Co to jest macierz RACI – Excel i przykłady – 12 typów

Jak zarządzać projektami stosując macierz RACI?

Jednym z kluczowych elementów zarządzania projektami jest zapewnienie ich skutecznej jak i terminowej realizacji. Aby tego dokonać bazować będziemy na wiedzy i doświadczeniu zespołu, ale też na jego dostępności. Istotna jest również odpowiednia komunikacja, która umożliwi niezbędny przepływ informacji.

Prostym narzędziem, które zapewni nam wsparcie na etapie planowania projektów jest macierz RACI. Dzięki niej poszczególne zadania oraz różne poziomy odpowiedzialności przypisane zostaną do członków zespołu. Przejdźmy zatem do meritum i sprawdźmy czym właściwie jest macierz RACI.

Na wytrwałych pod koniec artykułu czeka link do gotowego narzędzia opartego o arkusze Excel. I to całkowicie za darmo. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co to jest macierz RACI i jak ją stosować
• Jakie są odmiany macierzy RACI
• Do czego poza zarządzaniem zadaniami możemy jeszcze użyć macierz RACI

Co to jest macierz RACI?

Macierz RACI jest to narzędzie zarządzanie projektami pozwalające na zdefiniowanie ról i odpowiedzialności członków zespołu roboczego. Wspiera zarządzanie procesami oraz zadaniami. Może być wykorzystywana do pojedynczego projektu lub też definiować role w procesach biznesowych i jakościowych. Metoda znana jest także jako:

• macierz odpowiedzialności
• macierz ról i odpowiedzialności

Macierz RACI wyróżnia cztery typy ról przypisywanych w zadaniach projektowych:

• R – Odpowiedzialny (Responsible)
• A – Rozliczany (Accountable)
• C – Konsultowany (Consulted)
• I – Informowany (Informed)

Odpowiedzialny (Responsible)

Odpowiedzialny jest to osoba, której rolą będzie realizacja przypisanego zadania. Będzie ona ściśle współpracować z Konsultowanym (C) w celu zaplanowania sposobu wykonania powierzonego zadania a także na etapie rozwiązywania napotkanych problemów.

Komunikacja:

• Odpowiedzialny (R) – Konsultowany (C) – ustalenie metodyki realizacji zadania
• Odpowiedzialny (R) – Rozliczany (A) – przekazanie szczegółów dotyczących postępów w realizacji zadania

Przykład: specjalista lub inżynier

Rozliczany (Accountable)

Rozliczany jest to osoba nadzorująca postępy w realizacji danego zadania. Ponosi ona także ostateczną odpowiedzialność za osiągnięty rezultat a także terminowość. Bardzo często Rozliczany (A) jest bezpośrednim przełożonym Odpowiedzialnego (R). W takich przypadkach będzie on odpowiedzialny za zapewnienie zasobów niezbędnych do wykonania zadania.

Komunikacja:

• Rozliczany (A) – Odpowiedzialny (R) – otrzymanie szczegółów związanych z realizacją danego zadania
• Rozliczany (A) – Informowany (I) – przekazanie informacji na temat postępów w realizacji zadania

Przykład: lider, kierownik niższego szczebla

Konsultowany (Consulted)

Konsultowany zapewnia wsparcie merytoryczne na etapie planowania i realizacji zadania. Może brać także udział w monitorowaniu osiąganych rezultatów a także pomóc w rozwiązaniu napotkanych problemów. W niektórych przypadkach konsultowany dokonuje również ostatecznej weryfikacji i zatwierdzenia zadania.

Komunikacja:

• Konsultowany (C) – Odpowiedzialny (R) – zapewnienie wsparcia związanego z określeniem szczegółów dotyczących metodyki realizacji zadania

Przykład: ekspert w danej dziedzinie

Informowany (Informed)

Informowany jest to osoba, którą na bieżąco należy informować o postępach w realizacji zadania, ewentualnych problemach, zastosowanej metodzie a także jego ostatecznym wykonaniu. W przypadku opóźnień osoba ta powinna zostać poinformowana o przyczynach, skorygowanym terminie realizacji a także o działaniach jakie podjęto, aby doprowadzić zadanie do końca.

Komunikacja:

• Informowany (I) – Rozliczany (A) – otrzymanie szczegółów związanych z postępem w realizacji zadania

Przykład: dyrektor operacyjny, kierownik działu

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

Jak używać macierz RACI?

Macierz RACI jest dość prostym narzędziem, które nie wymaga specjalistycznego szkolenia. Jednak osoba, która będzie przypisywać poszczególne role powinna znać:

• poziom wiedzy i doświadczenia poszczególnych członków zespołu
• strukturę organizacyjną firmy

Macierz RACI może być stosowana na różnych poziomach w organizacji:

• ogólnym – przypisując zadania poszczególnym działom lub zespołom, stosowana w przypadku większych projektów, zapewnia ogólny zarys projektu
• szczegółowym – przypisując zadania konkretnym osobom, może odnosić się do macierzy ogólnej zapewniając szczegółowy podział ról i obowiązków

Macierz RACI krok po kroku:

1. Podziel projekt na zadania lub kamienie milowe
2. Zdefiniuj członków zespołu zaangażowanych w projekt
3. Przypisz role i odpowiedzialności dla każdego zadania
4. Uzyskaj zatwierdzenie macierzy
5. Aktualizuj macierz

Krok 1. Podziel projekt na zadania lub kamienie milowe

Realizacja każdego projektu wymaga szczegółowego podziału na kroki milowe lub zadania. Pozwala to na dokładniejsze zdefiniowanie ram czasowych, niezbędnych zasobów a także różnych elementów, które przypadkowo mogłyby zostać pominięte.

W przypadku bardziej złożonych projektów realizowanych długoterminowo postawmy na kroki milowe. Dzięki czemu stworzymy ogólną matrycę RACI z przypisanymi rolami do poszczególnych działów w organizacji. Natomiast każdy krok milowy podzielmy później na zadania z bardziej szczegółowym podziałem odpowiedzialności.

Krok 2. Zdefiniuj członków zespołu zaangażowanych w projekt

Na bazie określonych zadań jesteśmy w stanie wyznaczyć członków zespołu, którzy będą niezbędni do realizacji projektu. Pamiętajmy jednak, że lista ta jest dopiero wstępna i może ulec zmianie na etapie kroku 3. bądź 4. Wybierając poszczególne osoby bazujmy na ich wiedzy i doświadczeniu a także obowiązkach realizowanych w ramach organizacji. Zwróćmy uwagę także na dostępność poszczególnych osób.

Krok 3. Przypisz role i odpowiedzialności dla każdego zadania

Dla każdego zadania przypisz osoby oraz przydziel im odpowiednie role. Pamiętaj, że jedna osoba w przypadku danego zadania może realizować wyłącznie jedną rolę. Unikaj konfliktu interesów w przypadku powiązanych ze sobą zadań.

O ile to możliwe bazuj na zasadzie 1 rola = 1 osoba.

Krok 4. Uzyskaj zatwierdzenie macierzy

Gotową macierz RACI przedłóż do wglądu poszczególnym członkom zespołów a także ich przełożonym. W razie konieczności dokonaj niezbędnych zmian.

Potwierdź, że każda osoba zna swoją rolę i w pełni rozumie swój zakres obowiązków. Macierz RACI powinna być cały czas dostępna dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt.

Krok 5. Aktualizuj macierz

W trakcie realizacji projektu może okazać się, że niezbędne będzie dodanie nowych zadań lub dokonanie innych zmian. Pamiętaj wówczas, aby wprowadzać korekty bez zbędnej zwłoki a także komunikować je całemu zespołowi.

Macierz RACI – Przykład

Przejdźmy teraz do części praktycznej, w której przedstawimy przykład zastosowania macierzy RACI w zarządzaniu jakością.

Proces: Kontrola jakości w produkcji seryjnej

Jakie są odmiany macierzy RACI?

Macierz odpowiedzialności w zależności od zastosowania może występować w różnych wersjach. Najpopularniejszą odmianą jest omawiana przed chwilą macierz RACI, ale w razie potrzeby można użyć także alternatywne rozwiązania:

• RASCI, RASIC lub RASI
• RACI-VS
• RACI-VSL
• RACIO lub CAIRO
• PACSI
• PARIS
• CARS
• ARPA
• RACIQ

Niezależnie od wybranego typu macierzy zasada jej używania jest taka sama jak w przypadku macierzy RACI.

Co więcej, istnieją także odmiany, które wspierają proces decyzyjny w organizacjach. Są to:

• DACI
• RAPID

Pamiętajmy, że w razie potrzeby możemy dowolnie modyfikować dostępne role, tak aby dopasować je do potrzeb realizowanego projektu.

Lubisz czytać Jakościowca przy kawie? Wesprzyj rozwój portalu.

5 zł 10 zł 15 zł

RASCI, RASIC lub RASI

Jest to rozszerzona macierz RACI, która dodatkowo zawiera osobę zapewniającą wsparcie (S – Support). Istnieje także wariant, gdzie osoba wspierająca zastępuje konsultowanego. Wówczas zamiast RACI mamy RASI.

Macierz RASCI

R – Odpowiedzialny (Responsible), A – Rozliczany (Accountable), S – Wspierający (Supportive), C – Konsultowany (Consulted), I – Informowany (Informed)

Macierz RASIC

R – Odpowiedzialny (Responsible), A – Rozliczany (Accountable), S – Wspierający (Supportive), I – Informowany (Informed), C – Konsultowany (Consulted)

Macierz RASI

R – Odpowiedzialny (Responsible), A – Rozliczany (Accountable), S – Wspierający (Supportive), I – Informowany (Informed)

RACI-VS

Jest to macierz RACI rozszerzona o dwie role. Są nimi osoba weryfikująca zadanie (V – Verifier) a także sygnatariusz (S – Signatory), czyli osoba zatwierdzająca.

Macierz RACI-VS

R – Odpowiedzialny (Responsible), A – Rozliczany (Accountable), C – Konsultowany (Consulted), I – Informowany (Informed), V – Weryfikujący (Verifier), S – Sygnatariusz (Signatory)

RACI-VSL

Jest to odmiana macierzy RACI-VS, która uwzględnia dodatkową rolę. Może występować w dwóch wariantach zawierając lidera projektu (L – Lead) lub osobę, która uczy się w jego trakcie realizacji zadania (L – Learns).

Macierz RACI-VSL

R – Odpowiedzialny (Responsible), A – Rozliczany (Accountable), C – Konsultowany (Consulted), I – Informowany (Informed), V – Weryfikujący (Verifier), S – Sygnatariusz (Signatory), L – Lider (Lead) lub Uczący się (Learns)

RACIO lub CAIRO

Jest to rozszerzenie tradycyjnej macierzy RACI o osobę, która celowo zostanie wykluczona z zadania (O – Omitted lub Out of the loop). Macierz może występować po dwoma różnymi nazwami.

Macierz RACIO

R – Odpowiedzialny (Responsible), A – Rozliczany (Accountable), C – Konsultowany (Consulted), I – Informowany (Informed), O – Pomijany (Omitted/Out of the loop)

Macierz CAIRO

C – Konsultowany (Consulted), A – Rozliczany (Accountable), I – Informowany (Informed), R – Odpowiedzialny (Responsible), O – Pomijany (Omitted/Out of the loop)

PACSI

Jest to macierz stosowana w przypadku bardziej złożonych projektów kładąc jednocześnie nacisk na relacje pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Macierz PACSI zawiera następujące role:

• P – Wykonujący (Perform) – osoba realizująca przypisane jej zadanie
• A – Rozliczany (Accoutable) – osoba odpowiedzialna za ostateczny rezultat zadania oraz terminowość jego realizacji
• C – Nadzorujący (Control) – osoba monitorująca poprawność wykonania zadania
• S – Sugerujący (Suggest) – osoba doradzająca potencjalną metodykę realizacji zadania
• I – Informowany (Informed) – osoba, która musi być informowana o statusie zadania oraz ewentualnych problemach

PARIS

Jest to macierz odpowiedzialności stosowana zwłaszcza w przypadku, gdy chcemy rozróżnić rolę przeglądu i ostatecznego zatwierdzenia. W przeciwieństwie do dość podobnej macierzy RACI-VS nie zawiera natomiast ani Konsultowanego ani Informowanego. Macierz PARIS zawiera następujące role:

• P – Uczestniczący (Participant) – osoba, która zaangażowana jest w realizację zadania
• A – Rozliczany (Accountable) – osoba ponosząca odpowiedzialność za wynik realizacji zadania oraz jego terminowość
• R – Przeglądający (Review) – osoba dokonująca przeglądu osiągniętego wyniku
• I – Dostarczający dane (Input) – osoba dostarczająca dane i analizy niezbędne do realizacji zadania
• S – Zatwierdzający (Sign-off) – osoba ostatecznie zatwierdzająca zrealizowane zadanie

CARS

Jest to zmodyfikowana odmiana macierzy RACI zawierająca następujące role:

• C – Konsultowany (Consulted) lub Komunikowany (Communicate) – osoba, z którą konsultujemy realizację zadania lub którą informujemy o bieżącym statusie
• A – Rozliczany (Accountable) – osoba odpowiedzialna za wynik i terminowość zadania
• R – Odpowiedzialny (Responsible) – osoba wykonująca zadanie
• S – Wspierający (Support) – osoba zapewniająca wsparcie w realizacji zadania

ARPA

Jest to odmiana macierzy RACI, która rozszerza uczestnictwo w realizacji zadania oraz wymaga jego zatwierdzenia. Zawiera następujące role:

• A – Rozliczany (Accountable) – osoba, która jest odpowiedzialna za terminowość realizacji zadania oraz ostateczny efekt
• R – Odpowiedzialny (Responsible) – osoba wykonująca zadanie
• P – Uczestniczący (Participate) – osoba aktywnie uczestnicząca w realizacji zadania
• A – Zatwierdzający (Approve) – osoba zatwierdzająca ostateczny rezultat zadania

RACIQ

Jest to rozszerzenie macierzy RACI o przegląd jakościowy (Q – Quality review). Może obejmować kontrolę jakości realizowanego zadania lub zapewnienie jakości odnoszące się do używanych norm.

Macierz RACIQ

R – Odpowiedzialny (Responsible), A – Rozliczany (Accountable), C – Konsultowany (Consulted), I – Informowany (Informed), Q – Przegląd jakościowy (Quality review)

DACI

Jest to macierz wspierająca proces podejmowania strategicznych decyzji. Macierz DACI zawiera następujące role:

• D – Kierujący (Driver) – osoba, która koordynuje cały proces podejmowania decyzji, organizuje niezbędne spotkania oraz im lideruje a także pilnuje zdefiniowanych terminów
• A – Zatwierdzający (Approver) – osoba podejmująca ostateczną decyzję
• C – Wspierający (Contributors) – osoby wspierające proces decyzyjny poprzez zapewnienie merytorycznej wiedzy oraz niezbędnych danych
• I – Informowany (Informed) – osoba, która nie jest zaangażowana w proces podejmowania decyzji, ale musi ostatecznie zostać poinformowana zarówno o ostatecznym wyborze oraz potencjalnych skutkach

RAPID

Wspiera proces podejmowania decyzji w organizacji. Jest dość podobna do DACI, ale bardziej usystematyzowana. Macierz RAPID zawiera następujące role:

• R – Rekomendujący (Recommend) – osoba, która na podstawie przeanalizowanych danych opracowuje propozycję decyzji
• A – Zgadzający się (Agree) – osoba będąca zainteresowaną stroną, która musi wyrazić zgodę na podjęcie decyzji
• P – Wykonujący (Perform) – osoba, która realizuje zadania związane z podjętą decyzją
• I – Dostarczający dane (Input) – osoba dostarczająca dane i informacje niezbędne do podjęcia decyzji
• D – Decydujący (Decide) – osoba, która podejmuje ostateczną decyzję

Warto wiedzieć! Macierze DACI i RAPID to nie jedyne narzędzie związane z procesem decyzyjnym. Dość popularne są także drzewo decyzyjne a także macierz decyzyjna.

Macierz RACI – Excel do pobrania

Znamy już zasady stosowania macierzy RACI, pora więc zastosować ją w praktyce. Pomoże w tym gotowy Excel. Co więcej, pobierając go uzyskacie dostęp do wielu innych narzędzi jakościowych oraz stosowanych w zarządzaniu projektami. I to całkowicie za darmo!

Będziecie również na bieżąco informowani o całkiem nowych rozwiązaniach a także materiałach, które ukazują się na blogu.

Podsumowanie

Macierz RACI jest to narzędzie wykorzystywane podczas zarządzania projektami do skutecznego planowania ról i odpowiedzialności. Oparte jest ono o cztery kategorie, które mają różne znaczenie dla efektywnej realizacji poszczególnych zadań:

• R – Responsible – Odpowiedzialny
• A – Accountable – Rozliczany
• C – Consulted – Konsultowany
• I – Informed – Informowany

Co ważne, wyłącznie osoba odpowiedzialna (Responsible) za dane zadanie będzie je fizycznie wykonywać.

Macierz RACI może występować w wielu odmianach a także wspomagać proces decyzyjny. Najpopularniejszym wariantem jest RACI-VS, która dodaje rolę osoby weryfikującej oraz podpisującej zadanie.

A jakie są Wasze doświadczenia z używaniem macierzy RACI? Czy stosujecie wyłącznie podstawowy typ czy może jednak także jej odmiany? Podzielcie się swoimi opiniami w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania