Przegląd zarządzania – jak go przeprowadzić, aby spełnić wymagania ISO 9001?
Nie każdy go kojarzy, ale jest jednym z kluczowych elementów Systemu Zarządzania Jakością opartego o normę ISO 9001. Bazuje na szeregu wymagań, które muszą być uwzględnione, aby przeprowadzić go prawidłowo. O czym mowa? O niczym innym jak Przeglądzie zarządzania, czyli istotnym narzędziu, które pozwala monitorować oraz adaptować System Zarządzania do zmieniającego się otoczenia.
W tym materiale przyjrzymy się dokładniej wymaganiom jakie nakłada na nas norma ISO 9001 w kontekście Przeglądu zarządzania. Co więcej, zaglądniemy także do czterech innych standardów, które powszechnie stosowane są w branży motoryzacyjnej oraz lotniczej. Przejdźmy więc do meritum. Miłej lektury!
W skrócie
Czytając ten artykuł dowiesz się:
- Co to jest Przegląd zarządzania oraz jaką pełni rolę w Systemie Zarządzania Jakością.
- Jakie są elementy wejściowe i wyjściowe z Przeglądu Zarządzania.
- Jak często należy przeprowadzać Przegląd Zarządzania.
- Jak prawidłowo przeprowadzić Przegląd Zarządzania.
- Jakie dodatkowe wymagania zawierają normy IATF 16949, AS 9100, AS 9110 oraz AS 91120.
Co to jest Przegląd Zarządzania?
Przegląd zarządzania jest to narzędzie służące do oceny Systemu Zarządzania Jakością pod kątem jego efektywności oraz zgodności z przyjętą strategią organizacji. Pozwala na identyfikację ryzyka oraz możliwości do doskonalenia a także weryfikację dostępności zasobów.
Odbywa się on na najwyższym szczeblu i angażuje przedstawicieli kierownictwa oraz właścicieli procesów. W praktyce jednak udział w Przeglądzie zarządzania obejmuje również przedstawicieli działu Jakości a zwłaszcza Zapewnienia Jakości, o ile taki istnieje w danej organizacji.
Przegląd zarządzania niekiedy bywa nazywany również procesem, bowiem odbywa się w sposób ciągły – w odpowiednich odstępach czasu. Zawiera również dane wejściowe oraz wyjściowe.
Zasady związane z Przeglądem zarządzania (Management Review) zostały szczegółowo zdefiniowane w rozdziale 9. ISO 9001 – Ocena wydajności. Więcej na temat wymagań normy, obowiązkowej dokumentacji oraz procesu certyfikacji przeczytacie w cyklu:
- ISO 9001 – Wymagania – Jak wdrożyć System Zarządzania Jakością krok po kroku (1/3)
- Dokumentacja ISO 9001 – Jak wdrożyć System Zarządzania Jakością krok po kroku (2/3)
- Certyfikat ISO 9001 – Jak wdrożyć System Zarządzania Jakością krok po kroku (3/3)
Wyniki Przeglądu zarządzania stanowią dowód obiektywny, dlatego należy je przechowywać w udokumentowanej formie zgodnie z wewnętrznymi wymaganiami organizacji.
Jakościowiec teraz także na LinkedIn!
Przegląd zarządzania – dane wejściowe i wyjściowe
Analizując wymagania normy ISO 9001 łatwo zauważymy, że autorzy nie pozostawili nas samych sobie. Z jednej strony bowiem standard jest dość ogólny i to wyłącznie od naszej kreatywności zależy jak odniesiemy się do wielu kwestii. Tak w przypadku Przeglądu zarządzania z góry mamy określone wszystkie kluczowe elementy jakie należy uwzględnić. Sprawdźmy zatem czym są dane wejściowe oraz wyjściowe w odniesieniu do tego narzędzia.
Warto pamiętać, że norma opisuje minimalne dane jakie powinny zostać wzięte pod uwagę przeprowadzając Przegląd zarządzania. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby znalazły się w nim także inne elementy specyficzne dla danej branży lub ściśle powiązane z realizowaną działalnością.
Dane wejściowe do Przeglądu zarządzania
Dane wejściowe to elementy, które stanowić będą bazę do przeprowadzania Przeglądu zarządzania. Na ich podstawie jesteśmy w stanie ocenić w jakim stopniu System Zarządzania Jakością realizuje przyjęte założenia. W prostych słowach prezentują one co zrobiono oraz jakie wyniki osiągnięto.
Dane wejściowe powinny obejmować:
- Status działań zdefiniowanych podczas poprzedniego przeglądu – punkt ten nie będzie miał zastosowania jedynie w przypadku pierwszego Przeglądu zarządzania a także, gdy nie zaplanowano żadnych działań. Chociaż tak po prawdzie ten drugi przypadek należy raczej do rzadkości. Mimo wszystko nawet wtedy należy odnotować fakt, że zweryfikowano dane wyjściowe z poprzedniego przeglądu. Natomiast w przypadku, gdy działania zostały zaplanowane to niezbędne będzie zweryfikowanie ich statusu.
- Zmiany dotyczące zewnętrznych i wewnętrznych czynników, które wpływają na System Zarządzania Jakością – w tym celu możemy posłużyć się analizą SWOT, która pozwoli określić zarówno słabe strony oraz zagrożenia jak również i możliwości do rozwoju.
- Wyniki i efektywność Systemu Zarządzania Jakością – obejmują one poziom zadowolenia klienta, informacje zwrotne od zainteresowanych stron, wydajność procesów Systemu Jakości a także zgodność dostarczanych produktów i usług, poziom realizacji celów jakościowych, wyniki audytów wewnętrznych oraz zewnętrznych, jakość dostawców, niezgodności oraz status podjętych działań, na wynikach monitorowania i pomiarów kończąc.
- Dostępność zasobów – dotyczy to realizowanych procesów oraz planowanych zmian. Należy zweryfikować czy zasoby, których potrzebowaliśmy przez ostatni okres były dostępne. Co więcej, podczas poprzedniego Przeglądu zarządzania mogliśmy zidentyfikować także nowe potrzeby dotyczące zapewnienia zasobów i ściśle związane chociażby z rozwojem organizacji. W takim wypadku należy potwierdzić czy działania zostały zrealizowane lub czy nie ma opóźnień w przypadku planów długoterminowych.
- Działania odnoszące się do stwierdzonego ryzyka – każde zagrożenie związane z funkcjonowaniem organizacji, które nie zostało zaakceptowane, wymaga podjęcia stosownych działań. Podczas Przeglądu zarządzania należy potwierdzić terminowość ich realizacji a także, co najważniejsze, ich skuteczność.
- Możliwości do ciągłego doskonalenia – czyli co zostało zrobione, aby nasza organizacja rozwijała się jeszcze szybciej oraz jak udoskonalono System Jakości, aby odpowiadał potrzebom zainteresowanych stron.
Dane wyjściowe z Przeglądu zarządzania
Dane wyjściowe są dla nas wynikiem przeprowadzonej analizy i bazują na podjętych decyzjach oraz zaplanowanych działaniach, które powinny odnosić się do:
- Możliwości doskonalenia – zawsze jest przestrzeń, aby coś poprawić. Dzięki usprawnieniom możemy pracować efektywniej, w mniejszym stopniu zużywać zasoby lub zminimalizować ryzyko niezgodności.
- Potrzeby odnoszące się do zmian Systemu Zarządzania Jakością – wdrażamy wymagania nowego klienta, nowe procesy lub produkty – to wszystko może wiązać się z koniecznością adaptacji wewnętrznej dokumentacji oraz stosowanych środków.
- Potrzeby związane z zasobami – planowanie dostępności zasobów to często proces długofalowy. Może to być instalacja nowej maszyny, zatrudnienie i przeszkolenie dodatkowego personelu a nawet zwiększenie mocy przyłączeniowej prądu elektrycznego.
Jak często należy przeprowadzać Przegląd zarządzania?
Odpowiedź na to pytanie nie zawsze będzie taka oczywista jak by się mogło wydawać. Sama norma również nie ułatwia nam tego zadania. Przyjmuje się jednak, że nie będzie to rzadziej niż raz na rok. W praktyce mimo wszystko ma on miejsce nieco częściej.
Zgodnie z wymaganiami ISO 9001 Przegląd zarządzania ma być przeprowadzany w zaplanowanych odstępach czasu. Co to właściwie oznacza i jak w prosty sposób zapewnić spełnienie tego wymagania?
Pierwszym krokiem będzie przeanalizowanie czynników, które mają lub mogą mieć wpływ na System Zarządzania Jakością. Zaliczymy do nich:
- wielkość organizacji oraz rotację na kluczowych stanowiskach
- dojrzałość naszej organizacji oraz świadomość personelu co do wymagań związanych z Systemem Jakości
- ilość zmian jakie są wprowadzane w organizacji a także ich częstotliwość
- zdolność zdefiniowanych procesów do osiągania założonych celów
- specyficzne wymagania klientów
W praktyce Przegląd zarządzania przeprowadzany jest w okresach półrocznych lub kwartalnie. Jednak samo podjęcie decyzji to nie wszystko, bowiem zdefiniowany czasookres należy jeszcze udokumentować. Tak, aby stanowił on wewnętrzne wymaganie.
Obserwuj Jakościowca na Facebooku!
Bądź na bieżąco z nowymi wpisami na blogu.
Przegląd zarządzania według IATF 16949
IATF 16949 to powszechnie stosowany standard, który określa wymagania dla branży motoryzacyjnej. Jego podstawą jest norma ISO 9001, która dodatkowo rozszerzona została o specyficzne zapisy. Dotyczy to także Przeglądu zarządzania a zwłaszcza danych wejściowych.
Dane wejściowe analizowane podczas Przeglądu zarządzania powinny obejmować dodatkowo m.in.:
- koszty związane z reklamacjami od klientów, niezgodnościami wewnętrznymi, oceną stopnia zgodności oraz działaniami prewencyjnymi – jednym słowem są to koszty złej jakości
- wskaźniki odnoszące się do efektywności procesów
- wskaźniki związane z wydajnością procesów
- ocenę wpływu planowanych zmian na realizację produkcji – musimy sobie odpowiedzieć na pytanie czy wprowadzone zmiany usprawnią proces czy go utrudnią. Ma to zastosowanie również w przypadku nowych produktów, zaś sama analiza wykonywana jest jeszcze przed podjęciem stosownych działań.
- wskaźniki wydajności związanej z celami utrzymania ruchu – czyli jakie działania są prowadzone i jak są one koordynowane a także jak proces utrzymania ruchu jest planowany oraz nadzorowany.
- dane związane z gwarancjami (o ile mają zastosowanie) – odnoszą się one m.in. do roszczeń klientów, które zostały objęte gwarancją.
- wyniki wskaźników dostarczone przez klientów (customer scorecards – o ile mają zastosowanie) – czyli szczegółowe informacje o tym jak widzą nas poszczególni klienci w odniesieniu do ich wymagań dla dostawców.
- potencjalne awarie zidentyfikowane podczas analizy ryzyka
- dane związane z rzeczywistymi wadami stwierdzonymi na etapie eksploatacji wyrobu – należy przede wszystkim przeanalizować ich wpływ na środowisko zewnętrzne oraz bezpieczeństwo.
Jednak to jeszcze nie wszystko, bowiem norma odnosi się także do wyników Przeglądu zarządzania. W tym przypadku nakłada ona obowiązek na najwyższe kierownictwo, aby udokumentować i wdrożyć niezbędne działania jeśli cele klienta nie zostały osiągnięte.
IATF 16949 jest jedynym z omawianych w tym materiale standardów, który szczegółowo określa wymagania dotyczące częstotliwości przeprowadzania Przeglądu zarządzania. Powinien odbywać się on nie rzadziej niż raz do roku. Przy czym warto podkreślić, że czasookres ten może być jeszcze bardziej zawężony bazując na ryzyku odnoszącym się do braku spełnienia wymagań klienta. Zwłaszcza jeśli fakt ten jest ściśle powiązany ze zmianami wpływającymi na System Zarządzania Jakością.
Kolejne artykuły w każdy poniedziałek!
Obserwuj Jakościowca w mediach społecznościowych i bądź na bieżąco.
Przegląd zarządzania w branży lotniczej, kosmicznej i obronnej
Seria norm AS91XX to trzy różne standardy definiujące wymagania dla Systemów Zarządzania Jakością. Każda z nich bazuje na ISO 9001 rozszerzając ją o specyficzne zapisy. Są to:
- AS 9100 – firmy produkcyjne z branży lotniczej, kosmicznej oraz obronnej
- AS 9110 – firmy serwisowe z branży lotniczej
- AS 9120 – dystrybutorzy części z branży lotniczej, kosmicznej i obronnej
W 2026 roku wraz z nowym wydaniem ISO 9001 zmianie ulegnie także nazewnictwo powyższych standardów. Zatem zamiast AS 9100 będziemy mieli IA 9100.
Więcej na temat wymagań normy AS 9100 przeczytacie w artykule:
Żaden z powyższych standardów nie definiuje specyficznych wymagań związanych z czasookresem przeprowadzania Przeglądu zarządzania. Zatem w takich wypadkach należy postępować zgodnie z wymaganiami ISO 9001, czyli w zdefiniowanych przez daną organizację odstępach czasu.
Przegląd zarządzania wg AS 9100 oraz AS 9120
W przypadku obu norm wymagania dla Przeglądu zarządzania są zbieżne. Rozszerzają one dane wejściowe o wyniki jednego z podstawowych wskaźników zdefiniowanych przez oba standardy, czyli dostaw na czas.
Co więcej, podjęte podczas przeglądu decyzje oraz zaplanowana działania muszą odnosić się do czynników ryzyka jakie zostały zidentyfikowane.
Przegląd zarządzania wg AS 9110
Przegląd zarządzania w przypadku firm serwisowych z branży lotniczej obejmuję już nie tylko System Zarządzania Jakością, ale także:
- Politykę bezpieczeństwa
- Cele związane z bezpieczeństwem
Wśród danych wejściowych znajdziemy, analogicznie jak w przypadku AS 9100 oraz AS 9120, wskaźnik powiązany z dostawami na czas. Co więcej, dołączy do niego także inny wskaźnik odnoszący się do bezpieczeństwa wyrobu. Przegląd zarządzania powinien obejmować również ocenę programu szkoleń a także przyszłych zmian regulacyjnych oraz wymagań klientów, które mogą wpłynąć na funkcjonowanie organizacji.
Podjęte decyzje oraz zaplanowane działania także powinny brać pod uwagę jakiekolwiek czynniki ryzyka, które udało się zidentyfikować.
Jak prawidłowo przeprowadzić Przegląd zarządzania?
Żadna z omawianych w tym materiale norm nie definiuje specyficznych wymagań odnoszących się do formy przeprowadzenia Przeglądu zarządzania. Najczęściej odbywa się on w postaci spotkania, które umożliwia dyskusję na temat zebranych danych. Może być ono nawet zdalne, ważne jednak, aby wszyscy uczestnicy brali w nim aktywny udział.
Wszystkie dane najłatwiej zebrać w formie prostej i zwięzłej prezentacji, która jednocześnie posłuży nam za dowód obiektywny podczas audytów trzeciej strony. Ważne, aby obejmowała ona wszystkie elementy określone w danym standardzie a także inne specyficzne, które narzuciła nam nasza organizacja.
Starajmy się unikać formy pisanej i zastąpić ją wykresami i wynikami. W końcu w dużej mierze bazować będziemy na ocenie efektywności procesów wewnętrznych. Co więcej, opierajmy się wyłącznie na rzetelnych danych, dlatego w przygotowanie Przeglądu zarządzania powinni być zaangażowani właściciele poszczególnych procesów, którzy będą znali wszystkie szczegóły oraz najbardziej aktualny status.
Pamiętajmy, że Przegląd zarządzania odbywa się cyklicznie. Dlatego wszelkie zaplanowane działania powinny zostać skrupulatnie odnotowane, tak aby mieć możliwość potwierdzenia ich statusu podczas kolejnego spotkania. To również będzie stanowić dla nas dowód obiektywny.
Na koniec pamiętajmy jeszcze o zdefiniowaniu odpowiednich ram czasowych, tak aby nie zanudzić wszystkich uczestników niekończącym się spotkaniem. Godzina, maksymalnie półtorej to wystarczający czas nawet w przypadku dużej organizacji.
Podsumowanie
Przegląd zarządzania jest niezbędnym narzędziem służącym do monitorowania skuteczności Systemu Zarządzania Jakością oraz jego zgodności ze strategią organizacji. Odbywa się on w określonych odstępach czasu, które w przypadku branży automotive nie mogą przekroczyć roku.
Cykliczne spotkania odbywają się w gronie przynajmniej najwyższego kierownictwa, ale często angażują także pracowników niższych szczebli włączając w to przedstawicieli Działu Jakości. Podczas przeglądu analizowane są zebrane dane i wyniki, które norma ISO 9001 definiuje jako dane wejściowe.
Przeciwieństwem są dane wyjściowe, czyli wyniki Przeglądu zarządzania. Obejmują one w głównej mierze listę zadań odnoszących się do:
- możliwości rozwoju
- dostępności zasobów
- niezbędnych zmian w Systemie Zarządzania Jakością
Normy specyficzne dla danej branży, które w dużej mierze bazują na ISO 9001 mogą rozszerzać wymagania dotyczące Przeglądu Zarządzania.
A jakie są Wasze doświadczenia w tym temacie? Czy braliście kiedykolwiek udział w takiej ocenie? A może to wy ją prowadziliście? Podzielcie się swoimi opiniami w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!
