LPA – audyt warstwowy procesu wg CQI-8

Audyt warstwowy procesu – LPA, czyli jak zaangażować pracowników w ciągłe doskonalenie

Audyt jakości pozwala nie tylko na ocenę realizowanego procesu, ale także na zrozumienie zasad na jakich on funkcjonuje. Problem w tym, że najczęściej przeprowadzany jest przez dedykowaną grupę osób, która rzadko kiedy obejmuje przedstawicieli kierownictwa.

Rozwiązaniem tego problemu są audyty warstwowe procesu, często określane jako LPA. Ich rolą jest zaangażowanie pracowników wszystkich szczebli w realizację audytów a także spojrzenie na działanie procesów z całkowicie innej perspektywy.

Sprawdźmy zatem na czym polegają audyty LPA oraz co jest kluczowe, aby były one maksymalnie efektywne. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co to jest audyt warstwowy procesu LPA
• Co to są warstwy audytu
• Jak prawidłowo opracować listę kontrolną i jaki rodzaj pytań zastosować
• Ile pytań należy zadań podczas audytu, aby był efektywny
• Jak postępować w przypadku pojawienia się niezgodności
• Kto może być audytorem LPA

Co to jest audyt warstwowy procesu – LPA?

LPA, czyli audyt warstwowy procesu jest to narzędzie służące do weryfikacji czy dany proces realizowany jest zgodnie z ustalonymi standardami. Audyty przeprowadzane są przez przedstawicieli różnych poziomów struktury organizacyjnej i mają zastosowanie dla procesów związanych z realizacją produktu lub usługi.

Audyty warstwowe dotyczą prawidłowej realizacji procesu a nie jakości poszczególnych charakterystyk produktu.

LPA to akronim od Layered Process Audit, czyli w dosłownym tłumaczeniu audyt warstwowy procesu.

Szczegółowe wytyczne dla realizacji audytów LPA zdefiniowane zostały w podręczniku CQI-8 Layered Process Audits. Ma on zastosowanie przede wszystkim w branży motoryzacyjnej, ale analogicznie jak w przypadku innych narzędzi coraz częściej spotykany jest także w innych gałęziach przemysłu.

Zapamiętaj! Audyt warstwowy procesu (LPA) służy do weryfikacji procesu przez pracowników różnych poziomów w organizacji.

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

Co oznaczają warstwy audytu?

Warstwy odnoszą się bezpośrednio do przedstawicieli różnych poziomów struktury organizacyjnej, którzy zaangażowani są w realizację audytów. Mogą obejmować:

• pracowników produkcyjnych oraz kontrolerów jakości
• specjalistów i kadrę inżynierską
• przedstawicieli kierownictwa

Ostateczna decyzja określająca ilość warstw powinna odzwierciedlać poziom rozbudowania struktury organizacyjnej i jest indywidualną kwestią każdej firmy. Przy czym sam podręcznik CQI-8 podkreśla konieczność udziału przedstawicieli kadry zarządzającej począwszy od liderów zespołów lub mistrzów a na najwyższym kierownictwie kończąc.

Dodatkowo poszczególne warstwy ściśle związane są z częstotliwością realizacji audytów LPA. Im niższy poziom w hierarchii organizacji a często także bliskość do procesów produkcyjnych tym również większa częstotliwość przeprowadzania audytów.

Przykładowe warstwy:

Warstwy zaliczane są do jednej z największych zalet audytów LPA. Pozwalają one bowiem na dokonanie weryfikacji danego procesu przez szerokie spektrum osób o różnej wiedzy oraz podejściu. Jednak generowane na tej podstawie możliwości do doskonalenia to tylko jedna z wartości dodanych. W przypadku przedstawicieli wyższego kierownictwa często jest to okazja:

• do bliższego poznania personelu szeregowego organizacji
• lepszego zrozumienia podstaw funkcjonowania procesów zaliczanych do działalności operacyjnej firmy
• poznania problemów z jakimi może się mierzyć personel produkcyjny
• obserwacji warunków pracy jakie występują na danym stanowisku

Warto wiedzieć! Przed przystąpienie do wykonania audytu należy zweryfikować, czy realizacja audytów na wszystkich niższych warstwach wykonana została zgodnie z harmonogramem.

Co to oznacza w praktyce? Załóżmy, że w przypadku naszej organizacji audyty LPA wykonywane są według struktury przedstawionej w powyższej tabeli. Dlatego znajdujący się na poziomie# 3 Kierownik niższego szczebla przed wykonaniem swojego audytu potwierdzi czy w przeciągu ostatniego miesiąca:

• lider zmiany przeprowadzał audyty w każdy dzień roboczy
• mistrz wykonał audyty w każdym tygodniu

Jak opracować pytania audytowe?

Opracowanie listy kontrolnej z pytaniami audytowymi jest jednym z krytycznych elementów zaliczanych do etapu przygotowań. Podręcznik CQI-8 określa trzy kluczowe elementy na bazie, których należy je zdefiniować. Zaliczamy do nich:

• pytania określające co, gdzie lub jak należy zweryfikować
• wytłumaczenie dlaczego dane pytanie zostanie zadane
• sposób postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności

Pytania powinny być ściśle powiązane z realizowanym procesem. To właśnie bowiem na nim powinien koncentrować się audyt warstwowy a nie na ocenie jakości wykonywanego produktu.

Dobrym punktem wyjścia do opracowania listy kontrolnej są:

• analiza ryzyka
• reklamacje klientów
• wcześniej stwierdzone niezgodności
• specyficzne wymagania klientów (CSR – Customer Specific Requirements)
• instrukcje robocze

Pytania w audytach LPA powinny mieć wyłącznie formę zamkniętą. Oznacza to, że istnieją na nie tylko dwie możliwe odpowiedzi:

• tak – definiujące zgodność
• nie – określające niezgodność

Uwaga! Tworząc pytania formułujmy je w taki sposób, aby powyższe założenia co do zgodności i niezgodności były spełnione. Inaczej bowiem będą zdarzały się sytuacje, gdy odpowiedź negatywna będzie potwierdzeniem zgodności.

Ile pytań powinien obejmować audyt LPA?

Lista kontrolna audytu warstwowego powinna obejmować około 10-15 pytań zamkniętych. Nie więcej. Dlaczego jest to tak istotne?

Każdy audyt angażuje dwie strony: audytowanego i audytującego.

W pierwszym przypadku musimy pamiętać o ograniczeniu wpływu samego audytu na realizowane na danym stanowisku czynności oraz przepływ procesu produkcyjnego, montażowego lub usługowego.

Analogicznie jest z audytującym. Jak już wiemy może być to właściwie każda osoba w danej organizacji. Dlatego realizacja dodatkowych zadań związanych z prowadzeniem oraz dokumentowaniem audytu nie powinna także powodować żadnych zakłóceń lub opóźnień w normalnej pracy tej osoby.

Bazując wyłącznie na kilkunastu, ale bardzo precyzyjnych pytaniach każda ze stron poświęci na audyt nie więcej niż 10-15 minut. Audyt będzie zatem szybki i skuteczny.

Lubisz czytać Jakościowca przy kawie? Wesprzyj rozwój portalu.

5 zł 10 zł 15 zł

Jak rozwiązywać niezgodności z audytów LPA?

Bazowanie na pytaniach zamkniętych daje nam nie tylko przejrzystość w ocenie danego procesu, ale także znacząco ułatwia zadanie. Odpowiedź na pytanie może być bowiem:

• twierdząca i określająca zgodność
• przecząca i definiująca niezgodność

Nie ma nic pomiędzy. A jeżeli jest to znaczy, że dany proces nie jest w pełni realizowany według wymagań. Oznacza to zatem nic innego jak niezgodność.

Co jednak jeśli dana niezgodność wystąpi? Przede wszystkim należy ją udokumentować. W takim wypadku koniecznie musimy uwzględnić wszystkie dane, które pozwolą efektywnie i szybko ją rozwiązać.

A co dalej? Odpowiedź jest prosta i wynika wprost z listy kontrolnej. Tam bowiem znajdziemy zarówno pytanie jak i sposób postępowania w przypadku niezgodności.

Najczęściej spotkamy się z drobnymi niezgodnościami, które w łatwy sposób będą mogły by być wyprowadzone jeszcze w trakcie trwania audytu. To bardzo dobra wiadomość. Co więcej, informacje o rozwiązaniu danego problemu również należy zanotować w liście kontrolnej. Nie oznacza to jednak, że ta niezgodność będzie anulowana. Ułatwi nam ona bowiem późniejsze stwierdzenie, czy jest to problem jednostkowy czy może jednak systemowy.

Powtarzające się niezgodności

Istnieją jednak problemy, z którymi spotkamy się częściej niż raz. Mogą one:

• występować na różnych stanowiskach
• powtarzać się na tym samym stanowisku

Należy je rozdzielić, bowiem wymagać będą nieco innego podejścia.

Niezgodności występujące na różnych stanowiskach

Problem, który został zidentyfikowany w kilku różnych obszarach określany jest jako systemowy. Będzie on najczęściej wymagał nieco innych działań, które zapewnią jego globalne rozwiązanie.

W przypadku tradycyjnych audytów procesu często stosowanym podejściem jest analiza wpływu danej niezgodności na inne obszary. Zastosowanie odpowiednich działań prewencyjnych wyeliminuje zatem problem nie tylko na danym stanowisku, ale także na każdym innym, gdzie mógłby on wystąpić.

Duży nacisk na takie podejście znajdziemy w procesie CAPA, który szczegółowo omówiony został w artykule:

• CAPA, czyli działania korygujące i prewencyjne w praktyce

Niezgodności powtarzające się na tym samym stanowisku

Jest to nieco inna forma niezgodności, która świadczy o braku efektywności podjętych działań. W takim wypadku dana niezgodność wymagać będzie dużo bardziej szczegółowej analizy, zwłaszcza w kontekście przyczyny źródłowej.

Ciekawym podejściem, które kładzie duży nacisk na tą tematykę jest RCA, o którym przeczytacie w materiale:

• Analiza przyczyn źródłowych RCA krok po kroku

Kto może być audytorem LPA?

Odpowiedź na to pytanie jest dość prosta – każdy. W przeciwieństwie do tradycyjnych audytów Systemu Zarządzania Jakością, audyty LPA wymagają, aby członkami zespołów audytorskich byli przedstawiciele różnych szczebli w strukturze organizacyjnej. Oznacza to, że w kwestii realizacji audytów uprawnienia zarówno operatora jak i dyrektora zakładu będą takie same.

Każdy audytor wymaga jednak stosownego szkolenia. Podręcznik CQI-8 nie definiuje w tej kwestii szczegółowych wymagań. Proponuje jednak bazowanie na nim w kontekście całego procesu audytowego a także na Specyficznych wymaganiach klienta (CSR), o ile mają one zastosowanie.

Innym istotnym standardem może być ISO 19011 – Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania, który szczegółowo definiuje kompetencje kandydatów na audytorów kładąc nacisk między innymi na:

• ich profesjonalizm
• otwartość
• podejście etyczne

Więcej na temat tej normy przeczytacie w osobnym wpisie na blogu:

• ISO 19011 – Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania

Podsumowanie

Audyty warstwowe procesu – LPA:

• pozwalają na weryfikację procesu produkcyjnego lub usługowego
• nie są stosowane do oceny produktu
• realizowane są przez przedstawicieli wszystkich poziomów struktury organizacyjnej
• obejmują kilkanaście pytań audytowych i trwają średnio 10-15 minut
• bazują wyłącznie na pytaniach zamkniętych
• nie zakłócają pracy audytowanego i audytującego

Struktura audytów LPA oparta jest o kilka warstw. Każda z nich oznacza przedstawicieli innego poziomu w hierarchii organizacji. Mogą je zatem wykonywać zarówno operator jak i prezes.

Mam nadzieję, że artykuł ten pozwolił Wam zrozumieć podstawowe zasady jakie są stosowane podczas wykonywania audytów LPA. Podzielcie się swoimi doświadczeniami w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania