Metoda SMART, czyli jak definiować cele – przykłady i szablon Excel

Co to jest metoda SMART i jakie jest jej zastosowanie?

Metoda SMART jest koncepcją wspomagającą wyznaczanie celów, która bierze pod uwagę pięć kluczowych cech. W tradycyjnym modelu każdy zdefiniowany cel powinien być:

• Konkretny (S – Specific) – Co dokładnie jest założeniem danego celu?
• Mierzalny (M – Measurable) – W jaki sposób można sprawdzić, że dany cel został zrealizowany?
• Osiągalny (A – Achievable) – Czy dany cel jest możliwy do osiągnięcia?
• Istotny (R – Relevant) – Po co dany cel jest realizowany?
• Określony w czasie (T – Time-bound) – Do kiedy dany cel należy zrealizować?

SMART to akronim od pierwszych liter pięciu powyższych anglojęzycznych słów. Warto jednak wiedzieć, że na przestrzeni lat pojawiło się wiele alternatyw, które zwiększyły uniwersalność tej metody. W efekcie stała się ona bardziej powszechna, a w przypadku wielu organizacji SMART jest dziś nieodłącznym elementem na etapie kreowania celów.

Metoda SMART może mieć różne zastosowanie. Najczęściej stosowana jest do wyznaczania celów związanych z:

• rozwojem zawodowym
• życiem prywatnym
• zarządzaniem zespołem
• zarządzaniem projektami
• rozwojem biznesu

Warto wiedzieć! Metoda SMART dzięki szczegółowemu i praktycznemu podejściu pozwala na wykonanie prostej analizy opartej na ryzyku oraz znacząco zwiększa szanse na realizację danego celu. Z drugiej strony określa jednak wyłącznie parametr końcowy, nie definiując przy tym sposobów na osiągnięcie danego celu.

Jakie są alternatywne modele SMART?

Poza klasycznym modelem istnieje wiele wariacji dla każdego z pięciu słów. W zależności od potrzeb zastąpiona może być wyłącznie jedna cecha lub nawet każda z nich.

Modele SMART jako akronim na bazie anglojęzycznych słów, mogą opierać się na poniższych cechach:

Jeśli chcemy posługiwać się wyłącznie polskojęzycznymi nazwami, to model SMART możemy stworzyć na bazie poniższych przykładów:

Warto wiedzieć! Modyfikując lub tworząc własny model SMART należy pamiętać, aby poszczególne słowa nie miały podobnego znaczenia. W przeciwnym razie znacząco ograniczymy skuteczność tej metody.

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

Jak wyznaczać cele stosując metodę SMART?

Niewątpliwą zaletą metody SMART jest fakt, że prowadzi nas krok po kroku przez kolejne etapy, aż do momentu finalnego określenia celu. Ustrukturyzowana forma modelu pozwala nam więc na stworzenie standardu, który będzie powielany w każdym kolejnym przypadku. Z czasem wyrobimy sobie dzięki temu pewien nawyk, zaś samo definiowanie celów przychodzić nam będzie z ogromną łatwością.

Poniżej znajdziemy krótki przewodnik, jak krok po kroku wyznaczać cele z wykorzystaniem metody SMART. Opierać będziemy się na tradycyjnym modelu. W razie konieczności jego modyfikacji, niezbędne będzie zatem odpowiednie dostosowanie poszczególnych kroków do zmienianych słów.

Metoda SMART krok po kroku:

1. Skonkretyzuj cel (Specific)
2. Dobierz twarde mierniki (Measurable)
3. Zweryfikuj szanse na realizację (Achivable)
4. Sprawdź spójność ze strategią (Relevant)
5. Wyznacz ramy czasowe (Time-bound)

Krok 1. Skonkretyzuj cel (Specific)

Zdefiniuj precyzyjnie obszar i problem

Zaczynamy od najważniejszego etapu i stawiamy na konkretne informacje. Im dokładniej określimy nasze potrzeby, tym również większe szanse nie tylko na osiągnięcie celu, ale przede wszystkim na prawidłową realizację przypisanych zadań. Dlatego zamiast ogólników w stylu „poprawimy jakość”, będziemy musieli dużo głębiej wejść w szczegóły.

• Posługując się uproszczoną wersją 5W2H odpowiedz na poniższe pytania:
  • Co jest potrzebne?
  • Gdzie to jest potrzebne?
  • Kiedy to jest potrzebne?
  • Kto tego potrzebuje?
  • Dlaczego to jest potrzebne?
• Przypisz podstawowe odpowiedzialności, zwłaszcza jeśli cel wymagać będzie pracy zespołowej. Pomoże Ci w tym macierz RACI lub jej odmiany.

Przykład: Wdrożenie systemu przepływu jednej sztuki (One-Piece-Flow) oraz optycznych czujników Poka-Yoke na stacji testowej linii montażu modułów elektronicznych, aby wyeliminować problem przepuszczania wadliwych lutów na kolejne stanowiska.

Krok 2. Dobierz twarde mierniki (Measurable)

Ustal wskaźniki (KPI)

Na tym etapie odpowiemy sobie na pytanie związane z osiągnięciem celu. Skąd bowiem mamy wiedzieć, że cel rzeczywiście został zrealizowany? Najlepszym rozwiązaniem, które może nam w tym pomóc, będzie określenie odpowiednich wartości liczbowych lub procentowych.

Dla mnie zawsze był to najtrudniejszy etap i często wiązał się z koniecznością przebudowania podstawowych założeń celu. W końcu jeśli nie jestem w stanie czegoś zmierzyć, to skąd będę wiedział, że rzeczywiście osiągnąłem sukces?

Przykład: Zredukowanie wskaźnika wewnętrznych braków na testowej linii montażu modułów elektronicznych z obecnych 4,2% do poziomu maksymalnie 1,5%.

Krok 3. Zweryfikuj szanse na realizację (Achivable)

Wykonaj audyt zasobów

Cel musi być atrakcyjny i stanowić wyzwanie. Mamy wówczas większą motywację do jego realizacji. Jeśli jednak jego podstawowe założenia są nierealne to szybko stracimy zapał do pracy.

W przypadku celów biznesowych oceńmy czy mamy dostępne zasoby w postaci:

• czasu
• wiedzy
• narzędzi
• ludzi

Ważne mogą okazać się również czynniki zewnętrzne związane chociażby z gospodarką oraz wewnętrzne odnoszące się przykładowo do dostępnego budżetu. W jaki sposób bowiem możemy dokonać modyfikacji naszej linii jeśli na rynku jest recesja, a firma tnie koszty ze względu na znaczący spadek zamówień? Dzięki temu będziemy w stanie zweryfikować, czy wartości zdefiniowane w kroku drugim rzeczywiście są możliwe do osiągnięcia.

Kiedyś spotkałem się z określeniem „Nie mylmy planu z wykonaniem”. No tak, w końcu mówi się, że papier wszystko przyjmie. Jednak co z tego jeśli z góry skazani jesteśmy na porażkę? Zatem jeśli mamy wątpliwości, wróćmy do kroku drugiego i zmieńmy nasze założenia.

Oceniając cele osobiste, sprawdźmy także:

• dostępność czasu
• posiadane kompetencje
• wolne środki finansowe
• dostępność narzędzi oraz wiedzę na temat ich stosowania

Przykład: Upewniamy się, że cel jest realny, ponieważ dział Utrzymania Ruchu ma już zatwierdzony budżet operacyjny wynoszący 15 000 zł na zakup optyki, a operatorzy linii w zeszłym miesiącu przeszli pełne szkolenie teoretyczne z zasad One-Piece-Flow. Redukcja braków będzie trudna, ale technicznie w pełni możliwa do osiągnięcia przy tych zasobach.

Krok 4. Sprawdź spójność ze strategią (Relevant)

Sprawdź spójność z głównymi celami biznesowymi lub osobistymi

Dlaczego ten cel jest kluczowy dla nas lub danej organizacji akurat w tym momencie? Co dzięki niemu osiągniemy, ale też jakie szanse bez jego realizacji możemy stracić?

W życiu prywatnym często możemy pozwolić sobie na realizację celu, który sprawi nam przyjemność. Oczywiście zakładając, że nie wpłynie on na inne nadrzędne dla nas cele – przykładowo nie nadwyręży budżetu.

Zupełnie inne podejście natomiast będziemy musieli mieć w przypadku celów biznesowych – muszą być one bowiem spójne z długoterminową strategią organizacji. W takim przypadku warto także sprawdzić, czy cel rzeczywiście jest dostosowany do danego działu, bo może to inny zespół jest lepiej przygotowany do jego realizacji.

Przykład: Ta optymalizacja bezpośrednio wspiera strategiczny cel zakładu, jakim jest przygotowanie infrastruktury do pozytywnego przejścia rygorystycznego audytu procesu według standardu VDA 6.3 dla nowego klienta z branży automotive.

Krok 5. Wyznacz ramy czasowe (Time-bound)

Ustal ostateczny termin realizacji

Określenie „kiedyś”, czyli po prostu odkładanie danego zadania na później, jest kluczowym elementem decydującym o braku realizacji celu zwłaszcza w sferze życia prywatnego. Mija czas, a my dopiero wraz z pojawieniem się pierwszych siwych włosów na skroniach, łapiemy się na tym, że to „kiedyś” trwa już ponad 20 lat.

Dużo łatwiej jest w kwestiach biznesowych. Tutaj czas ma zasadnicze znaczenie, a planowanie zadań wraz z przypisanym czasem realizacji stanowi chyba już standard w każdej poważnej organizacji. Wyznaczenie ram czasowych pozwala nam na opracowanie szczegółowego harmonogramu zadań a także stworzenie poczucia pilności. Dlatego na etapie kroku 5. wyznacz:

• poszczególne kroki milowe, które pozwolą na potwierdzenie postępów w realizacji
• ostateczny termin zamknięcia zadań i wykonania celu

Przykład: Cały projekt, począwszy od fizycznej przebudowy stanowisk, przez instalację Poka-Yoke, aż po ustabilizowanie nowych wskaźników, musi zostać w pełni zakończony i zwalidowany do 30 września bieżącego roku. Daje to zespołowi bezpieczny, miesięczny bufor przed zaplanowanym na listopad audytem klienta.

Krok 6. Zbierz dotychczasowe informacje i zdefiniuj ostateczny cel

Wykonaj podsumowanie

Mamy już komplet niezbędnych informacji. Możemy teraz przejść do finalnego etapu i stworzyć nasz cel w formie krótkiej notatki prasowej.

Przykład: Do 30 września bieżącego roku [T], przeprowadzimy transformację testowej linii montażu modułów elektronicznych z produkcji partiami na system One-Piece-Flow wraz z instalacją optycznego Poka-Yoke [S]. Wykorzystując zatwierdzony budżet Utrzymania Ruchu oraz kompetencje operatorów po szkoleniach [A], zmniejszymy wskaźnik braków z 4,2% do maksymalnie 1,5% [M]. Działanie to jest absolutnie niezbędne, by spełnić wymogi nadchodzącego audytu VDA 6.3 i uwolnić kapitał zamrożony w produkcji [R].

Na co zwrócić uwagę tworząc cele z użyciem metody SMART?

Zanim przejdziemy do wyznaczania własnych celów, warto także poznać kilka praktycznych wskazówek, które mogą zarówno ułatwić samo wyznaczanie celów jak i ustrzec nas przed popełnieniem błędów.

• Kompleksowe cele rozbijaj na mniejsze z krótszym terminem realizacji. Pozwoli to częściej celebrować zakończenie pewnego etapu oraz bardziej zmotywuje nas do dalszej pracy.
• Korzystaj z gotowego szablonu, który znacząco ułatwi pracę. Archiwizuj wszystkie szczegóły i przechowuj w łatwo dostępny sposób. Dzięki czemu łatwo będziesz mógł zweryfikować postępy w realizacji swoich celów oraz w razie potrzeby odpowiednio je zmodyfikować. Darmowy szablon do pobrania znajdziesz w dalszej części artykułu.
• Regularnie sprawdzaj postępy oraz zgodność z przyjętymi założeniami. Pozwoli Ci to na szybką identyfikację opóźnień a także potwierdzenie, czy wszystkie realizowane zadania są zgodne z zaplanowanym celem.

Metoda SMART – przykładowe cele

Poniżej znajdziesz trzy przykładowe cele zdefiniowane z wykorzystaniem metody SMART:

Rozwój zawodowy

Cel SMART: Do 30 listopada bieżącego roku zdam egzamin na certyfikowanego audytora procesu VDA 6.3 z wynikiem min. 80%. Wykorzystam do tego branżowe doświadczenie oraz zaplanowane 3 godziny nauki w tygodniu. Certyfikat jest kluczowy, by formalnie rozpocząć przeprowadzanie profesjonalnych audytów dostawców.

Zarządzanie projektami

Cel SMART: Do 15 października zostanie przesłana do klienta kompletna dokumentacja PPAP, uzyskując zatwierdzenie PSW po pierwszym przedłożeniu. Opracowane zostały już P-FMEA oraz Plan Kontroli, co czyni cel realnym. Dokument ten jest nam absolutnie niezbędny do uruchomienia masowej produkcji i wystawienia faktury.

Rozwój biznesu

Cel SMART: Do końca drugiego kwartału przyszłego roku podpiszemy pierwszy kontrakt ramowy o wartości minimum 500 tys. zł jako bezpośredni dostawca (Tier 1) dla branży automotive. Zrealizujemy to poprzez dostosowanie procesów oraz certyfikację Systemu Jakości zgodnie z normą IATF 16949. Dzięki solidnym fundamentom na bazie ISO 9001 oraz budżetowi na wsparcie doradcze, cel ten jest całkowicie w naszym zasięgu. To strategiczne posunięcie zapewni fabryce długoterminową stabilność i wymusi pożądany skok technologiczny.

Co to jest metoda SMARTER?

Metoda SMARTER to rozbudowany model SMART, który rozszerza tradycyjne podejście do planowania celów o dwie dodatkowe zasady:

• Oceniany (E – Evaluated) – postępy w realizacji celu są poddawane weryfikacji na różnych etapach
• Przeglądany (R – Reviewed) – cel jest poddawany ciągłej analizie pod kątem zmieniających się warunków otoczenia a w razie potrzeby jest on także modyfikowany

Powyższy model stanowi klasyczne rozszerzenie menedżerskie i sprawdzi się między innymi w zarządzaniu projektami.

Jednak poza klasyczną wersją istnieją także alternatywne podejścia do wyznaczania celów z zastosowaniem metody SMARTER. Przykładem mogą być dwa poniższe modele:

Analogicznie jak w przypadku modelu SMART rozwinięcie dla każdej z liter może mieć różne znaczenie i tutaj także mamy całkowitą dowolność tworzenia. Innymi przykładami, które mogą wspomóc budowanie takiego modelu będą:

Jakościowiec to blog non-profit. Jeśli podobają Ci się moje treści, wesprzyj rozwój portalu.

5 zł 10 zł 15 zł

Jakie są inne odmiany metody SMART?

Poza tradycyjnym modelem SMART oraz rozszerzeniem SMARTER istnieją także inne, alternatywne rozwiązania tej metody. Wśród nich wyróżnić możemy:

• SMART-C
  • C – Collaborative (współpracujący) – kładzie nacisk na pracę zespołową
  • C – Client-focused (zorientowany na klienta) – podkreśla znaczenie potrzeb klienta
  • C – Challenging (stanowiący wyzwanie) – budzi zaangażowanie
• SMART – D
  • D – Deliverable (dostarczalny) – podkreśla znaczenie finalnego produktu, który będzie można odebrać
• SMART-I
  • I – Inspiring (inspirujący) – motywujący do realizacji
  • I – Impactful (wpływowy) – pociągający za sobą zmiany
• SMARTAR
  • A – Agreed (uzgodniony) – cel przed realizacją zostanie poddany konsultacjom
  • R – Realistic (realistyczny) – zastępuje „osiągalny” z tradycyjnego modelu pozwalając na modyfikację słowa zaczynającego się na literę A
• SMARTTA
  • T – Trackable (możliwy do śledzenia) – postępy w realizacji będą łatwe do monitorowania
  • A – Agreed (uzgodniony) – jego wdrożenie zostanie skonsultowane z innymi członkami zespołu, ekspertem technicznym, klientem lub osobą zarządzającą na wyższym szczeblu
• SMARRT
  • R – Resourced (zabezpieczony zasobami) – realizacja celu będzie możliwa dzięki zapewnieniu niezbędnych zasobów
• SMAART
  • A – Action-oriented (nastawiony na działanie) – kładzie nacisk na stworzenie odpowiedniego planu realizacji

A co jeśli żaden z powyższych modeli nie spełnia naszych oczekiwań? W takim wypadku nie pozostaje nam nic innego jak stworzenie własnego, dostosowanego do konkretnych potrzeb osobistych lub danej organizacji. Omówione przykłady pokazały, że możemy zastępować zarówno poszczególne słowa jak i dodawać całkiem nowe litery. Dzięki temu właściwie każdy będzie mógł znaleźć lub opracować własny model SMART.

Darmowy szablon Excel do pobrania

Za nami spora dawka teorii a także kilka przykładów. Na tym etapie metoda SMART przed nikim nie powinna stanowić już tajemnicy. Pora więc na część praktyczną, którą zdecydowanie ułatwi gotowy szablon oparty o arkusz Excel.

Bazuje on na modelu SMART dając do możliwość modyfikacji wybranych słów w oparciu o pierwszą tabelę dostępną w tym artykule.

Pobierając go dołączasz jednocześnie do czytelników newslettera Jakościowca, dzięki czemu:

• uzyskasz dostęp do wielu innych narzędzi i szablonów opracowanych na bazie Excel
• dzięki dodatkowym materiałom rozszerzającym dostępne artykuły poznasz praktyczne porady i poszerzysz swoją wiedzę w danym zakresie
• będziesz na bieżąco informowany o nowych artykułach, co pozwoli na stałe podnoszenie swojego poziomu kompetencji

Podsumowanie

Metoda SMART jest to model wspomagający tworzenie celów biznesowych oraz osobistych. W klasycznym ujęciu oparty jest on o pięć poniższych cech:

• S – Specific – Konkretny
• M – Measurable – Mierzalny
• A – Achievable – Osiągalny
• R – Relevant – Istotny
• T – Time-bound – Określony w czasie

Metoda doczekała się wielu wariacji oraz wersji alternatywnych, które obejmują zmianę poszczególnych słów jak i dodatkowe rozszerzenia o kolejne cechy. W praktyce możemy posłużyć się gotowym rozwiązaniem lub też stworzyć całkiem nowy model dostosowany do naszych potrzeb.

A jak to wygląda u Was w praktyce? Jak często metoda SMART jest stosowana zarówno w codziennej pracy jak i życiu prywatnym? Jeśli dotychczas wykorzystywałeś ją wyłącznie do definiowania corocznych celów związanych z rozwojem zawodowym, to jest to dobry moment, aby pójść krok dalej. Zapraszam do sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następnym artykule!

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania