych trzech. Czasem dany problem może być powodowany przez kilka niezależnych czynników, co świetnie obrazuje wspomniany przed chwilą diagram relacji.
Kolejne artykuły w każdy poniedziałek!
Obserwuj Jakościowca w mediach społecznościowych i bądź na bieżąco.
Faza 4. Improve
Czas na zmiany. Znamy już źródła naszego problemu, możemy więc wdrożyć pewne usprawnienia. Dzięki temu, że w pełni zrozumieliśmy jak działa analizowany proces, podejmowane działania będą dużo skuteczniejsze. A te w wielu przypadkach wymagać będą pracy u samych podstaw.
Skutecznym narzędziem, które przeprowadzi nas przez cały cykl naprawy funkcjonowania danego procesu z pewnością będzie Raport A3. Obejmuj on pewne elementy, które były już częścią poprzednich etapów – czyli wyznaczenie celu, zdefiniowanie problemu, czy też określenie poszczególnych jego przyczyn. Ale oczywiście to nie wszystko, bo jego rolą będzie poprowadzenie tego tematu do końca. Więcej na temat tego narzędzia przeczytacie we wpisie:
W przypadku czwartej fazy DMAIC, czyli Improve zaplanowane a następnie wdrożone zostaną odpowiednie działania korygujące, których rolą będzie wyeliminowanie stwierdzonych przyczyn. Jeśli problemem jest brak przestrzegania pewnych kroków procesu możemy zapewnić niezbędne szkolenia odświeżające a w niektórych przypadkach nawet całkowicie przebudować program szkoleń. Nie oszukujmy się jednak, że nagle to zadziała jeśli do tej pory tak nie było. Oczywiście nie zawsze takie podejście jest skazane na porażkę, bowiem w wielu przypadkach może to wystarczyć. Jednak pamiętajmy o czymś takim jak czynnik ludzki. Za jego sprawą nawet najlepiej przeszkolony pracownik w pewnych warunkach popełni błąd.
Istnieją różne czynniki, które w większym lub mniejszym stopniu mogą wpływać na ryzyko wystąpienia pomyłki. Warto je poznać, bowiem może się okazać, że zaplanowane działania za grosz nie będą skuteczne. Temat ten szeroko omawialiśmy we wpisie:
Niektóre problemy powiązane mogą być również z brakami natury systemowej. Niezbędne zatem będzie zaktualizowanie niektórych instrukcji bądź procedur, a czasem także stworzenie całkiem nowych dokumentów. W takiej sytuacji szkolenia dotyczące wprowadzonych zmian zmian również będą obligatoryjne.
Czasem jednak najlepszym wyjściem będzie po prostu uniemożliwienie pomyłki. Rozwiązania tego typu znane są pod nazwą Poka-Yoke. Poza nim istnieją również inne narzędzia ciągłego doskonalenia, które często stosowane są jako pewna forma usprawnień na tym etapie stosowania podejścia DMAIC. Przykładami mogą być chociażby 5S, TPM, SMED, czy też Kanban. Więcej na ich temat przeczytacie w różnych artykułach przypisanych do kategorii:
Faza 5. Control
No dobrze, udało nam się usprawnić nasz proces. Co jednak zrobić jeśli podjęte działania będę efektywne tylko przez jakiś krótki okres czasu? Czy odejście doświadczonego pracownika i zastąpienie go innym nie spowoduje, że zabawę zaczynać będziemy od nowa? Aby tak się nie stało niezbędne będą dodatkowe działania w ramach fazy Control. Jest ona dość istotna, bowiem niektórzy po wykonaniu etapu Improve mogą stwierdzić, że ich rola w projekcie dobiegła końca. I tyle, można zając się innymi tematami. A przecież wcale tak nie jest.
Przede wszystkim musimy potwierdzić, czy to co w ogóle zrobiliśmy rzeczywiście jest skuteczne. Ale eliminacja przyczyn, które zdefiniowaliśmy to nie wszystko. Istotne jest w końcu rozwiązanie problemu. Nie raz bowiem się zdarza, że źródło problemu zostało wyeliminowane, ale ten nadaj istnieje. Czyli przyczyna, którą stwierdziliśmy nie była ostatecznie właściwa. Uważajmy na to.
Kolejną kwestią jest zapewnienie, że problem rozwiązany został na wszystkich maszynach tego typu, wszystkich zmianach, czy też podobnych produktach. Ale to nie wszystko, warto zwrócić także uwagę, czy wszyscy pracownicy przypisani do danego zadania nie tylko wiedzą jak je wykonać, ale także potrafią to zrobić. Co więcej, zwróćmy też uwagę na to czy dla każdego pracownika dostępne są wszystkie niezbędne zasoby powiązane z wdrożonym usprawnieniem.
Dość prostym rozwiązaniem a z drugiej strony cechującym się dużą skutecznością są listy kontrolne. Osoba, która wykonała dane zadanie lub też krok musi to potwierdzić na dedykowanym formularzu. Pomocne będą również plany kontroli, które na bieżąco pozwolą na monitorowanie różnych cech produktu pod kątem spełnienia wymagań. Szerzej o tym temacie przeczytacie we wpisie:
Pewną formą okresowej weryfikacji zarówno skuteczności podjętych działań jak i ich dalszego funkcjonowania są różne typy audytów. Przykładem może być LPA czy też audyt stanowiskowy. Z punktu widzenia statystycznego pomocne może być też monitorowanie różnych wskaźników procesu. Natomiast wybrane charakterystyki możemy kontrolować stosując chociażby kartę kontrolną, o której już wspominaliśmy na etapie fazy Measure. Pozwoli nam to na dużo szybsze reagowanie na pierwsze symptomy nawracającego problemu. Z punktu widzenia biznesowego jest to o wiele mniej inwazyjne niż informacja od klienta o niezgodnym wyrobie albo też innym problemie. A taki właśnie był nasz cel, aby go wyeliminować.
Udało się? Może, więc zamknąć nasz projekt.
Podsumowując…
DMAIC to ustrukturyzowane podejście, które stosowane jest w celu usprawniania procesów. Bazuje na pięciu kolejnych fazach, które pozwalają nam na dogłębne zbadanie stanu faktycznego a także podjęcie odpowiednich działań mających na celu skuteczną eliminację danego problemu. DMAIC często bywa wykorzystywany w ramach projektów Six Sigma, jednakże z powodzeniem może być realizowana także oddzielnie. Nawet w naszym życiu prywatnym. Wówczas jak wiadomo pewne etapy zostaną uproszczone do minimum. Najważniejsze jednak, aby problem został nie tylko skutecznie rozwiązany, ale też by więcej nie powrócił. A właśnie w takich przypadkach metodologia ta jest często stosowana, czyli gdy inne metody zawiodą. Na każdym z etapów DMAIC wykorzystuje różne narzędzia jakościowe i ciągłego doskonalenia. Tutaj jednak można stosować całkowicie dowolne podejście, byle by było efektywne.
Mam nadzieję, że ten artykuł przybliżył Wam metodykę DMAIC i od teraz dużo łatwiej będzie Wam zastosować ją w pracy zawodowej. Podzielcie się swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniami w sekcji komentarzy poniżej. Do zobaczenia w następny poniedziałek!
