Metoda 5S – kompendium wiedzy – darmowy Excel

Metoda 5S – proste zasady na utrzymanie porządku

Metoda 5S jest jednym z kluczowych narzędzi Lean Management. Pozwala wyeliminować marnotrawstwo pod różną postacią. Często jest także punktem wyjścia do wdrożenia innych rozwiązań doskonalących.

Jak zatem skutecznie wdrożyć 5S i jakich błędów unikać? O tym powiemy sobie właśnie w tym materiale. Sprawdźmy zatem czym jest japońska szkoła porządku, która zawiera w sobie nutkę amerykańskiego podejścia. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co to jest metoda 5S
• Jakie działania realizowane są na każdym etapie
• Jakie są zalety wdrożenia 5S oraz na jakie błędy należy uważać
• Jaka jest różnica między metodą 5S a 6S i 7S
• Czym metoda 5S różni się od CANDO

Co to jest metoda 5S?

Metoda 5S to narzędzie Lean Management mające na celu zapewnienie porządku na stanowisku pracy. Jego zastosowanie wpływa korzystnie na podniesienie bezpieczeństwa pracy, zwiększenie wydajności oraz ograniczenia uszkodzeń powodowanych przez ciała obce.

5S jest akronimem od pięciu japońskich słów: seiri, seiton, seiso, seiketsu oraz shitsuke. Jest to nic innego jak pięć kolejnych kroków, które pozwalają na utrzymanie porządku w danym obszarze.

Etapy 5S:

1. Sortowanie
2. Systematyka
3. Sprzątanie
4. Standaryzacja
5. Samodyscyplina

Co ważne, zarówno polskie jak i angielskie nazewnictwo nie odpowiada w pełni znaczeniu japońskich słów. Autorom ciężko bowiem było dobrać takie nazwy, które z jednej strony oddawałyby prawidłowe znaczenie jak i zaczynały na literę S.

Jak działa metoda 5S krok po kroku?

Każdy z etapów metody 5S często wiąże się z dość dużym zakresem zadań do wykonania, co może być dość czasochłonne na etapie wdrażania tego rozwiązania. Jakie mogą być więc najlepsze praktyki, które ułatwią nam to zadanie? Sprawdźmy.

Krok 1. – Sortowanie

Seiri – w dosłownym tłumaczeniu oznacza usunięcie ze stanowiska pracy wszelkich przedmiotów, które nie są potrzebne do wykonywania codziennych zadań.

Pierwszym etapem sortowania będzie wyznaczenie dedykowanego miejsca poza stanowiskiem pracy, gdzie przedmioty, których nie potrzebujemy będą składowane do momentu podjęcia dalszych decyzji.

Pamiętajmy również, że do przedmiotów zaliczymy właściwie wszystko co znajduje się w danym miejscu, czyli:

• narzędzia
• oprzyrządowanie
• dokumentację
• części zamienne
• materiał do obróbki

Podczas selekcji musimy podzielić wszystkie przedmioty na cztery grupy:

• wykorzystywane w codziennej pracy
• używane z mniejszą częstotliwością
• nie wiadomo czy będą potrzebne
• nie są w ogóle wykorzystywane

Najważniejsza jest pierwsza grupa i tylko przedmioty w niej się znajdujące należy pozostawić na stanowisku pracy.

Analogiczny tok postępowania można zastosować w przypadku rzadziej używanych przedmiotów, ale pod warunkiem, że ich gabaryty pozwalają na wygospodarowanie dedykowanego miejsce. Warto jednak sprawdzić czy analogiczne narzędzia lub przyrządy nie są stosowane także przez innych pracowników. Wówczas najlepszym rozwiązaniem byłoby wyznaczenie jednego wspólnego obszaru, gdzie będą one na co dzień przechowywane.

Natomiast wszystkie pozostałe przedmioty powinny trafić do strefy, gdzie będą oczekiwać na podjęcie ostatecznej decyzji. Jeżeli mamy pewność, że część z nich na pewno nie będzie do niczego potrzebna to możemy je przekazać do utylizacji.

Częstą praktyką stosowaną w wielu firmach jest wykorzystywanie czerwonych etykiet w stosunku do przedmiotów, które będą oczekiwać na finalną dyspozycję. Tutaj jednak musimy być ostrożni, bowiem równie dużo organizacji wykorzystuje czerwone etykiety do oznaczania części brakowych.

Podczas sortowania zwróćmy także uwagę na zapasy części, które oczekują na obróbkę. Tak, aby na danym stanowisku uniknąć niepotrzebnego magazynowania.

Krok 2. – Systematyka

Seiton – wyznacz a następnie odpowiednio oznacz miejsca do przechowywania przedmiotów wykorzystywanych w codziennej pracy.

Głównym celem tego kroku jest zapewnienie, że wszystkie przedmioty będą łatwe do zlokalizowania. System musi być na tyle czytelny, aby dostęp do niezbędnych rzeczy był możliwy dla każdej osoby, która tego potrzebuje, ale i jest do tego oczywiście uprawniona. Przy czym niekoniecznie musi być to osoba, która na co dzień pracuje na danym stanowisku pracy.

Pozwoli to na:

• ograniczenie marnotrawstwa czasu na poszukiwanie niezbędnych przedmiotów
• zminimalizowanie pomyłek poprzez zastosowanie nieprawidłowego narzędzia
• wyeliminowanie zbędnego ruchu i zmniejszenie wysiłku fizycznego

Dlatego projektując praktycznie na nowo dane stanowisko pracy warto wziąć pod uwagę nie tylko to jak często w ciągu swojej pracy wykorzystywany jest dany przyrząd lub dokument, ale również podstawowe zasady ergonomii.

Zadania do wykonania:

• dla większych przedmiotów wyznacz dedykowane miejsce za pomocą kolorowych linii
• wykorzystaj tablice cieni dla przedmiotów wiszących
• w szufladach użyj specjalne pianki z wycięciami
• na każdej szafce i szufladzie umieść etykietę opisującą zawartość
• segregatory oznacz pochyłą linią

Metoda 5S to jednak nie tylko dokumentacja papierowa, ale przede wszystkim zapisy cyfrowe. Nasz komputer również powinien być uporządkowany według z góry określonej struktury folderów tak, aby nie marnować zbędnego czasu na szukanie niezbędnych dokumentów.

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

Krok 3. – Sprzątanie

Seiso – według japońskiej szkoły oznacza uprzątnięcie swojego miejsca pracy pod koniec zmiany produkcyjnej.

Głównym założeniem tego kroku nie jest zapewnienie najwyższego poziomu czystości na stanowisku pracy. Ułatwia on natomiast:

• zlokalizowanie wycieków i uszkodzeń
• określenie jakich przedmiotów brakuje a są one na wyposażeniu stanowiska

Etap ten stanowi wsparcie działań związanych z:

• utrzymaniem ruchu maszyn i narzędzi znanych jako TPM
• zapobieganiem obecności lub uszkodzeniom spowodowanym przez ciała obce (FOD)

Więcej na temat tego czym dokładnie jest FOD oraz jak mu skutecznie przeciwdziałać przeczytacie w artykule:

• Jak zapobiegać FOD wg wymagań AS9146

Etap ten wymaga, aby:

• zdefiniować częstotliwość sprzątania
• określić metody sprzątania
• przypisać odpowiedzialności
• zapewnić dostęp do niezbędnych narzędzi i środków

Pamiętajmy, że najlepszą praktyką jest odkładanie przedmiotów, które używaliśmy na swoje miejsce jak tylko zakończymy wykonywać daną czynność.

Krok 4. – Standaryzacja

Seiketsu – opracowanie i wdrożenie działań, które będą informować pracownika o potrzebie prawidłowej realizacji pierwszych trzech kroków.

Etap ten pełni formę prewencyjną, która zapewnia utrzymywanie stanowiska pracy według z góry określonych standardów. Nie są one jednak w żaden sposób narzucone, ale zależy od specyfiki danej organizacji.

System 5S możemy zdefiniować poprzez:

• instrukcje
• listy kontrolne
• wizualizacje prawidłowego wyglądu stanowiska pracy

Postaw na:

• łatwy do zrozumienia język
• maksymalizację wizualizacji i zdjęć.

Standaryzacja to również zapewnienie, że analogiczne stanowiska robocze będą zorganizowane w taki sam sposób.

Krok 5. – Samodyscyplina

Shitsuke – dla Japończyków nie oznacza to kolejnej czynności, lecz stan jaki powinien istnieć.

Różnica między Seiketsu a Shitsuke jest prosta. Z pierwszym mamy do czynienia tak długo jak przykładowo przełożony będzie musiał przypominać pracownikowi o wykonaniu trzech pierwszych kroków.

Jednak gdy w końcu pracownik samodzielnie i bez przypominania będzie je wykonywał to osiągnięte zostanie właśnie Shitsuke.

Dlatego bardzo często ten etap związany jest z promowaniem metodologii 5S. Do tego typu działań zaliczyć możemy:

• organizowanie cyklicznych szkoleń
• monitorowanie zdefiniowanych standardów poprzez audyty 5S

Wyniki audytów 5S powinny być komunikowane wszystkim pracownikom tak, aby każdy miał świadomość problemów jakie wciąż czekają na rozwiązanie, jak również i swojego wkładu w funkcjonowanie całego systemu.

Lubisz czytać Jakościowca przy kawie? Wesprzyj rozwój portalu.

5 zł 10 zł 15 zł

Darmowa lista kontrolna audytu 5S do pobrania

Audyt 5S nigdy nie był prostszy. Od teraz dostępna jest do pobrania darmowa lista kontrolna audytu 5S dla wydziału produkcyjnego. Obejmuje ona:

• 50 dedykowanych pytań z podziałem na pięć głównych kategorii – pytania dostosowane do specyfiki firm produkcyjnych
• prosty system oceniania – zakres ocen od 1 do 5 pozwala na jasne zdefiniowanie kryteriów oraz szybką ocenę aktualnego stanu
• automatyczny wynik – system ocen obejmuje każdą kategorię i sumaryczny wynik audytu, dzięki czemu łatwo można ocenić postępy na bazie historycznych zapisów.

Jakie są zalety wdrożenia metody 5S?

Metoda 5S analogicznie jak inne narzędzia ciągłego doskonalenia posiada wiele korzyści. Do głównych zalet zaliczymy:

• zwiększenie poziomu bezpieczeństwa na stanowisku pracy – dany obszar przestaje być zagracony a wszystkie znajdujące się tam przedmioty składowane są w wyznaczonych do tego miejsca. Spada, więc ryzyko, że cokolwiek przypadkowo spadnie nam na głowę. Mniejsze będą również szanse na kontakt z ostrzami narzędzi, które mogą znajdować się w przypadkowych miejscach, o czym pracownik może nie mieć świadomości lub po prostu zapomnieć. Metoda 5S to także wizualna kontrola otoczenia, więc też stanu technicznego wykorzystywanych maszyn. Dlatego problemy takie jak przerwane izolacje kabli lub też różnego rodzaju wycieki powodujące, że podłoga może być bardziej śliska będą szybciej wyeliminowane.
• wyższa efektywność wykonywanych czynności – jeśli wszystkie niezbędne przyrządy czy też narzędzia są nie dość, że na swoich miejscach to jeszcze pod ręką to oszczędzamy mnóstwo czasu jaki poświęcilibyśmy na ich szukanie. Każdy z nich jest również odpowiednio oznaczony, więc w łatwy sposób znajdziemy powiązanie pomiędzy dokumentacją technologiczną a danym przyrządem. Nie ma także problemów z przemieszczaniem się wokół stanowiska pracy bowiem zostało ono zaplanowane w taki sposób, aby zapewnić dostęp do wszystkich niezbędnych nam elementów.
• mniejsze ryzyko uszkodzenia lub zanieczyszczenia produktu ciałem obcym – w przestrzeni roboczej nie występują przypadkowe przedmioty, które mogłyby spowodować uszkodzenie obrabianej części. Nic do niej również przypadkowo nie wpadnie czy też nie przyczepi się. Stanowisko pracy jest wyposażone w dedykowane miejsca, gdzie części są składowane przed, w trakcie jak i po zakończeniu wykonywania danej operacji.
• eliminacja przestojów spowodowanych awariami – jednym z elementów metodologii 5S jest weryfikacja stanowiska pracy pod kątem potencjalnych uszkodzeń, czy też wycieków. Stanowi to istotny fundament do wdrożenia innego narzędzia ciągłego doskonalenia – TPM. Wszystkie zauważone problem są natychmiastowo zgłaszane, dzięki czemu dany problem jest rozwiązywany, gdy pojawią się jego pierwsze symptomy a nie w momencie wystąpienia dużo większej awarii.
• minimalizacja wpływu czynnika ludzkiego – mniej czasu poświęconego na szukanie tego co nam potrzebne do realizacji danego zadania to przede wszystkim mniejsze zmęczenie. To również i brak frustracji, która może się pojawić jeśli po raz kolejny tego samego dnia nie możemy czegoś znaleźć. Zastosowanie metodologii 5S bazuje na zasadach ergonomii, której rolą jak wiemy jest zapewnienie, że stanowisko pracy będzie w taki sposób zaprojektowane, aby ograniczyć właśnie występowanie czynnika ludzkiego.
• brak niezgodności spowodowanych przez przypadkowe użycie złych narzędzi – każdy przyrząd lub narzędzie wykorzystywane w procesie jest odpowiednio opisane i znajduje się w przeznaczonym do tego miejscu. Narzędzia, które są do siebie podobne mogą być dodatkowo oznaczone w taki sposób, aby zapobiec pomyłce. Przykładowo stosując różnokolorowe naklejki lub przywieszki. Jako wsparcie 5S świetnie w tym celu sprawdzi się inne narzędzie – Poka-Yoke.

Inne zalety wdrożenia metody 5S:

• redukcja zapasów
• mniejsza przestrzeń niezbędna dla danego stanowiska
• lepszy wizerunek firmy
• mniej opóźnień
• oszczędności finansowe

Jakich błędów unikać w metodzie 5S?

Żadna metodologia, którą się posługujemy nigdy nie będzie idealna. Coś co sprawnie funkcjonuje w jednej organizacji, w innej będzie wyłącznie powodem frustracji dla pracowników. Nie inaczej jest w przypadku 5S. Wiele w tej kwestii zależy jednak od samego kierownictwa i kierunków przez nie wyznaczonych.

Pamiętajmy, że w przypadku tego narzędzia niezbędny będzie zdrowy rozsądek zarówno podczas wdrażania jak i na etapie kontroli lub różnego rodzaju audytów. Dlaczego jest to ważne dowiemy się z poniższej anegdoty, którą usłyszałem lata temu.

Podczas audytu 5S pracownik zapytany został o przeznaczenie kubka znajdującego się na biurku. Wskazał on wówczas na malutką etykietę przyklejoną do niego, na której było napisane: kubek do herbaty. Audytor nie dawał jednak za wygraną i zapytał pracownika o to w czym w takim razie pije kawę. Po czym ten odwrócił kubek i pokazał kolejną etykietę: kubek do kawy. Kurtyna…

Analogiczne przykłady można wręcz mnożyć. A do kanonów klasyki przeszły chociażby biurka oklejone etykietami: miejsce na kubek, miejsce na klawiaturę, czy też miejsce na myszkę.

Kolejnym problemem jest wspomniane kierownictwo a dokładniej ich świadomość na temat metodologii 5S. W rozumieniu wielu spowoduje ona, że wydział produkcyjny będzie lśnił czystości. A nie o to przecież w tym chodzi. Dlatego zanim podjęta zostanie decyzja o zastosowaniu tego narzędzia warto na wstępie określić cele jakie chcemy osiągnąć.

Jeśli przykładowo zależy nam na wzroście produktywności dla danego stanowiska to sprawdźmy co jest rzeczywistą przeszkodą do jego osiągnięcia. Bo jeśli w przeciągu całej swojej zmiany pracownik traci powiedzmy godzinę na szukanie narzędzi to jest coś na rzeczy. Jednak nie zawsze tak będzie.

Równie dobrze przeszkodą może być po prostu czasochłonność danej operacji. W takim wypadku pomimo ogólnego porządku na stanowisku pracy dodatkowe wdrożenie 5S może wręcz wpłynąć na spadek wydajności. W końcu pracownik będzie miał dodatkowe czynności do wykonania w ciągu swojej pracy, więc odpowiednio mniej czasu przeznaczy na zadania związane z obróbką części.

Jaka jest historia metody 5S?

Aby poznać historię 5S należałoby przenieść się do początków ubiegłego wieku a dokładniej do… fabryki Forda. To właśnie tam narodziła się metodologia znana jako CANDO. Słowo to było niczym innym jak akronimem, który po rozwinięciu opisywał pięć filarów organizacji idealnego stanowiska pracy. System ten zapewniał z jednej strony dużo większą wydajność pracowników, z drugiej zaś gwarantował także większe ich bezpieczeństwo podczas wykonywanych czynności. Korzyści były więc obopólne.

Aby osiągnąć wspomniany efekt niezwykle ważne było postępowanie według z góry określonego schematu, na który składały się:

• sprzątanie (ang. cleaning up)
• porządkowanie (arranging)
• schludność (neatness)
• dyscyplina (discypline)
• nieustanne doskonalenie (ongoing improvement)

Mało konkurencyjne japońskie przedsiębiorstwa produkcyjne właśnie na bazie systemu opracowanego przez Forda chciały zwiększyć swoją wydajność unikając przy tym konieczności rozbudowy linii produkcyjnych.

Prekursorem w tym temacie była nie kto inny jak Toyota – późniejszy lider działań związanych z ciągłym doskonaleniem. Jednak w początkowej fazie wdrożono tam wyłącznie dwie pierwsze czynności z metodologii CANDO – sprzątanie i porządkowanie. Nic dziwnego bowiem obie aktywności w bardzo szybkim czasie dawały dość duże efekty.

Dopiero z czasem dodano dwa kolejne tworząc jednocześnie 4S. Nie było to jednak osobne narzędzie, ale element metodologii znanej pod nazwą Toyota Production System – TPS.

Co ciekawe, w niektórych organizacjach 4S jest wykorzystywane do dnia dzisiejszego a składają się na nie:

• sortowanie
• systematyka
• sprzątanie
• standaryzacja

Brak piątego S jakim jest samodyscyplina jest ściśle związany z japońską kulturą. Dla Japończyków krok ten jest na tyle oczywisty, że nie bardzo rozumieli potrzeby jego dodawania. Wynika on wprost z czterech poprzednich filarów.

Jednak jest to coś co może być nie do końca zrozumiałe w zachodniej kulturze. Dlatego było to powodem niejako przekształcenia 4S w 5S poprzez dodanie samodyscypliny jako piątej czynności. Bez niej bowiem w wielu firmach po jakimś czasie okazywało się, że niezbędne będzie rozpoczęcie większości działań od początku.

Czym metoda 5S różni się od 6S i 7S?

Nacisk jaki obecnie kładzie się na ciągłe doskonalenie nie mógł nie dosięgnąć także i metody 5S. W rezultacie ewaluowała ona na przestrzeni ostatnich lat poprzez dodanie kolejnych czynności. Trzeba jednak wiedzieć, że nie jest to powszechna zmiana a dotyczy wyłącznie niektórych organizacji.

Metoda 6S

Szóstym S jest bezpieczeństwo i higiena pracy (safety). Ma ono na celu identyfikowanie potencjalnych zagrożeń związanych z bezpieczeństwem na stanowisku pracy.

Z drugiej jednak strony jeśli przyjrzymy się bliżej samym założeniom jakie wynikają z metodologii 5S to bez trudu zauważymy, że właśnie bezpieczne stanowisko pracy jest jednym z jego założeń. O czym w sumie już wspominaliśmy na początku artykułu.

Można zatem wywnioskować, że rolą szóstego „S” jest bardziej podniesienie świadomości pracowników na temat potrzeb związanych nie tylko z identyfikacją potencjalnych zagrożeń, ale również zgłaszaniem celem skutecznego ich wyeliminowania.  Analogię możemy zaobserwować porównując 4S do 5S.

Metoda 7S

Metoda 7S to rozszerzenie omawianego 6S. Przy czym w tym wypadku stosowane są dwie różne wersje, które obejmują:

• bezpieczeństwo (security) dotyczące danych oraz informacji
• zrównoważony rozwój (sustainability) mający na celu zmniejszenie oddziaływania na środowisko

Siódme S to jednak już szerszy kontekst, który wykracza poza konkretne stanowisko pracy a dotyczy całej organizacji.

Podsumowanie

Metoda 5S to narzędzie ciągłego doskonalenia pozwalające na utrzymanie porządku na stanowisku pracy, zwiększając przy tym bezpieczeństwo oraz minimalizując ryzyko awarii a także uszkodzeń powodowanych przez ciała obce.

Metoda 5S bazuje na pięciu krokach, które obejmują:

1. Sortowanie – na stanowisku pracy pozostawiamy wyłącznie przedmioty codziennego użytku
2. Systematyka – każdy przedmiot ma przypisane i odpowiednio oznaczone miejsce
3. Sprzątanie – utrzymywanie porządku na stanowisku pracy umożliwia zlokalizowanie wycieków, uszkodzeń oraz określenie brakujących przedmiotów
4. Standaryzacja – definiujemy jak powinien wyglądać system 5S
5. Samodyscyplina – promujemy działania związane z metodą 5S

Jeśli chcecie podzielić się swoimi osobistymi doświadczeniami związanymi z 5S lub też własnymi pomysłami to zapraszam do pozostawienia komentarza w sekcji poniżej. Do zobaczenia w następny poniedziałek!

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania