Jak nadawać priorytety stosując Macierz Eisenhowera?
Dużo mówi się na temat zarządzania czasem oraz tego ile właściwie go tracimy na różne, kompletnie nie potrzebne czynności. Wyobraźmy sobie bowiem pewne proste ćwiczenie. Od momentu pobudki zapisywać będziemy każdą naszą aktywność. I tak przez cały dzień. Niby nic trudnego, ale za to same rezultaty mogą nas nieco zaskoczyć. Bo przeglądanie mediów społecznościowych przez raptem 15 minut to niby nic. Ale po zsumowaniu może się okazać, że ilość czasu jaki marnujemy na nic nie wnoszące rzeczy bywa zdecydowania za długa. Już lepszym wyjściem byłoby po prostu położyć się wcześniej spać.
Właśnie brakowi czasu często przypisujemy opóźnienia w realizacji różnych zadań. I to nawet tych najprostszych. Pytanie tylko czy również nimi prawidłowo zarządzamy. Może się bowiem okazać, że część z nich jest całkowicie nieistotna i moglibyśmy spokojnie z nich zrezygnować.
Zadania dzielą się bowiem na pilne, wśród których występują również i te pilniejsze, a także na ważne. Ale będą i takie, które są zarówno pilne jak i ważne. Problem ten możemy rozwiązać w prosty sposób klasyfikując rzeczy jakie mamy do zrobienia oraz nadając im pewne priorytety. Z pomocą przyjdzie nam Macierz Eisenhowera.
W tym materiale przyjrzymy się bliżej temu czym ona właściwie jest oraz jak sprawnie się nią posługiwać, aby lepiej zarządzać naszymi zadaniami, ale także i czasem. Co więcej, pod koniec artykułu znajdziecie gotowe narzędzie, które całkowicie za darmo będziecie mogli pobrać i korzystać do woli. Miłej lektury!
W skrócie
Czytając ten artykuł dowiesz się:
- Co to jest Macierz Eisenhowera.
- Jakie kryteria bierze ona pod uwagę.
- Do jakich kategorii możemy przypisać nasze zadania.
- Jakie zalety posiada macierz Eisenhowera.
Co to jest Macierz Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera to narzędzie służące do nadawania priorytetów zadaniom pod kątem ich pilności oraz ważności. Są to jedyne kryteria jakie bierze ona pod uwagę. Metodologia znana jest również jako macierz ważne-pilne czy też kwadrat Eisenhowera.
Narzędzie to ściśle związane jest osobą 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych i jednocześnie generała Armii Amerykańskiej Dwighta Davida Eisenhowera. Według jego podejścia zadania dzieliły się właśnie na pilne oraz ważne. Jednak nie on sam stoi za opracowaniem matrycy. Bowiem jej autorem jest Stephen Covey, który wyłącznie bazował podziale zadań określonym przez Eisenhowera. Stąd też ta nazwa.
Jakościowiec teraz także na LinkedIn!
Czym różnią się zadania pilne i ważne?
Jest to najczęstsze pytanie jakie pojawia się w kontekście zarządzania zadaniami. Skoro macierz Eisenhowera bierze pod uwagę wyłącznie te dwa czynniki to skąd mamy wiedzieć kiedy, z którym mamy do czynienia. Odpowiedź na to pytanie wydaje się prosta. Warto jednak pamiętać, że każdy z nas może inaczej interpretować dane zadanie. Dużo zależeć będzie również od samego kontekstu.
Zadania pilne – wymagają natychmiastowego działania. Mają bardzo krótki termin realizacji, co znacząco utrudnia planowanie innych zadań. Brak realizacji w terminie może się wiązać dla nas z negatywnymi konsekwencjami oraz potencjalnie z większym stresem.
Przykład: informacja do klienta o niezgodnościach dotyczących ostatniej wysyłki części, naprawa zepsutego zamka w dźwiach
Zadania ważne – są to najczęściej projekty długoterminowy, które wymagają odpowiedniego planowania i wykorzystania zasobów. Dzięki ich realizacji jesteśmy w stanie osiągnąć założone cele. Jednak brak postępów w przypadku ważnego zadania powoduje, że z czasem może stać się ono również pilne.
Przykład: wdrożenie systemu zarządzania jakością, znalezienie dostawcy usługi kalibracji, wymiana oleju w samochodzie.
Zatem jak widzimy zadania mogą spełniać jedne lub drugie kryteria, ale także być przypisane do obu kategorii jednocześnie. Nie zdziwmy się więc jeśli taka sytuacja będzie występować. Dlatego macierz Eisenhowera traktuje ważność i pilność jako dwie różne kategorie a nie podział zadań. Te bowiem mogą trafić do jednej z czterech grup, o których powiemy sobie już za chwilę.
Jak stworzyć macierz Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera to prosta matryca, która ma wyłącznie dwie kolumny i dwa wiersze. Dzieli ona zadania na cztery różny grupy, na podstawie których możemy przypisywać im priorytety.
Są to:
– pilne i ważne – działaj natychmiast
– ważne i niepilne – zaplanuj ich realizację
– pilne i nieważne – deleguj zadania innej osobie
– niepilne i nieważne – wykonaj w wolnej chwili a najlepiej z nich zrezygnuj
I – Pilne i ważne
Pierwsze skojarzenie z tą ćwiartką to tzw. gaszenie pożarów. Są to wszystkie problemy lub sprawy jakie mamy do załatwienia na już. Zatem są to zadania, których nikt z nas właściwie nie lubi. Bo w końcu ciężko, aby ktoś był zwolennikiem ciągłej presji. Brak szybkiej realizacji zadań, które są zarówno pilne jak i ważne może mieć dla nas negatywne konsekwencje a jakiekolwiek opóźnienia wiązać się będą z coraz większym stresem.
Przykłady z pracy w jakości:
reklamacja od klienta, niezgodności po audycie klienta lub trzeciej strony
Przykłady z życia prywatnego:
wizyta u dentysty z powodu bólu zęba, naprawa zepsutego samochodu
II – Ważne i niepilne
Są to wszelkiego typu działania długoterminowe jakie powinniśmy podjąć w celu osiągniecia istotnego dla nas celu. Nie wymagają one pośpiechu, ale powinny być należycie zaplanowane a także sukcesywnie realizowane. Bowiem skoro są ważne to w dalszej perspektywie mogą trafić do pierwszej ćwiartki. A wtedy wykonywać je będziemy z nożem na gardle.
Przykłady z pracy w jakości:
opracowanie harmonogramu audytów wewnętrznych, zatwierdzenie nowego dostawcy
Przykłady z życia prywatnego:
planowanie wyjazdu wakacyjnego, inwestowanie nadwyżek finansowych
III – Pilne i nieważne
Zadania przypisane do tej ćwiartki będą zarówno nieważne jak i… ważne. Brzmi ciekawie, ale spójrzmy na to z innej perspektywy. Z naszego punktu widzenia będą one całkowicie nieistotne, bowiem ich realizacja właściwie nic nie zmieni. Dodatkowo nadanie im wysokiego priorytetu będzie absorbować sporo naszego czasu oraz wiązać się z dodatkowym stresem. Jeśli jednak spojrzymy na nie z perspektywy innej osoby związanej z tym zadaniem to okaże się, że jest ono ważne, ale dla niej. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest delegowanie tych zadań, zamiast samodzielnego ich wykonywania.
Przykłady z pracy w jakości:
opracowanie procesu dla innego działu, kontakt z dostawcą w sprawie opóźnionej wysyłki części
Przykłady z życia prywatnego:
odbieranie przesyłek adresowanych do sąsiada, niezapowiedziana opieka na dziećmi znajomych
IV – Niepilne i nieważne
Dochodzimy do ostatniej ćwiartki, gdzie znajdują się zadania nie przynoszące nam właściwie żadnej wartości dodanej ani też nie wymagające pilnego działania. W kilku słowach jest to dla nas po prostu strata czasu. Im więcej zadań znajduje się w tej grupie tym więcej go marnujemy. Stosując macierz Eisenhowera możemy w łatwy sposób przekonać się, które zadania należą do tej kategorii a następnie sukcesywnie je eliminować.
Przykłady z pracy w jakości:
zapoznanie się z długą korespondencją adresowaną do kogoś innego, cykliczna wizyta u dostawcy bez jakiegokolwiek planu i celu
Przykłady z życia prywatnego:
przeglądanie mediów społecznościowych, plotkowanie na temat innych
Kolejne artykuły w każdy poniedziałek!
Obserwuj Jakościowca w mediach społecznościowych i bądź na bieżąco.
Która ćwiartka macierzy Eisenhowera jest dla nas najważniejsza?
Odpowiedź na to pytanie teoretycznie jest dość prosta. Z punktu widzenia realizacji naszych celów najważniejsza jest ćwiartka druga – ważne i niepilne. Są to zadania, które możemy na spokojnie zaplanować oraz skupić się na ich sumiennej realizacji. Pamiętajmy jednak, aby zamykać dane tematy zgodnie z planem, bo w przeciwnym razie nagle staną się pilne i finalnie przeskoczą do pierwszej ćwiartki.
Taki stan można nazwać idealnym. Jednak jeśli mamy już pewne opóźnienia i dopiero teraz zaczynamy stosować macierz Eisenhowera to nasze priorytety będą nieco inne. Najpierw koniecznie będziemy musieli zająć się zadaniami, które są zarówno pilne jak i ważne. Czyli najbardziej dla nas krytycznymi w danym momencie. Ważne jednak, tak jak przed chwilą wspomnieliśmy, aby sukcesywnie nie dokładać tych zadań z drugiej ćwiartki. Oczywiście mogą zdarzyć się również sytuacje, których całkowicie nie przewidzimy, ale w wielu przypadkach po prostu nie będziemy mieli na to wpływu.
Natomiast pozostałe zadania zaliczone do trzeciej i czwartej ćwiartki, czyli te które nie są ważne z naszej perspektywy, powinniśmy w jak największym stopniu eliminować z naszego życia. Nie oszukujmy się jednak, bowiem prawdopodobnie nie ma osób, które żyłyby według idealnego planu. Dlatego dla naszego spokoju psychicznego czasem potrzebujemy pewnego rodzaju „odmóżdżenia”. Ważne jednak, aby czynności te nie dominowały naszego życia. Po prostu pamiętajmy o tym zanim po raz kolejny w ciągu ostatniej godziny złapiemy za telefon.
Jak stosować Macierz Eisenhowera krok po kroku?
Aby skutecznie rozpocząć zarządzanie naszymi zadaniami niezbędne będzie sześć kolejnych kroków:
1. Stwórz listę zadań
Zanim przejdziemy do jakiejkolwiek analizy konieczne będzie coś jeszcze. Mianowicie musimy sami określić jakie zadania mamy do wykonania. Jeśli do tej pory tego nie robiliśmy to nic dziwnego, że sporo tematów mogło być opóźnionych. Na początku będzie to może trudne, ale zapisując systematycznie wszystkie nasze zadania nagle okaże się, że z jednej strony mamy więcej wolnego czasu a z drugiej, że większość problemów rozwiązywanych jest bez pośpiechu i w wymaganym terminie.
2. Przypisz im termin realizacji
No dobrze skoro udało nam się stworzyć listę zadań to możemy przejść do ich oceny pod kątem pilności. Dlatego dla każdego z nich powinniśmy przede wszystkim zdefiniować termin realizacji. Wiadomo, że w sporej ilości przypadków będzie on przybliżony. Ale nie zawsze tak musi być.
3. Zdefiniuj czas potrzebny na realizację każdego z zadań
Niektóre z zadań mogą być bardziej złożone niż inne. Dlatego czasem łatwiejsze będzie ich rozbicie na mniejsze etapy. Jeśli dany temat będzie wymagał od nas większej uwagi to określmy ile czasu będziemy potrzebowali na jego realizację. Co więcej, skonfrontujmy go z przypisaną datą zamknięcia zadania, aby nie okazało się, że może to być niewykonalne w danym terminie.
4. Określ, które zadania są cykliczne
Niektóre z zadań będą cykliczne jak chociażby płacenie rachunków. Weźmy to pod uwagę, tak aby nie umknęły nam w kolejnym okresie.
5. Oceń pozytywne efekty realizacji zadań oraz negatywne w przypadku braku realizacji
Teraz możemy przejść do przeanalizowania każdego z zadań pod kątem ich ważności. Najłatwiej tego dokonać jeśli weźmiemy pod uwagę konsekwencje braku ich realizacji. Jeśli nie będzie żadnych to istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie jest ono dla nas ważne. Ale sprawdźmy coś jeszcze a mianowicie pozytywne efekty realizacji danego zadania.
6. Na bazie powyższej analizy przypisz zadania do poszczególnych grup
Nie pozostało na nic innego jak pogrupować nasze zadania biorąc pod uwagę ich pilność i ważność. Teraz możemy już przejść do działania.
Przykładowa macierz Eisenhowera może wyglądać jak poniżej:
Darmowa macierz Eisenhowera do pobrania
No dobrze, skoro posiadamy już wystarczającą ilość wiedzy teoretycznej oraz zapoznaliśmy się z powyższym przykładem to możemy przejść do działania. Jeśli na chwilę obecną nie korzystaliście z tej metodologii to jest to dobra okazja, aby przetestować ją w praktyce. Już teraz możecie pobrać Macierz Eisenhowera bazującą na arkuszu Excel i do tego całkowicie za darmo. Narzędzie posiada wbudowane pewne automatyzmy dzięki czemu praca z nim jest dużo prostsza.
Dodatkowo pobierając Macierz Eisenhowera uzyskanie dostęp do wielu innych narzędzi jakościowych, wśród których wymienić można chociażby: Raport 8D, Raport A3, Diagram Ishikawy, Diagram Pokrewieństwa, Plan Kontroli czy też Diagram żółwia. Lista ta jest stale powiększana o kolejne rozwiązania.
Co więcej, będziecie mogli być na bieżąco z wszystkimi tematami jakie publikowane są na blogu oraz poszerzać swoją wiedzą w zakresie, który do tej pory być może wydawał nam się kompletnie niepotrzebny.
Jakie zalety ma Macierz Eisenhowera?
Macierz Eisenhowera jest dość prostą metodologią, która nie wymaga dedykowanego szkolenia, aby ją stosować. Sprawdźmy zatem jakie posiada zalety.
Zalety macierzy Eisenhowera:
– poprawia terminowość realizacji zadań – naszym celem jest, aby realizować ważne zadania, ale jeszcze zanim staną się pilne
– ułatwia nadawanie priorytetów – metodologia pozwala nam skutecznie zarządzać zadaniami oraz planować długofalowo
– pozwala zaoszczędzić czas – narzędzie pokazuje nam, na co w trakcie dnia tracimy czas, oraz które czynności warto z naszego życia wyeliminować
– zmniejsza stres – lepsze planowanie realizacji zadań to również dużo mniejsza ich ilość w pierwszej ćwiartce – pilne i ważne
– pozwala osiągnąć lepsze efekty – planowanie zadań ważnych pozwala nam zwrócić większą uwagę na szczegóły, które mogliśmy do tej pory pomijać.
Podsumowując…
Macierz Eisenhowera to z jednej strony prosta metoda zarządzania zadaniami, ale z drugiej narzędzie wymagające od nas skrupulatności i systematyczności. Sporą część efektów zauważymy i przede wszystkim docenimy dopiero po pewnym czasie. Im dłużej będzie stosować tą metodologie tym lepiej wyglądać będzie planowanie i realizacja naszych zadań. Z czasem okaże się, że dużo ważnych tematów nie jest już tak pilnych, bowiem zostały odpowiednio zaplanowane w czasie.
Macierz bazuje na dwóch kategoriach, które należy przeanalizować – pilność i ważność. Na ich podstawie zadania przypisywane są do jednej z czterech grup. Przydzielenie do danej ćwiartki definiuje priorytet dla konkretnego zadania. Naszym celem powinno być zapewnienie, że zadania ważne będą realizowane zanim staną się pilne. Natomiast tym, określanym jako nieważne, powinniśmy poświęcać zdecydowanie dużo mniej uwagi.
Mam nadzieję, że ten materiał zachęci Was, aby stosować macierz Eisenhowera i to nie tylko w Waszej codziennej pracy zawodowej. Sprawdzi się bowiem ona świetnie podczas zarządzania zadaniami z naszej sfery prywatnej. Jeśli jeszcze nie znaliście tej metody to tym bardziej sie cieszę, że dotrwaliście do samego końca artykułu. Podzielcie sie swoimi opiniami w sekcji komentarzy. Do zobaczenia w następny poniedziałek!
