PDCA – czyli cykl Deminga w praktyce

Cykl PDCA – czym jest ciągłe doskonalenie wg Deminga

Potocznie mówi się, że jak ktoś kręci się w kółko to próżno oczekiwać rezultatów jego pracy. Dużo w tym prawdy i zapewne wielu z Was było w takim sytuacji, że trzeba było zacząć od początku. W pewnych sytuacjach może to być trochę frustrujące, zwłaszcza jeśli jest to już któreś z kolei podejście do danego tematu. Są jednak i takie przypadki, gdzie kręcenie się w kółko ma jednak sens. Przykładem może być koło w samochodzie, turbina w silniku odrzutowych, albo bęben w naszej pralce. Jednak zamiast rozkładać te poszczególne przypadki na czynniki pierwsze skupimy się na pewnej metodologii stosowanej w zarządzaniu jakością, która ma na celu zapewnienie, że to co ma się kręcić z dużym prawdopodobieństwem będzie się kręcić. Ale, aby się kręciło my też będziemy kręcić się w kółko. W tym materiale poruszymy temat cyklu Deminga znanego również pod nazwą cykl PDCA. Jest to metodologia, która wręcz wymaga od nas powtarzania pewnych zachowań, tak aby zapewnić ciągłe doskonalenie. Analizując temat oprzemy się o wymagania normy ISO 9001, która z jednej strony tylko zaleca oparcie naszych procesów i Systemu Zarządzania Jakością o cykl PDCA, jednak z drugiej strony sama również na nim bazuje. Dodatkowo poprzez swoje wymagania także go pośrednio narzuca. Przejdźmy zatem do meritum i sprawdźmy czym jest powszechnie stosowane koło Deminga. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Co oznacza skrót PDCA, jaka jest historia cyklu oraz jak zmieniał się on przez dekady.
• Z jakich etapów składa się cykl PDCA.
• Czym różni się cykl PDCA od PDSA.
• Jak w praktyce zastosować PDCA na przykładzie normy ISO 9001, Raportu 8D oraz Raportu A3.

Historia pewnego cyklu, czyli jak Deming opracował PDCA

Historia cyklu PDCA zapoczątkowana została w latach pięćdziesiątych XX. wieku. Mało kto jednak wie, że sama geneza metodologii jest dużo starsza i sięga roku 1903. Opracowana została w formie koncepcji procesu zarządzania przez amerykańskiego inżyniera oraz wynalazcę Fredericka Winslow Taylora. Proces ten obejmował trzy podstawowe elementy: planowanie, wykonywanie oraz kontrolowanie. Na jego podstawie Walter A. Shewhart, będący jednocześnie współpracownikiem Williama E. Deminga opracował cykl opisujący przebieg procesu produkcyjnego na który składały się trzy elementy:
– specyfikacja tego co jest pożądane
– wytwarzanie zgodnie z określoną specyfikacją, oraz
– kontrolowanie produktów pod kątem spełnienia wymagań specyfikacji.

Pierwsze koło Deminga bazowało właśnie na cyklu opracowanym przez Shewharta. Z tą różnicą, że etap kontroli zastąpiony został sprzedażą produktu. W efekcie uzyskaliśmy cykl składający się z trzech elementów: zaprojektuj, wykonaj, sprzedaj, a następnie przeprojektuj, ponownie wykonaj i tak dalej. Drugie koło miało dodatkowo rozwinięcie w postaci czwartego elementu, którym było wykonanie badań rynkowych. Następnym opracowaniem Deminga, był już dobrze nam znany cykl PDCA. W trzecim kroku powrócił on do metodologii Shewharta zastępując etap sprzedaży kontrolą. Całość spięta została czwartym krokiem: Popraw (ang. act). Samo upowszechnienie się cyklu miało miejsce wraz rozwojem zarządzania jakością oraz zostało rozpropagowane przez normy ISO.

Etapy cyklu PDCA

Cykl Deminga to cztery następujące po sobie kroki wykonywane w sposób ciągły. Jego fundamentem jest wykonywanie danego produktu zgodnie z przyjętymi założeniami, pod kątem których wyrób następnie jest sprawdzany. W razie stwierdzenia, że otrzymane rezultaty nie spełniają tychże założeń podejmowane są akcje naprawcze, które modyfikują również i same założenia. Sam cykl wykorzystywany jest w wielu narzędziach powiązanych z metodologią zarządzania jakości. Przykładami mogą być chociażby: Raport 8D oraz Raport A3, o których szerzej dowiedzieć się możecie z osobnych artykułów na blogu.

Jak już wspomnieliśmy na cykl składają się cztery etapy. Są to:
– zaplanuj (P – ang. plan) – krok ten obejmuje podjęcie działań mających na celu zaplanowanie takiego wyrobu, procesu lub rozwiązania, które spełni oczekiwania klienta danej organizacji. Może to być klient zarówno wewnętrzny (np. inny dział w organizacji) jak i klient zewnętrzny. Prawidłowe planowanie powinno obejmować identyfikację wszystkich czynników oraz zebranie kompletu niezbędnych informacji tak, aby spełnić oczekiwania klienta.
– wykonaj (D – ang. do) – kolejnym krokiem jest etap wykonywania. Dany wyrób lub inne rozwiązanie powinny zostać stworzone lub wdrożone w oparciu o rozwiązania wypracowane podczas etapu planowania. Może on obejmować chociażby proces produkcyjny danego wyrobu jak również inne procesu wspierające. W przypadku rozwiązywania problemu lub niezgodności będzie to wdrożenie zaplanowanych działań korygujących.
– sprawdź (C – ang. check) – skoro udało nam się już coś stworzyć to należy to zweryfikować pod kątem spełnienia założeń przyjętych podczas planowania. Może to być etap kontroli jakości danego wyrobu, weryfikacja efektywności wdrożonych działań korygujących lub chociażby monitorowanie wskaźników danego procesu.
– popraw (A – ang. act) – do tego etapu przystępujemy w momencie, gdy zauważymy jakieś odchylenie od przyjętego założenia. Jeśli nasza akcja korygująca nie wyeliminowała przyczyny źródłowej to konieczne będzie wdrożenie odpowiedniej akcji naprawczej. Jeśli nasz proces przestał być efektywny to również podejmiemy odpowiednie działania. Analogicznie będzie z wyrobem, który jest niezgodny, przy czym tutaj czai się pewna pułapka.

W stosunku do niezgodnego wyrobu pracować będziemy na dwóch płaszczyznach. Po pierwsze konieczne będzie wystawienie odpowiedniej dyspozycji, czyli działań korekcyjnych. Do wyboru mamy cztery możliwości: akceptacja stanu taki jaki jest, poprawa, naprawa lub zabrakowanie. Jednak tylko w przypadku poprawy i naprawy rozpoczniemy cykl Deminga na nowo. Wyglądać to będzie następująco:

– P – opracowanie dyspozycji oraz jej zatwierdzenie
– D – poprawa lub naprawa części
– C – weryfikacja, czy wykonane działania przywróciło wyrób do zgodności lub w przypadku
naprawy, czy jego stan jest akceptowalny
– A – jeśli podjęte kroki nie przyniosły oczekiwanych skutków, wyrób może zostać zabrakowany, lub też mogą zostać podjęte dalsze działania, które ponownie rozpoczynają cykl PDCA.

Osobną kwestią jest wykonanie działań korygujących przyczynę powstania niezgodności. Przykładowo posługując się Raportem 8D nasz cykl będzie wyglądał następująco:
– P – zebranie informacji o powstałej niezgodności, określenie przyczyny źródłowej oraz innych przyczyn pośrednio wpływających na powstanie danej niezgodności, zaplanowanie działań ukierunkowanych na skuteczne wyeliminowanie stwierdzonych przyczyn.
– D – wdrożenie zaplanowanych działań korygujących
– C – weryfikacja wdrożonych działań oraz ocena ich efektywności
– A – zaplanowanie działań zapobiegawczych lub podjęcie działań w przypadku stwierdzenia, że wdrożone działania nie rozwiązały powstałego problemu. W drugim przypadku etap wymusza na nas ponowne rozpoczęcie cyklu PDCA poprzez modyfikację planu działań korygujących oraz w razie potrzeby wykonanie ponownej analizy przyczyn powstania naszej niezgodności.

Dlaczego o tym wspominam? Bo w przypadku mniej doświadczonych osób pierwszą reakcją na stwierdzoną niezgodność mogłoby być rozpoczęcie cyklu Deminga poprzez zmianę konstrukcji wyrobu. Oczywiście takie przypadki również się zdarzają, jednak są one rzadkością i występują w większości przypadków na etapie walidacji samego produktu jeszcze przed rozpoczęciem produkcji seryjnej.

PDSA – Ostateczna koncepcja Deminga

Na początku lat dziewięćdziesiątych, czyli na krótko przed swoją śmiercią, Deming starał się rozpropagować pewną modyfikację do cyklu PDCA. Zgodnie z ostatecznym opracowaniem etap weryfikacji został zastąpiony badaniem (ang. study). W efekcie PDCA zmieniło nazwę na PDSA. Poprzez tą korektę Deming chciał bardziej nawiązać do pierwotnego rozwiązania stworzonego przez Shewharta. Według autora zasadniczą wadą PDCA było skupienie się na wdrażanej zmianie niezależnie od jej powodzenia, które miało zostać określone na etapie kontroli. Zamiast tego chciał kłaść nacisk na projektowanie eksperymentalne, w którym powinniśmy się skupić na przewidywaniu wyników badań wdrażanego usprawnienia, badaniu otrzymanych rezultatów oraz ich analizie w celu wdrożenia ewentualnych zmian.

Cykl PDCA w normie ISO 9001

Norma ISO 9001 jest aktualnie najpowszechniejszym standardem definiującym wymagania dla Systemów Zarządzania Jakością. Z powodzeniem znalazła zastosowanie w wielu różnych branżach i gałęziach przemysłu. Niektóre z nich stworzyły nawet swoje własne opracowania właśnie w oparciu o wymagania ISO 9001. Przykładem może być chociażby przemysł motoryzacyjny, który stworzył normę IATF 16949. Nie inaczej było w przemyśle lotniczym, kosmicznym i obronnym, gdzie stosowane są Systemy Jakości według norm AS9100, AS9110 oraz AS9120. Wszystkie trzy również oparte zostały o te same wymagania pochodzące z ISO 9001 i stanowią podstawę każdej z tych specyfikacji. Wraz z upowszechnieniem się normy ISO 9001 wzrosła również ogólna świadomość dotycząca cyklu Deminga. Autorzy normy proponują bowiem zastosowanie PDCA zarówno w stosunku do Systemu Zarządzania Jakością jak i stanowiących go procesów. Również sam standard tworzony jest zgodnie z tą samą ideą, przez co niejako narzuca nam stosowanie cyklu. Aktualne wydanie ISO 9001 to w sumie 12 rozdziałów – od 0 do 11-tego. Przy czym wymagania zawarte są wyłącznie w rozdziałach od czwartego do dziesiątego i właśnie to one zostały ujęte w formie procesu opierającego się o cykl PDCA. Czym jest proces w rozumieniu ISO 9001 przeczytać możecie w osobnym artykule: Podejście procesowe w zarządzaniu jakością.

Danymi wejściowymi są:
– organizacja oraz jej kontekst (rozdział 4.)
– wymagania klienta
– potrzeby oraz oczekiwania zainteresowanych stron (rozdział 4.).

Na proces składają się następujące działania:
– planowanie (rozdział 6. oraz etap planowania z cyklu PDCA)
– wsparcie oraz działania operacyjne (odpowiednio rozdział 7. i 8. oraz etap wykonywania)
– ocena wyników (rozdział 9. oraz etap sprawdzania)
– doskonalenie (rozdział 10. oraz etap poprawiania)

Proces całościowo spięty jest również ogólnymi wymaganiami dotyczącymi Systemu Zarządzania Jakością (rozdział 4.) oraz dodatkowo powiązany z Przywództwem (rozdział 5.) tak, aby ukazać potrzebę zaangażowania najwyższego kierownictwa organizacji. Wyjściami z procesu są natomiast:
– zadowolenie klienta
– wyniki Systemu Zarządzania Jakością, oraz
– produkty i usługi.

Norma ISO 9001 definiuje cykl PDCA w nastepujący sposób:
– planowanie – należy określić cele dla Systemu Zarządzania Jakością oraz jego procesów, jak również i zasoby niezbędne do zapewnienia wyników zgodnie z wymaganiami klienta oraz politykami organizacji. Dodatkowo należy również identyfikować ryzyko oraz możliwości oraz podejmować niezbędne działania.
– wykonywanie – należy wdrożyć wszystko to co zostało zaplanowane
– sprawdzanie – procesy, wytworzone produkty oraz oferowane usługi powinny być monitorowane oraz jeśli ma to zastosowanie również mierzone pod kątem realizacji polityk, celów, wymagań oraz zaplanowanych działań. Wyniki zaś należy raportować.
– poprawianie – jeśli zajdzie taka potrzeba należy podejmować działania w celu poprawy wyników.

Cykl PDCA w praktyce

Praktyka oparta o planowanie naszych działań, późniejsze ich wykonywanie, dokonywanie pomiarów kontrolnych i wdrażanie ewentualnych korekt może odnosić się zarówno do zarządzania jakością, ale również do naszego codziennego życia. Przykłady można mnożyć. Zaś wiele osób nawet nie ma świadomości, że wykonując pewne rzeczy postępuje według schematu, który ponad pół wieku temu został zdefiniowany przez amerykańskiego statystyka. Do powyższych czynności zaliczyć można właściwie każdą pracę twórczą. Zaliczając do tego czasem tak prozaiczne zadania jak chociażby pomalowanie ściany. Tutaj też pojawia się etap planowania obejmujący wybór odpowiednich materiałów do malowania, oraz ich ilość. Następnie mamy wykonanie i kontrolę pod kątem występowania ewentualnych smug, lub innych defektów wizualnych. Jeśli nie jesteśmy zadowoleni z efektu to dokonujemy poprawek. Oczywiście zakładam, że samo wykonanie obejmuje zarówno przygotowanie podłoża, gruntowanie oraz nałożenie kilku warstw w zależności od potrzeby. Inaczej poprawiać będziemy bardzo długo. 🙂

Wróćmy jednak do tematu związanego z jakością a dokładniej do punktu drugiego, gdzie wspomnieliśmy o Raporcie A3. Narzędzie to jest jednym z lepszych, które pozwala na zastosowanie cyklu Deminga w praktyce. Stosowany jest przeważnie do rozwiązywania problemów związanych z nieprawidłowym działaniem procesów.

Prace z Raportem A3 rozpoczynamy od etapu planowania, do którego zaliczymy:
– powołanie zespołu roboczego
– zebranie niezbędnych danych
– zidentyfikowanie problemu lub też obszaru, który wymaga poprawy
– wyznaczenie celu
– określenie przyczyny źródłowej oraz innych przyczyn powiązanych z danym problemem
– stworzenie planu działań korygujących.

W następnym kroku przechodzimy do etapu wykonywania, który obejmuje:
– wdrożenie zaplanowanych zmian.

Kolejnym etapem jest sprawdzenie, czyli:
– weryfikacja skuteczności podjętych działań, oraz
– sprawdzenie wyników w stosunku do przyjętego celu.

Następnie przechodzimy do etapu poprawy, który zależy od osiągniętego rezultatu:
– jeśli wyniki nie są dla nas akceptowalne to konieczne będzie stworzenie nowego planu działań korygujących oraz jego wdrożenie a w niektórych przypadkach ponowna analiza przyczyn problemu.
– w przypadku, gdy działania okazały się efektywne to wdrażamy kolejne działania zapobiegawcze, które mają nas zabezpieczyć przed przypadkowych usunięciem wdrożonych działań korygujących.

Innym przykładem narzędzia opartego o PDCA jest Raport 8D, który już szerzej omówiliśmy w tym materiale. Powyższe przykłady pokazują po raz kolejny jak uniwersalne mogą być różne koncepcje oraz narzędzia wykorzystywane w szeroko pojętym zarządzaniu jakością.

Zatem podsumujmy…

Cykl PDCA na dobre zadomowił się już w naszej codzinnej pracy związanej z jakością. Metodologia mająca swoje korzenie jeszcze w początkach ubiegłego wieku okazała się jednym z doskonalszych przykładów opisujących sposób postępowania zarówno w tematyce rozwiązywania problemów, wdrażania nowych rozwiązań, jak i w systemach jakości. Na pewno jedną z niewątpliwych zalet cyklu Deminga jest jego uniwersalność i szerokie zastosowanie. Możemy się z nim spotkać praktycznie w każdej branży, ale jak mogliśmy się przekonać ma ona również wiele wspólnego z innymi, nawet bardzo prozaicznymi czynnościami wykonywanymi w naszym codziennym życiu. Czasem pomimo braku naszej świadomości. Co prawda, w ostatnich latach swojego życiu Deming próbował jeszcze ukierunkować zastosowanie metodologii w kierunku eksperymentów oraz ich analizy jednak praktyka pokazała, że sam cykl PDCA w wielu kwestiach doskonale spełnił swoje założenia. Dzięki narzędziom zarządzania jakością oraz normom ISO stał się częścią pracy każdego inżyniera jakości. A jakie jest Wasze podejście do cyklu PDCA? Może jednak jesteście zwolennikiem PDSA a może jeszcze innych rozwiązań jak chociażby znanego z Six Sigma cyklu DMAIC, albo modyfikacji PDCA zaproponowanych przez Ishikawę? Podzielcie się swoimi opiniami w komentarzach poniżej. Mam nadzieję, że powyższy materiał przybliżył Wam choć trochę tematykę cyklu Deminga. Do zobaczenia w następnym materiale!