Raport 8D – czyli jak skutecznie eliminować niezgodności – darmowy Excel

Raport 8D – dowiedz się jak go przygotować krok po kroku

Mówi się, że w życiu tylko dwie rzeczy są pewne. Pomińmy jednak szczegóły a skupmy się na pracy Inżyniera Jakości. Tam, bowiem tylko jedna rzecz jest pewna – niezgodności. Nie ważne jak wiele wysiłku włożymy w analizowanie potencjalnego ryzyka oraz stosowanie różnych zabezpieczeń. Prędzej, czy później będziemy musieli podjąć wyzwanie polegające na skutecznym wyeliminowaniu stwierdzonej niezgodności. Aby nie zabrzmiało to jednak pesymistycznie warto podkreślić, że wszelkie podjęte działania mające na celu wykrycie ryzyka związanego z wdrożeniem danego systemu, produktu, czy też procesu będą w jakimś stopniu skutkowały jego minimalizacją. Niezgodność bowiem niezgodności nie równa. Zanim zatem przejdziemy do meritum warto jeszcze przyjrzeć się rodzajom niezgodności z jakimi będziemy mieli do czynienia w naszej pracy. Później skupimy się na szczegółowym omówieniu jednego z narzędzi, które dzięki swojej budowie krok po kroku przeprowadzi nas od identyfikacji problemu, poprzez określenie przyczyny źródłowej, aż do wdrożenia skutecznych działań naprawczych. W roli głównej wystąpi Raport 8D. Oczywiście podobnie jak to było w innych materiałach, również tutaj nie braknie przykładów praktycznych, tak abyście w pełni zrozumieli omawiany temat. Natomiast pod koniec artykułu czeka na Was prezent w postaci darmowego pakietu narzędzi opartych o arkusze excel. Wśród nich znajdziecie omawiany Raport 8D. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Czym jest niezgodność oraz z czego ona wynika.
• Z jakich elementów składa się Raport 8D i czy zawsze są one takie same.
• Jak krok po kroku opracować Raport 8D.
• Jakie inne narzędzia jakościowe będą przydatne przygotowując Raport 8D.

Bądź na bieżąco i obserwuj Jakościowca na Instagramie!

Zrozumieć niezgodność – jaka jest jej definicja?

Podstawą do stwierdzenia niezgodności zawsze jest wymaganie. Definiuje ono w formalny sposób co musi być zrobione. Słowo „musi” jest tutaj kluczowe. Jeśli bowiem zerkniemy do normy ISO 9001 to spotkamy się z następującymi określeniami:
– shall – określa wymaganie, więc należy je tłumaczyć jako polski czasownik „musieć”
– should – określa rekomendację, czyli będzie odpowiednikiem polskiego „mieć powinność” – powinniśmy, ale nie musimy.
– may – określa zgodę, czyli mamy przyzwolenie na coś
– can – określa możliwość albo zdolność do czegoś.

Warto zapamiętać różnice dla każdego z tych słów, bowiem spotkamy je w większości norm anglojęzycznych. Natomiast najważniejsze w tym przypadku będzie „shall”, bowiem tylko ono określa konkretne wymaganie i tylko do niego będzie odnosić się dana niezgodność. Oczywiście są wyjątki od tej reguły, jednakże jak wspomnieliśmy większość standardów opiera się o tą metodę.

Bazując na powyższym przykładzie możemy zdefiniować podstawy do niezgodności z normami systemowymi (np. ISO 9001, AS 100), procesowymi (np. AMS, ASTM, MIL), oraz innymi standardami (np. ISO, AS, ARP).

Innym przykładem niezgodności mogą być te związane z akredytacją Nadcap. Tutaj zamiast słówka „shall” spotkamy się jednak z pytaniami, które określają wymagania. Istotną informacją jest to, że program wyróżnia dwa typy niezgodności: Major oraz Minor. Klasyfikacja zależy od czynników, do których zaliczyć możemy między innymi:
– potencjalny lub potwierdzony wpływ na produkt
– pojedynczy przypadek, lub błąd systemowy
– niezgodność z kryteriami akceptacji Nadcap, lub z wymaganiami konkretnej specyfikacji procesowej.

Wśród rodzajów niezgodności wyróżnić możemy również te, które wynikają z dokumentacji konstrukcyjnej wyrobu. Do przykładów zaliczyć możemy niezgodności wymiarowe, związane z tolerancją kształtu i położenia, chropowatością powierzchni, wyglądem wizualnym oraz innymi kryteriami akceptacji definiującymi wyrób oraz dopuszczalne odchylenia. Musimy pamiętać, że nie zawsze wszystkie wymagania określone będą bezpośrednio na rysunku. W niektórych przypadkach sięgnąć będziemy musieli na przykład do przywołanej normy, która szczegółowo opisuje wady, które nie są akceptowalne.

Skoro omówiliśmy podstawowe definicje związane z samą niezgodnością to możemy przejść do działania. Przyjrzyjmy się zatem szczegółowo, czym dokładnie jest raport 8D, z którym będziemy pracować.

Raport 8D, czyli jak skutecznie pozbyć się niezgodności w ośmiu krokach.

Zanim przejdziemy do konkretów warto jeszcze zaznaczyć, że podobnie jak to ma miejsce w przypadku innych narzędzi jakościowych, również raport 8D posiada różne modyfikacje. Zależą one właściwie od konkretnej organizacji oraz specyfiki danego biznesu. Pokazuje nam to, że raport 8D jest dość elastycznym narzędziem, dzięki czemu jego stosowanie stało się obecnie dość powszechne.

Główną cechą, którą niezależnie od modyfikacji posiada każdy raport 8D jest osiem kroków, które należy wykonać, aby doprowadzić do wyeliminowania stwierdzonej niezgodności. Tymi krokami są:
1D – zdefiniowanie zespołu
2D – opis problemu
3D – działania natychmiastowe
4D – przyczyna źródłowa
5D – działania korygujące
6D – weryfikacja działań korygujących
7D – działania zapobiegawcze
8D – ocena raportu oraz jego zatwierdzenie

Przykładem wspomnianej modyfikacji może być zastąpienie działań korygujących oraz ich weryfikacji poprzez:
6D – działania krótkoterminowe
7D – działania długoterminowe
Oba kroki obejmują zarówno wdrożenie jak i weryfikację działań.

Przyjrzyjmy się zatem szczegółowo każdemu z powyższych kroków tworzących raport 8D.

D1 – zdefiniowanie zespołu

Podobnie jak ma to miejsce w przypadku większości narzędzi jakościowych również raport 8D jest narzędziem pracy grupowej. Próby jego samodzielnego przygotowania oczywiście są możliwe jednakże bez zebrania kompetentnego zespołu przyczyna źródłowa może być dużo trudniejsza do zidentyfikowania, zaś zaproponowane działania nie tak efektywne jakbyśmy tego oczekiwali. Geneza powstania niezgodności może być bowiem w niektórych przypadkach dość skomplikowana. Aby dojść do jej prawidłowej przyczyny konieczne będzie więc spojrzenie z różnych perspektyw.

Zespół roboczy powinien obejmować przede wszystkim osobę, która poprowadzi prace na raportem. Przeważnie będzie to Inżynier Jakości. Ważne jednak by była to osoba, która wie czym jest raport 8D oraz jak stosować tą metodologię. Przyda się także znajomość innych narzędzi używanych podczas jego opracowywania jak chociażby 5W2H, 5 Why czy też Diagram Ishikawy. Poza inżynierem jakości konieczne będzie wsparcie osoby odpowiedzialnej za dany obszar lub produkt oraz osoby, która mogła mieć bezpośredni wpływ na powstanie niezgodności. W przypadku niezgodności związanej z produktem może to być kontroler jakości, technolog, oraz operator. Jeśli problem dotyczy poważnej reklamacji od klienta w kwestię pracy nad opracowaniem raportu 8D powinni być również zaangażowani przedstawiciele kierownictwa.

Raport 8D – krok D1 – przykład praktyczny

Przejdźmy zatem do części praktycznej. Nasz przykład będzie kontynuacją analizy problemu, którą rozpoczęliśmy w materiale poświęconemu 5W2H oraz 5 Why – czyli jak zdefiniować problem i jego przyczynę źródłową. Problemem były ślady korozji widoczne na powierzchni części, która wcześniej poddana została procesowi kulowania. Niezgodność stwierdzona została w obszarze logistyki. Zatem w skład naszego zespołu wchodzić będą:
– magazynier, który znalazł niezgodną część
– kontroler jakości, który ocenił zgodność części
– inżynier jakości, który jest odpowiedzialny za ten produkt oraz będzie liderem działań
– inżynier procesów specjalnych, który jest odpowiedzialny za proces kulowania
– technolog, który jest odpowiedzialny za proces produkcyjny całej części.

Nie wykluczone, że podczas analizowania problemu będziemy musieli skorzystać z pomocy innych pracowników. Jednak na tym etapie nasz zespół wydaje się być wystarczający. Przejdźmy zatem do drugiego kroku.

D2 – opis problemu

Nasz zespół rozpocznie pracę od prawidłowego zdefiniowania problemu. Jednym z popularniejszych a zarazem bardzo skutecznych narzędzi, którym będziemy mogli się posłużyć jest 5W2H. Pozwala ono na sformułowanie krótkiej i zwięzłej notatki dziennikarskiej, która zawierać będzie wszelkie istotne informacje. Praca z narzędziem polega na zadaniu kilku pytań w odniesieniu do stwierdzonego faktu. Więcej o 5W2H dowiecie się z osobnego materiału, do którego link pojawił się kilkanaście linijek wcześniej.

Raport 8D – krok D2 – przykład praktyczny

Podczas analizy naszego problemu udało nam się zdefiniować jego, który następnie zakomunikowaliśmy wewnętrznie:
W czasie realizacji wysyłki części magazynier stwierdził obecność jednej niezgodnej sztuki PN10-11 wydanie D, Program: A395 o numerze seryjnym: XYZ10. Zidentyfikowana wada polegała na wizualnych śladach korozji występujących na powierzchni zewnętrznej – Ø40 [Rys1C, 4H]. Niezgodność została zweryfikowana i potwierdzona przez przedstawiciela działu kontroli jakości poprzez wykonanie testu siarczanem miedzi (II).

3D – działania natychmiastowe

W niektórych opracowaniach punkt ten występuje również pod nazwą działania tymczasowe. Mają one na celu przede wszystkim zatrzymanie oddziaływania danej niezgodności na produkt, proces, obszar czy też na przykład klienta. W tym celu wykonuje się szereg działań, wśród których wymienić możemy między innymi: weryfikację jakości części na stanie magazynowym oraz w procesie produkcyjnym, ocenę innych produktów pod kątem występowania tej samej niezgodności, lub też przekazanie informacji do klienta o wysyłce potencjalnie niezgodnych części. Istotną kwestią jest, o ile to możliwe, podjęcie takich działań, które pozwoliłyby na kontynuację produkcji danego wyrobu bez ryzyka powstawania analogicznej niezgodności.

W przypadku niezgodności występujących w procesie lub też stwierdzonych podczas auditu wykonuje się podobne działania. Możemy do nich zaliczyć chociażby weryfikację czy analogiczna niezgodność występowała już wcześniej, oraz czy występuje na innych urządzeniach, do których ma zastosowanie to samo wymaganie. Dokonuje się przeglądu dokumentacji i zapisów, aby ocenić, czy jest to problem systemowy, czy jednak tylko pojedynczy przypadek. Ocenie należy poddać również potencjalny wpływ danej niezgodności na produkt. Ma to zastosowanie zwłaszcza w przypadku procesów specjalnych.

Raport 8D – krok D3 – przykład praktyczny

Dla naszej niezgodności zespół podjął następujące działania natychmiastowe:
– niezgodna część została zatrzymana, oznaczona i odizolowana w kwarantannie
– sprawdzono stan magazynowy – nie stwierdzono innych części
– zweryfikowano, czy jakiekolwiek części znajdują się w produkcji lub w transporcie – brak części
– sprawdzono, czy niezgodność mogła wystąpić na innych, podobnych częściach – brak wpływu, jest to jedyna tytanowa i jedyna kulowana część.
– pracownicy logistyki oraz kontroli jakości poinformowani zostali o zaistniałej niezgodności
– poinformowano klienta o wysyłce potencjalnie niezgodnych 40 sztuk, na których może występować podobna niezgodność, klient otrzymał numery seryjne.

4D – przyczyna źródłowa

Przechodzimy do jednego z bardziej kluczowych elementów raportu 8D. Od niego właściwie w największym stopniu zależeć będzie, czy dana niezgodność zostanie wyeliminowana. Musimy bowiem określić jaka była przyczyna źródłowa naszej niezgodności. W przypadku niektórych modyfikacji raport 8D wymaga także, aby poza przyczyną źródłową określić dlaczego system jakości nie zabezpieczył przed wystąpieniem danej niezgodności oraz dlaczego nie została ona wykryta przez kontrolę jakości.

W celu określenia przyczyn zaistnienia danego problemu warto posłużyć się narzędziem 5 Why, o którym przeczytacie w materiale: 5W2H oraz 5 Why – czyli jak zdefiniować problem i jego przyczynę źródłową. W przypadku bardziej kompleksowych problemów pomocne będzie również zastosowanie innego narzędzia: Diagram Ishikawy – czyli co łączy przyczynę ze skutkiem. W obu artykułach znajdziecie informacje teoretyczne dotyczące prawidłowego stosowania tych narzędzi, jak również i przykłady praktyczne.

Raport 8D – krok D4 – przykład praktyczny

Właśnie w przytoczonym powyżej materiale dotyczących 5 Why wykonaliśmy analizę naszego problemu. Nasza część nie została poddana operacji trawienia tytanu, której celem było między innymi usunięcie pozostałości staliwego śrutu z jej powierzchni. Operacja ta wykonywana jest przez naszego poddostawcę, jednak część nie została tam w ogóle wysłana. Zatem jako przyczynę powstania niezgodności określono:
Oprogramowanie stosowane do tworzenia zleceń produkcyjnych wymaga każdorazowo ręcznego wprowadzenia listy operacji na podstawie dokumentacji technologicznej.

Przejdźmy zatem do kolejnego kroku, który ma na celu opracowanie planu działań eliminujących przyczynę powstania niezgodności.

5D – działania korygujące

Skupimy się teraz na opracowaniu efektywnego planu działań korygujących. Jak przed chwilą wspomnieliśmy działania te eliminują przyczynę powstania niezgodności. W niektórych przypadkach nie unikniemy również dodania działań korekcyjnych, które eliminują samą niezgodność. Ma to jednak zastosowanie dla niezgodności, które nie są związane z produktem. Jako przykład mogą posłużyć niezgodności stwierdzone podczas auditu. Jakiekolwiek braki stwierdzone w dokumentacji, czy też procesie będą musiały zostać na tym etapie skorygowane.

W przypadku niezgodności odnoszących się do produktu większość organizacji posiada osobny proces, który ma na celu zadysponowanie danej wady. W takim wypadku możemy mówić o czterech rozwiązaniach:
– zaakceptowanie niezgodności taką jaka jest
– poprawa niezgodności jeśli odnosi się ona do dokumentacji technologicznej, zaś wymagania konstrukcyjne nie zostały przekroczone.
– naprawa niezgodności – stosowana, gdy część jest niezgodna z dokumentacją konstrukcyjną
– zabrakowanie, czyli zniszczenie części w taki sposób, aby nie było możliwe jej dalsze użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem.

Jeśli z dyspozycji dla części wynikać będzie poprawa, albo naprawa to po jej wykonaniu następuje jej ponowna ocena. Jeśli część nie spełnia swoich założeń to również na tym etapie może zostać zabrakowana.

Raport 8D – krok D5 – przykład praktyczny

Wróćmy jednak do naszego planu działań, który obejmować będzie:
I) wdrożenie nowego oprogramowania erp posiadającego możliwość tworzenia bazy części wraz z przypisanymi operacjami
II) zapewnienie szkolenia z obsługi nowego oprogramowania dla działu Technologicznego
III) utworzenie bazy części wraz z przypisanymi listami operacji oraz zapewnienie powiązania z danym wydaniem dokumentacji technologicznej
IV) aktualizację procedury PR-10-I „Opracowanie, walidacja i zatwierdzenie procesu technologicznego” poprzez dodanie zapisu o wymogu weryfikacji zgodności operacji w oprogramowaniu erp z dokumentacją technologiczną podczas zatwierdzania nowego wydania tej dokumentacji przez dział Zapewnienia Jakości.
V) aktualizację formularza FR-10-I-a „Zatwierdzenie procesu technologicznego” o dodanie weryfikacji zgodności operacji w oprogramowaniu erp z dokumentacją technologiczną
VI) zapewnienie szkolenia ze zmian wprowadzonych do procedury PR-10-I oraz formularza FR-10-I-a dla działu Technologicznego oraz Zapewnienia Jakości

Dla każdego z powyższych zadań konieczne będzie przypisanie odpowiedzialnego oraz planowanej daty realizacji.

6D – weryfikacja działań korygujących

Kolejny etap raportu 8D ma na celu potwierdzenie, że wdrożone działania korygujące rzeczywiście wyeliminowały przyczynę lub przyczyny powstawania naszej niezgodności. Jeśli wynik weryfikacji będzie negatywny to konieczne będzie stworzenie nowego planu działań lub w niektórych przypadkach ponowna analiza przyczyny źródłowej problemu. Weryfikacji wdrożonych działań możemy dokonać poprzez audit danego obszaru, procesu lub produktu, dodatkową kontrolę, weryfikację dowodów obiektywnych, czy też ocenę wskaźników procesowych, o ile mają zastosowanie dla naszej niezgodności.

Raport 8D – krok D6 – przykład praktyczny

W przypadku naszej niezgodności wykonane zostaną następujące kroki weryfikujące działania korygujące:
– audit procesu tworzenia, walidacji i zatwierdzania dokumentacji technologicznej powiązany z weryfikacją dowodów obiektywnych w postaci list szkoleniowych, oraz zaktualizowanych dokumentów: procedury PR-10-I oraz formularza FR-10-I-a
– ocenę wskaźnika poziomu niezgodności w odniesieniu do części, które wykonywane są w kooperacji.

7D – działania zapobiegawcze

Krok siódmy to nic innego jak zaplanowanie kolejnych działań, których celem będzie zapobiegnięcie wystąpieniu tej samej lub podobnych niezgodności. Skoro jednak wdrożyliśmy skuteczne działania korygujące, które miały za zadanie całkowicie wyeliminować dany problem, to jaki jest sens wdrażania kolejnych działań? Odpowiedź jest prosta. Potrzebujemy bardziej kompleksowych działań, które na przestrzeni lat zabezpieczą nas przed usunięciem wdrożonego zabezpieczenia.

Bardzo często można spotkać się z informacją, że działania zapobiegawcze mają na celu zastąpienie wdrożonych już działań korygujących. Może to świadczyć jednak tylko i wyłącznie o tym, że zaproponowane działania nie były korygujące tylko tymczasowe (zatem należałoby je wykonać w kroku 3D), lub nie były efektywne. Takie podejście ma sens tylko i wyłącznie jeśli rozbijemy nasze działania na krótko i długoterminowe, o których wspominaliśmy jeszcze na początku materiału. Osobiście nie jestem jednak zwolennikiem takiego rozwiązania. W moim podejściu działania korygujące powinny zostać tak zaplanowane, aby ryzyko podobnego wystąpienia niezgodności było bliskie zeru. Zaś pozostałe ryzyko powinno zostać zminimalizowane właśnie przez działania zapobiegawcze.

Raport 8D – krok D7 – przykład praktyczny

Spójrzmy zatem na nasz problem związany ze śladami korozji na części. Jako działanie zapobiegawcze wykonano:
– aktualizację procedury PR-3-I „Analiza ryzyka i możliwości” poprzez dodanie konieczności przeprowadzenia analizy ryzyka w przypadku planów wdrożenia nowego oprogramowania
– zaktualizowano program szkolenia wstępnego oraz okresowego dla pracowników działu Informatycznego poprzez dodanie dodatkowego punktu związanego z analizą ryzyka dotyczącego oprogramowania.

8D – ocena raportu oraz jego zatwierdzenie

Na koniec musimy jeszcze dokonać oceny wdrożonych działań. Dobrym rozwiązaniem jest przedstawienie stanu zastanego oraz po wdrożeniu działań doskonalących. Inną popularną praktyką jest tworzenie ogólnodostępnych baz niezgodności oraz podjętych działań. Szczegóły niezgodności, opis przyczyny oraz podjętych działań mogą zostać przedstawione przykładowo w formie alertu jakościowego. Zatwierdzony raport 8D stanowi obiektywny dowód podjętych działań i powinien być przechowywany zgodnie z wymaganiami naszego Systemu Zarządzania Jakością. Jeśli niezgodność została zgłoszona w formie reklamacji zapewne gotowy raport 8D będziemy musieli dodatkowo przedłożyć do zatwierdzenia naszemu klientowi.

Excel – darmowy Raport 8D do pobrania

Skorzystaj z dostępnego Pakietu narzędzi Inżyniera Jakości, który zawiera pięć najpopularniejszych metodologii stosowanych do rozwiazywania problemów jakościowych. Wśród nich znajdziecie omawiany w tym materiale Raport 8D a także 5W2H, Diagram Ishikawy oraz 5 Why – czyli jego podstawowe elementy, ale w postaci osobnych narzędzi. Dodatkowo w pakiecie dostępny jest również Raport A3. Jest to analogiczne jak Raport 8D narzędzie służące do kompleksowego rozwiązywania problem. Raport A3 sprawdzi się jednak lepiej w przypadku procesu, który nie realizuje przyjętych założeń. Każde z narzędzi zbudowane zostało w oparciu o arkusze excel.

Raport 8D – podsumowanie

Jak widzimy raport 8D ma szerokie zastosowanie w kwestii rozwiązywania niezgodności. Może być stosowany zarówno w odniesieniu do wad produktu jak i do niezgodności po audicie. Jego największą zaletą jest usystematyzowana forma, która gwarantuje, że żaden krok nie zostanie pominięty, zaś podjęte działania będą dużo bardziej kompleksowe. Mimo, że z pozoru wydaje się być banalnym rozwiązaniem to wymaga pewnego doświadczenia, tak aby spełniał swoje założenia. Co ważne, raport 8D wymaga również pracy zespołowej opartej o burzę mózgów, dzięki czemu efektywność wdrożonych działań będzie bardziej efektywna, zaś ryzyko ponownego wystąpienia niezgodności zminimalizowane. A jakie są Wasze doświadczenia związane z raportem 8D? Czy jest to dla Was wygodne narzędzie ułatwiające codzienną pracę, czy może jednak przykra konieczność? Opiszcie Wasze spostrzeżenia w komentarzach poniżej. Do zobaczenia następnym razem!

Raport 8D to nie jedyne narzędzie jakościowe, które szczegółowo zostało opisane na blogu. Więcej znajdziesz klikając w poniższy banner: