Metoda 5S – posprzątaj raz a dobrze

System 5S to nie tylko sprzątanie

Na samą myśl o sprzątaniu niektórym od razu włączają się wrodzone systemy obronne. Dla jednych co prawda może wydawać się to zabawne jednak sporo osób zna to z autopsji. W końcu chyba każdy z nas chociaż raz miał taką sytuację, że przez długie miesiące nie mógł zabrać się do uporządkowania jakichś dokumentów. O grubszych tematach oczywiście nie wspominając. Jeśli jestem w błędzie to… chciałbym taką osobę poznać. 🙂 Jedno jest pewne każde sprzątanie wymaga czasu. Z jednej strony ciągle narzekamy na jego brak, z drugiej zaś zdarza się go nam marnować na całkowicie nie potrzebne czynności. Czy zatem można nie sprzątać, ale mieć porządek? I nie mówię tutaj o sytuacjach, że podczas gdy my będziemy leżeć na kanapie o czystość zadba osoba, z którą dzielimy dach nad głową. Nie mam na myśli również wszelkiego rodzaju urządzeń jak roboty sprzątające, czy chociażby zmywarki. Chociaż te na pewno stanowią dość duże ułatwienie w codziennych obowiązkach. Mowa o wdrożeniu pewnych zmian w naszym zachowaniu oraz otoczeniu. I to nie tylko tym prywatnym, ale przede wszystkim w miejscu pracy. Bo jakby nie było spędzamy tam lwią część naszego życia. Rolą tych zmian jest zapewnienie wspomnianego porządku, ale bez konieczności ciągłego sprzątania. Brzmi ciekawie? Nic dziwnego, bo tak powinno. Czym są więc te zasady? To nic innego jak pochodząca z dalekiej Japonii metodologia powszechnie znana jako 5S. Zapewne sporo osób o niej słyszało. Niektórzy zaś wdrożyli choćby część jej zasad całkowicie nieświadomie.

W tym materiale skupimy się na tym by posprzątać raz a dobrze. Aby to jednak uczynić na początek przyglądniemy się nieco samej historii 5S a następnie krok po kroku przejdziemy przez listę zadań jakie będziemy mieć do wykonania. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co to jest 5S oraz CANDO a także czym one się różnią.
• Ile S znajdowało się w pierwszej wersji narzędzia.
• Jaki jest związek pomiędzy piątym krokiem a japońską mentalnością.
• Jak w praktyce wdrożyć 5S.
• Jakie zalety niesie ze sobą metodologia 5S oraz czy może mieć ona jakieś wady.
• Czym różni się 5S od 6S a nawet 7S.

Co znaczy 5S i jaka jest jego historia

Seiri, seiton, seiso, seiketsu oraz shitsuke to pięć japońskich słów stanowiących rozwinięcie 5S. Co one dokładnie znaczą powiemy sobie w dalszej części tego artykułu. Aby jednak w pełni zrozumieć tą metodologię dobrze jest poznać jej genezę. Bowiem nie zawsze 5S istniało w takiej formie jak dziś a jej korzenie sięgają dużo dalej poza granicę samej Japonii.

Przenieśmy się zatem do początków ubiegłego wieku do Stanów Zjednoczonych a dokładniej do… fabryki Forda. To właśnie tam narodziła się metodologia znana jako CANDO. Słowo to było niczym innym jak akronimem, który po rozwinięciu opisywał pięć filarów organizacji idealnego stanowiska pracy. System ten zapewniał z jednej strony dużo większą wydajność pracowników, z drugiej zaś gwarantował także większe ich bezpieczeństwo podczas wykonywanych czynności. Korzyści były więc obopólne.

Aby osiągnąć wspomniany efekt niezwykle ważne było postępowanie według z góry określonego schematu, na który składały się:
– sprzątanie (ang. cleaning up)
– porządkowanie (arranging)
– schludność (neatness)
– dyscyplina (discypline)
– nieustanne doskonalenie (ongoing improvement).

Mało konkurencyjne japońskie przedsiębiorstwa produkcyjne właśnie na bazie systemu opracowanego przez Forda chciały zwiększyć swoją wydajność unikając przy tym konieczności rozbudowy linii produkcyjnych. Prekursorem w tym temacie była nie kto inny jak Toyota – późniejszy lider działań związanych z ciągłym doskonaleniem. Jednak w początkowej fazie wdrożono tam wyłącznie dwie pierwsze czynności z metodologii CANDO – sprzątanie i porządkowanie. Nic dziwnego bowiem obie aktywności w bardzo szybkim czasie dawały dość duże efekty. Dopiero z czasem dodano dwa kolejne tworząc jednocześnie 4S. Nie było to jednak osobne narzędzie, ale element metodologii znanej pod nazwą Toyota Production System – TPS.

Co ciekawe, w niektórych organizacjach 4S jest wykorzystywane do dnia dzisiejszego a składają się na nie:
– sortowanie
– systematyka
– sprzątanie
– standaryzacja.

Brak piątego S jakim jest samodyscyplina jest ściśle związany z japońską kulturą. Dla Japończyków krok ten jest na tyle oczywisty, że nie bardzo rozumieli potrzeby jego dodawania. Wynika on wprost z czterech poprzednich filarów. Jednak jest to coś co może być nie do końca zrozumiałe w zachodniej kulturze. Dlatego było to powodem niejako przekształcenia 4S w 5S poprzez dodanie samodyscypliny jako piątej czynności. Bez niej bowiem w wielu firmach po jakimś czasie okazywało się, że niezbędne będzie rozpoczęcie większości działań od początku.

5S krok po kroku

Skoro wiemy już z jakich elementów składa się metoda 5S to przejdźmy do jej wdrożenia. Na tym etapie warto jeszcze podkreślić, że zarówno polskie jak i angielskie nazewnictwo nie odpowiada dokładnemu tłumaczeniu japońskich słów. Autorom ciężko bowiem było dobrać takie nazwy, które z jednej strony oddawałyby prawidłowe znaczenie jak i zaczynały na literę S.

Krok 1. – Sortowanie

Seiri – w dosłownym tłumaczeniu oznacza usunięcie ze stanowiska pracy wszelkich przedmiotów, które nie są nam potrzebne do wykonywania codziennych zadań. Zanim jednak przejdziemy do działania warto wyznaczyć dedykowane miejsce poza stanowiskiem pracy, gdzie przedmioty, których nie potrzebujemy będą składowane do momentu podjęcia dalszych decyzji. Pamiętajmy również, że do przedmiotów zaliczymy właściwie wszystko co znajduje się w danym miejscu, czyli: narzędzia, dokumenty, czy też materiały.

Podczas selekcji musimy podzielić wszystkie przedmioty na te, które:
– wykorzystujemy w naszej codziennej pracy
– wykorzystujemy co jakiś czas
– nie wiemy czy będziemy wykorzystywać
– w ogóle nie wykorzystujemy.

Z powyższych pozostawiamy jedynie te, które są w pierwszej grupie. Jeśli przedmioty, które wykorzystujemy wyłącznie co jakiś czas nie są dużych rozmiarów to również możemy je pozostawić na stanowisku pracy. Warto jednak sprawdzić czy analogiczne narzędzia lub przyrządy nie są stosowane także przez innych pracowników. Wówczas najlepszym rozwiązaniem byłoby wyznaczenie jednego wspólnego obszaru, gdzie będą one na co dzień przechowywane. Natomiast wszystkie pozostałe powinny trafić do strefy, gdzie będą oczekiwać na podjęcie ostatecznej decyzji. Jeżeli mamy pewność, że niektóre przedmioty na pewno nie będą do niczego potrzebne to możemy je na tym etapie od razu zutylizować.

Częstą praktyką stosowaną w wielu firmach jest wykorzystywanie czerwonych etykiet w stosunku do przedmiotów, które będą oczekiwać na finalną dyspozycję. Tutaj jednak musimy być ostrożni, bowiem równie dużo firm wykorzystuje czerwone etykiety do oznaczania części brakowych.

Podczas sortowania zwróćmy także uwagę na zapasy części, które oczekują na obróbkę. Tak, aby na danym stanowisku uniknąć niepotrzebnego magazynowania.

Krok 2. – Systematyka

Seiton – wyznacz a następnie odpowiednio oznacz miejsca do przechowywania przedmiotów wykorzystywanych w codziennej pracy. Głównym celem tego kroku jest zapewnienie, że wszystkie przedmioty, czyli przykładowo narzędzia, czy chociażby dokumentacja będą łatwe do zlokalizowania. System musi być jednak na tyle czytelny, aby dostęp do niezbędnych rzeczy był możliwy dla każdej osoby, która tego potrzebuje, ale i jest do tego oczywiście uprawniona. Nie koniecznie musi więc to być osoba, która na co dzień pracuje na danym stanowisku pracy.

Pozwoli to na:
– ograniczenie marnotrawstwa czasu na poszukiwanie niezbędnych przedmiotów
– zminimalizowanie pomyłek poprzez zastosowanie nieprawidłowego narzędzia
– wyeliminowanie zbędnego ruchu i zmniejszenie wysiłku fizycznego.

Dlatego projektując praktycznie na nowo dane stanowisko pracy warto wziąć pod uwagę nie tylko to jak często w ciągu swojej pracy wykorzystywany jest dany przyrząd lub dokument, ale również podstawowe zasady ergonomii.

W przypadku większych przedmiotów takich jak paleciaki dobrą praktyką jest oznaczanie dedykowanych miejsc za pomocą kolorowych linii. Do przechowywania narzędzi praktycznym rozwiązaniem będzie wykorzystanie tablic cieni czy też specjalnych pianek z wycięciami w szufladach. Szafki i wspomniane szuflady warto podpisać, tak aby wiedzieć czego możemy spodziewać po ich otwarciu. Nie inaczej będzie z dokumentacją przechowywaną w formie fizycznych kopii. W takim wypadku dość częstą praktyką jest oznaczanie segregatorów taśmą w formie pochyłej linii. Dzięki czemu od razu będziemy wiedzieli, którego z nich brakuje na swoim miejscu.

5S to jednak nie tylko dokumentacja papierowa, ale przede wszystkim zapisy cyfrowe. Nasz komputer również powinien być uporządkowany według z góry określonej struktury folderów tak, aby nie marnować zbędnego czasu na szukanie niezbędnych dokumentów.

Krok 3. – Sprzątanie

Seiso – według japońskiej szkoły oznacza uprzątnięcie swojego miejsca pracy pod koniec zmiany produkcyjnej. Jednak powinno to się robić nie po to, aby dane stanowisko wręcz lśniło z czystości, ale by móc zlokalizować wszelkiego rodzaju nieprawidłowości jak chociażby wycieki lub uszkodzenia, czy też brak wykorzystywanych na co dzień przedmiotów. Etap ten stanowi wsparcie działań związanych z:
– utrzymaniem ruchu maszyn i narzędzi znanych jako TPM
– zapobieganiem obecności lub uszkodzeniom spowodowanym przez ciała obce (FOD)

Sama częstotliwość sprzątania powinna być dostosowana do danego stanowiska pracy. W niektórych przypadkach koniec zmiany, jak przed chwilą wspomnieliśmy, może być zdecydowanie za rzadki. Jednak ostatecznie zależy ona od specyfiki procesu jaki jest tam wykonywany.

Poza częstotliwością konieczne będzie również zdefiniowanie odpowiednich metod sprzątania jakie będą stosowane. Należy także zapewnić dostęp do niezbędnych narzędzi oraz określić kto właściwie odpowiada za sprzątanie. Niektóre bowiem czynności jak chociażby porządkowanie narzędzi należeć może do operatora, zaś pozostałe do działu zajmującego się utrzymaniem porządku.

Jednak najlepszą praktyką jest odkładanie przedmiotów, które używaliśmy na swoje miejsce jak tylko zakończymy wykonywać daną czynność.

Krok 4. – Standaryzacja

Seiketsu – opracowanie i wdrożenie działań, które będą pracownika informować o potrzebie prawidłowej realizacji pierwszych trzech kroków. Etap ten pełni formę działania prewencyjnego, którego rolą jest zapewnienie utrzymywania stanowiska pracy według z góry określonych standardów. O tym jakie one są decydujemy sami po części w kroku drugim. I to on może być jedną z podstaw do działań związanych ze standaryzacją przynajmniej na etapie wdrażania tej metodologii. Ważne jest jednak, żeby wiedzieć jak i co robić. Dlatego bardzo pomocne będą dla nas wszelkiego rodzaju instrukcje, które właśnie szczegółowo opiszą nam tok postępowania podczas pierwszych trzech S. Istotne jest, aby były one napisane łatwym do zrozumienia językiem, tak aby uniknąć problemów z błędną interpretacją. Najlepszym rozwiązaniem jest maksymalizacja wizualizacji i zdjęć.

Bardzo często spotkamy się też z różnego rodzajami list kontrolnych, których celem jest zapewnienie, że wszystkie niezbędne elementy zostały prawidłowo wykonane. Inną praktyką jest wykorzystanie zdjęć stanowisk pracy przedstawiających ich stan idealny.

Standaryzacja to również zapewnienie, że analogiczne stanowiska w przypadku większych firm będą zorganizowane w taki sam sposób.

Krok 5. – Samodyscyplina

Shitsuke – dla Japończyków nie oznacza to kolejnej czynności, lecz stan jaki powinien istnieć. Różnica między Seiketsu a Shitsuke jest prosta. Z pierwszym mamy do czynienia tak długo jak przykładowo przełożony będzie musiał przypominać pracownikowi o wykonaniu trzech pierwszych kroków. Jednak gdy w końcu pracownik samodzielnie i bez przypominania będzie je wykonywał to osiągnięte zostanie właśnie Shitsuke. Dlatego bardzo często ten etap związany jest z promowaniem metodologii 5S oraz organizowaniem cyklicznym szkoleń dla personelu. Innym rozwiązaniem są audyty 5S, których celem jest monitorowanie przestrzegania zdefiniowanych standardów w całej organizacji. Wyniki takich audytów powinny być komunikowane wszystkim pracownikom tak, aby każdy miał świadomość problemów jakie wciąż czekają na rozwiązanie, jak również i swojego wkładu w funkcjonowanie całego systemu.

Zalety wdrożenia 5S

Po części wspominaliśmy już o pewnych korzyściach, które mogą być wynikiem wdrożenia metodologii 5S. Przyjrzyjmy się im zatem bardziej szczegółowo:

– większe bezpieczeństwo na stanowisku pracy – dany obszar przestaje być zagracony a wszystkie znajdujące się tam przedmioty składowane są w wyznaczonych do tego miejsca. Spada, więc ryzyko, że cokolwiek przypadkowo spadnie nam na głowę. Mniejsze będą również szanse na kontakt z ostrzami narzędzi, które mogą znajdować się w przypadkowych miejscach, o czym pracownik może nie mieć świadomości lub po prostu zapomnieć. 5S to także wizualna kontrola otoczenia, więc też stanu technicznego wykorzystywanych maszyn. Dlatego problemy takie jak przerwane izolacje kabli lub też różnego rodzaju wycieki powodujące, że podłoga może być bardziej śliska będą szybciej wyeliminowane.

– wyższa efektywność wykonywanych czynności – jeśli wszystkie niezbędne przyrządy czy też narzędzia są nie dość, że na swoich miejscach to jeszcze pod ręką to oszczędzamy mnóstwo czasu jaki poświęcilibyśmy na ich szukanie. Każdy z nich jest również odpowiednio oznaczony, więc w łatwy sposób znajdziemy powiązanie pomiędzy dokumentacją technologiczną a danym przyrządem. Nie ma także problemów z przemieszczaniem się wokół stanowiska pracy bowiem zostało ono zaplanowane w taki sposób, aby zapewnić dostęp do wszystkich niezbędnych nam elementów.

– mniejsze ryzyko uszkodzenia lub zanieczyszczenia produktu ciałem obcym – w przestrzeni roboczej nie występują przypadkowe przedmioty, które mogłyby spowodować uszkodzenie obrabianej części. Nic do niej również przypadkowo nie wpadnie czy też nie przyczepi się. Stanowisko pracy jest wyposażone w dedykowane miejsca, gdzie części są składowane przed, w trakcie jak i po zakończeniu wykonywania danej operacji.

– eliminacja przestojów spowodowanych awariami – jednym z elementów metodologii 5S jest weryfikacja stanowiska pracy pod kątem potencjalnych uszkodzeń, czy też wycieków. Stanowi to istotny fundament do wdrożenia innego narzędzia ciągłego doskonalenia – TPM. Wszystkie zauważone problem są natychmiastowo zgłaszane, dzięki czemu dany problem jest rozwiązywany, gdy pojawią się jego pierwsze symptomy a nie w momencie wystąpienia dużo większej awarii.

– minimalizacja wpływu czynnika ludzkiego – mniej czasu poświęconego na szukanie tego co nam potrzebne do realizacji danego zadania to przede wszystkim mniejsze zmęczenie. To również i brak frustracji, która może się pojawić jeśli po raz kolejny tego samego dnia nie możemy czegoś znaleźć. Zastosowanie metodologii 5S bazuje na zasadach ergonomii, której rolą jak wiemy jest zapewnienie, że stanowisko pracy będzie w taki sposób zaprojektowane, aby ograniczyć właśnie występowanie czynnika ludzkiego.

– brak niezgodności spowodowanych przez przypadkowe użycie złych narzędzi – każdy przyrząd lub narzędzie wykorzystywane w procesie jest odpowiednio opisane i znajduje się w przeznaczonym do tego miejscu. Narzędzia, które są do siebie podobne mogą być dodatkowo oznaczone w taki sposób, aby zapobiec pomyłce. Przykładowo stosując różnokolorowe naklejki lub przywieszki. Jako wsparcie 5S świetnie w tym celu sprawdzi się inne narzędzie – Poka-Yoke, o którym szerzej przeczytacie w osobnym wpisie na blogu:
Poka Yoke – 3 poziomy zapobiegania błędom

Poza tym wdrożenie 5S to również:
– redukcja zapasów
– mniejsza przestrzeń niezbędna dla danego stanowiska
– lepszy wizerunek firmy
– mniej opóźnień
– oszczędności finansowe.

Czy 5S może mieć wady?

Żadna metodologia, którą się posługujemy nigdy nie będzie idealna. Coś co sprawnie funkcjonuje w jednej organizacji, w innej będzie wyłącznie powodem frustracji dla pracowników. Nie inaczej jest w przypadku 5S. Wiele w tej kwestii zależy jednak od samego kierownictwa i kierunków przez nie wyznaczonych.

Pamiętajmy, że w przypadku tego narzędzia niezbędny będzie zdrowy rozsądek zarówno podczas wdrażania jak i na etapie kontroli lub różnego rodzaju audytów. Dlaczego jest to ważne dowiemy się z poniższej anegdoty, którą usłyszałem lata temu.

Podczas audytu 5S pracownik zapytany został o przeznaczenie kubka znajdującego się na biurku. Wskazał on wówczas na malutką etykietę przyklejoną do niego, na której było napisane: kubek do herbaty. Audytor nie dawał jednak za wygraną i zapytał pracownika o to w czym w takim razie pije kawę. Po czym ten odwrócił kubek i pokazał kolejną etykietę: kubek do kawy. Kurtyna…

Analogiczne przykłady można wręcz mnożyć. A do kanonów klasyki przeszły chociażby biurka oklejone etykietami: miejsce na kubek, miejsce na klawiaturę, czy też miejsce na myszkę.

Kolejnym problemem jest wspomniane kierownictwo a dokładniej ich świadomość na temat metodologii 5S. W rozumieniu wielu spowoduje ona, że wydział produkcyjny będzie lśnił czystości. A nie o to przecież w tym chodzi. Dlatego zanim podjęta zostanie decyzja o zastosowaniu tego narzędzia warto na wstępie określić cele jakie chcemy osiągnąć. Jeśli przykładowo zależy nam na wzroście produktywności dla danego stanowiska to sprawdźmy co jest rzeczywistą przeszkodą do jego osiągnięcia. Bo jeśli w przeciągu całej swojej zmiany pracownik traci powiedzmy godzinę na szukanie narzędzi to jest coś na rzeczy. Jednak nie zawsze tak będzie. Równie dobrze przeszkodą może być po prostu czasochłonność danej operacji. W takim wypadku pomimo ogólnego porządku na stanowisku pracy dodatkowe wdrożenie 5S może wręcz wpłynąć na spadek wydajności. W końcu pracownik będzie miał dodatkowe czynności do wykonania w ciągu swojej pracy, więc odpowiednio mniej czasu przeznaczy na zadania związane z obróbką części.

5S, 6S, 7S – kto da więcej…

Nacisk jaki obecnie kładzie się na ciągłe doskonalenie nie mógł nie dosięgnąć także i metodologii 5S. W rezultacie ewaluowała ona na przestrzeni ostatnich lat poprzez dodanie kolejnych czynności. Trzeba jednak wiedzieć, że nie jest to powszechna zmiana a dotyczy wyłącznie niektórych organizacji.

Szóstym S jest bezpieczeństwo i higiena pracy (ang. safety). Ma ono na celu identyfikowanie potencjalnych zagrożeń związanych z bezpieczeństwem na stanowisku pracy. Z drugiej jednak strony jeśli przyjrzymy się bliżej samym założeniom jakie wynikają z metodologii 5S to bez trudu zauważymy, że właśnie bezpieczne stanowisko pracy jest jednym z jego założeń. O czym w sumie już wspominaliśmy na początku artykułu. Można zatem wywnioskować, że rolą szóstego „S” jest bardziej podniesienie świadomości pracowników na temat potrzeb związanych nie tylko z identyfikacją potencjalnych zagrożeń, ale również zgłaszaniem celem skutecznego ich wyeliminowania.  Analogię możemy zaobserwować porównując 4S do 5S.

Natomiast 7S to rozszerzenie omawianego 6S. Przy czym w tym wypadku stosowane są dwie różne wersje, które obejmują:
– bezpieczeństwo (ang. security) dotyczące danych oraz informacji
– zrównoważony rozwój (ang. sustainability) mający na celu zmniejszenie oddziaływania na środowisko.
Siódme S to jednak już szerszy kontekst, który wykracza poza konkretne stanowisko pracy a dotyczy całej organizacji.

Bądź na bieżąco i obserwuj Jakościowca na Instagramie!

Podsumowując…

Dla wielu firm ciągłe doskonalenie nie jest nowością a jednym z elementów, który zapewnia jej sprawne funkcjonowanie. Jednym z powszechniej stosowanych narzędzi jest omawiane w tym artykule 5S. Jego geneza sięga początków ubiegłego wieku i bazuje na opracowanym przez Forda systemie CANDO. 5S to pięć kolejnych filarów, których celem jest zapewnienie bezpiecznego stanowiska pracy oraz zwiększenie efektywności pracowników. Metodologia doskonale sprawdzi się w produkcji seryjnej, ale także w domowych zakamarkach zapewniając, że wszystko będzie miało swoje miejsce i nic nam nie spadnie na głowę. W przypadku niektórych organizacji system został rozbudowany poprzez dodanie dodatkowej czynności mającej na celu położenie jeszcze większego nacisku na bezpieczeństwo na stanowisku pracy. Czasami spotkamy się również z siódmym S, które dotyczy szerszego aspektu w danej organizacji i może być związane albo z bezpieczeństwem danych lub też ograniczeniem wpływu na środowisko zewnętrzne.

Jeśli chcecie podzielić się swoimi osobistymi doświadczeniami związanymi z 5S lub też własnymi pomysłami to zapraszam do pozostawienia komentarza w sekcji poniżej. Do zobaczenia w następny poniedziałek!