Raport A3 – praktyczne rozwiązywanie problemów jakościowych

Raport A3 – skuteczna metoda analizy i rozwiązywania niezgodności

Prawdopodobnie każdy z nas chociaż raz w swojej karierze zawodowej spotkał się z obszerną prezentacją próbującą kompleksowo omówić jakąś banalną niezgodność. Często jej stworzenie poprzedzone było dziesiątkami e-maili i angażowaniem w problem coraz to nowych osób. W efekcie zamiast rozwiązać daną niezgodność przedłużany był czas jej oddziaływania. Ostatecznie, ze względu na brak efektów w temat angażowało się najwyższe kierownictwo, które wymagało codziennego raportowania postępów. Tego typu sytuacje są częstą bolączką większych korporacji oraz firm z rozbudowaną strukturą organizacyjną, gdzie czasami rozmywa się odpowiedzialność za rozwiązanie danego problemu. Jeśli pojawia się pożar najlepszym rozwiązaniem będzie rozpoczęcie jego gaszenia bez zbędnej zwłoki. Prowadzone działania muszą być przejrzyste, usystematyzowane oraz proste do analizy. Istnieje kilka narzędzi, które mogą być wykorzystane w tym celu. W tym materiale omówimy właśnie jedno z nich. Tajemniczo brzmiący Raport A3. Sprawdźmy zatem co to za metodologia, oraz jak i kiedy ją stosować, tak aby osiągnąć najlepszy możliwy efekt – rozwiązanie naszego problemu. Dla wytrwałych czytelników pod koniec artykułu dostępny jest pakiet narzędzi jakościowych opartych o arkusze excel. Wśród nich znajdziecie między innymi omawiany tutaj Raport A3. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Czym jest Raport A3, oraz jakie ma zastosowanie.
• Z jakich elementów się składa.
• Jak przygotować Raport A3 krok po kroku.
• Jakie inne narzędzia jakościowe mogą być przydatne podczas analizy problemu.
• Czym różni się od Raportu 8D.

Raport A3 – jak rozwiązać problem na kartce papieru

„Trafiony, zatopiony” – była to moja pierwsza myśl, kiedy lata temu po raz pierwszy usłyszałem nazwę raport A3. Bazując na dotychczasowych doświadczeniach z 5W2H oraz raportem 8D próbowałem rozszyfrować znaczenie tajemniczego skrótu. Nic jednak nie pasowało. W sumie to nic dziwnego, bowiem gdy w końcu poznałem, czym jest ta metoda odpowiedź wydała się oczywista. A3 to nic innego jak dobrze nam znamy format „dużej” kartki papieru z drukarki. Maksymalny jaki jest w powszechnym użyciu w większości firm. Wyłączając oczywiście różne biura projektowe, które dysponują ploterami z możliwością druku nawet na A0. Założeniem twórcy narzędzia było bowiem opracowanie prostej metodologii, która pozwoli na rozwiązanie problemu właśnie na jednej kartce papieru wspomnianego formatu.

Raport A3 wywodzi się z metodologii Toyoty i właśnie w przemyśle motoryzacyjnym znalazł największe zastosowanie. W lotnictwie mimo wszystko wciąż popularniejszy jest Raport 8D. Oba narzędzia łączy zaś praca zespołowa, która opiera się o burzę mózgów. Samodzielne przygotowanie raportu A3 oczywiście jest możliwe, problemem mogą być jednak efekty naszej pracy. Spróbujcie wykonać proste ćwiczenie. Gdy następnym razem w Waszej organizacji pojawi się jakiś problem lub niezgodność przygotujcie raport samodzielnie a następnie rozpocznijcie pracę wraz z zespołem. Mocno zdziwicie się jak wielu czynników nie wzięliście pod uwagę. Zawsze inne spojrzenie na dany temat będzie miał Inżynier Jakości a inne Operator wykonujący daną czynność osobiście. Najlepsze efekty osiągniecie we współpracy z kilkoma osobami znającymi dane otoczenie, proces lub produkt. Wśród tych osób konieczne będzie wyznaczenie lidera – osoby, dla której raport A3 nie stanowi tajemnic. Ktoś może powiedzieć, że w takim razie zbierzmy grupę 30 pracowników, bowiem rezultaty będą jeszcze bardziej odmienne. W efekcie jednak podczas spotkania aktywnie uczestniczyć będzie raptem te 5-6 osób, zaś pozostali, albo będą odpowiadać na e-maile, albo też myśleć o fioletowych (a czemu by nie 🙂 ) migdałach.

W przemyśle przyjęło się, że problemy rozwiązywane są praktycznie „na miejscu” – dlatego też w wielu firmach na obszarze produkcji spotkacie się z dedykowanymi obszarami lub też pomieszczeniami, które nazywane są Klinikami Jakości. Aby spotkanie było jeszcze bardziej efektywne zdarza się, że w pomieszczeniach tych nie ma krzeseł. Nie jestem zwolennikiem takiego rozwiązania, zwłaszcza gdy spotkanie jest organizowane tuż po przerwie obiadowej, jednakże na pewno przyczynia się ono do bardziej intensywnej pracy nad danym problemem.

Pamiętajmy, że Raport A3 ma nam służyć jak najlepiej dlatego też współpracując z różnymi firmami będziecie mieli do czynienia również z różnymi modyfikacjami samego raportu. Analogiczna sytuacja ma miejsce podczas stosowania Raportu 8D, chociaż w bardziej ograniczonej formie. To właśnie jakaś forma elastyczności obu narzędzi pozwoliła na ich szerokie rozpowszechnienie się na całym świecie.

Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia każdego z kroków warto podkreślić jeszcze jedną analogię do 8D. Oba raporty bazują bowiem na cyklu PDCA (Plan – Do – Check – Act), czyli zaplanuj – wykonaj – sprawdź – popraw. Elementami składającymi się na Raport A3 są zatem:
– opis problemu (P)
– działania natychmiastowe* (D)
– wyznaczenie celu (P)
– analiza przyczyn problemu (P)
– wdrożenie działań korygujących (D)
– weryfikacja skuteczności wdrożonych działań (C)
– wdrożenie działań naprawczych (A)

* W przypadku problemu związanego z produktem warto również dodać jeden dodatkowy krok związany z wdrożeniem działań natychmiastowych. Z jednej strony zakłóci to w pewien sposób cykl PDCA, z drugiej zaś zminimalizuje ryzyko dalszej produkcji niezgodnego wyrobu. Ostatecznie nie zapominajmy, że dane narzędzie ma być skuteczne inaczej jego stosowanie mija się z celem.

Raport A3 – Opis problemu

Pracę nad rozwiązaniem naszego problemu rozpoczynamy od jego prawidłowego zdefiniowania. Pamiętajmy, że już na tym etapie działamy w zespole. Tak, aby zapewnić, że weźmiemy pod uwagę prawidłowe otoczenie problemu oraz wszystkie fakty z nim związane. Jednym z lepszych narzędzi, którym możemy się posłużyć jest 5W2H – to prosta metodologia bazująca na zadaniu siedmiu różnych pytań związanych z naszym problemem. W rezultacie otrzymamy krótką notatkę, która zawierać będzie wszelkie niezbędne do dalszego działania informacje. Więcej informacji na temat narzędzia 5W2H znajdziecie w osobnym wpisie na blogu.

Raport A3 – Działania natychmiastowe

Jak już wspomnieliśmy nie jest to obowiązkowy punkt w przypadku większości ogólnodostępnych szablonów raportu A3, jednakże warto go wdrożyć. Celem działań natychmiastowych jest zapewnienie, że dalsze oddziaływanie niezgodności na dany proces a w efekcie również na produkt zostanie zatrzymane. Podczas wykonywania działań natychmiastowych powinniśmy dokonać weryfikacji stanu aktualnej produkcji oraz magazynu, aby określić skalę występowania problemu. Analogiczne działania należy podjąć w stosunku do naszego klienta, który powinien zostać poinformowany o zaistniałym problemie oraz otrzymać komplet niezbędnych informacji do zidentyfikowania potencjalnie niezgodnego lub niezgodnego wyrobu. Nie powinniśmy zapomnieć o jakimkolwiek produkcie, który znajduje się w kooperacji u naszych dostawców oraz w transporcie. Kolejną ważną kwestią będzie określenie wpływu danej niezgodności na inne podobne wyroby lub procesy. Aby powyższe działania przebiegały efektywnie niezbędne będzie zapewnienie odpowiedniej komunikacji dotyczącej stwierdzonego problemu. Idealnie do tego nada się stworzona w poprzednim punkcie notatka zawierająca szczegółowy opis problemu. Finalnie, jakiekolwiek produkty, które są niezgodne powinny zostać odpowiednio zidentyfikowane, odseparowane oraz zabezpieczone przed użyciem przez osoby trzecie.

Raport A3 – Wyznaczenie celu

Kolejnym krokiem pracy zespołu będzie zdefiniowanie celu, jaki ostatecznie ma zostać osiągnięty. Powinien on być przede wszystkim jasno sprecyzowany i zrozumiały dla każdego członka. Jest to o tyle ważne, że od tego zależy zaangażowanie zespołu na kolejnych etapach opracowywania raportu. Cel musi być również mierzalny tak, aby dało się go z łatwością monitorować a w razie niepowodzenia wdrażać dodatkowe działania naprawcze. Koniecznie, aby był również osiągalny. Nic tak bowiem nie demotywuje jak zadanie niemożliwe do wykonania. Pamiętajmy o tym również w kwestii budżetu jaki posiadamy na realizację danego zadania. Poza tym cele powinny być również istotne pod kątem rozwiązania danego problemu i przynieść realną korzyść. Ostatnią ważną kwestią jest zdefiniowanie ram czasowych, lub konkretnego terminu do kiedy cel ma zostać osiągnięty. W skrócie najlepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie metody SMART.

Raport A3 – Analiza przyczyn problemu

Znamy zatem tło naszego problemu, podjęliśmy stosowne działania natychmiastowe oraz zdefiniowaliśmy cel jaki zamierzamy osiągnąć rozwiązując ten właśnie problem. W dalszej części nasz raport A3 wymaga wykonania analizy określającej przyczynę źródłową problemu. Jeśli ma to zastosowanie warto pójść kilku torowo i zdefiniować od razu przyczynę systemową oraz przyczynę braku detekcji. Ta ostatnia ma zastosowanie zwłaszcza w przypadku reklamacji od klienta. Jeśli problem jest bardziej kompleksowy warto wykorzystać Diagram Ishikawy, który pozwoli nam określić kilka potencjalnych przyczyn występowania problemu i powie, w którym kierunku powinniśmy zmierzać. Więcej o tym narzędziu przeczytacie w artykule: Diagram Ishikawy – czyli co łączy przyczynę ze skutkiem.

Niezależnie od tego czy posługiwaliśmy się Diagramem Przyczynowo-Skutkowym, czy też nie następnym krokiem będzie bardziej szczegółowa analiza przyczyny występowania problemu, w której najlepiej posłużyć się innym narzędziem: 5 Why. Jeśli trafiliście na ten materiał to podejrzewam, że metodologia związana z zadawaniem pytania „Dlaczego?” jest Wam w chociaż w pewnym zakresie znana. Jeśli nie, lub też chcielibyście zweryfikować swoją wiedzę to zapraszam do przeczytania artykułu na blogu opisującego metodę 5 Why.

Raport A3 – Wdrożenie działań korygujących

Określona przyczyna źródłowa oraz ewentualne dodatkowe przyczyny występowania naszego problemu będą podstawą do wdrożenia odpowiednich działań korygujących. Składać się na nie będą działania korygujące a w razie potrzeby również działań korekcyjne. Jakiekolwiek zmiany wdrożone do dokumentacji systemu jakości, albo procesowej wymagać będą zapewnienia odpowiedniego przeszkolenia z wdrożonych zmian. Tak, aby zagwarantować, że personel wykonujący swoje obowiązki będzie miał świadomość zmieniających się wymagań wewnętrznych. Wśród działań korygujących będziemy również mogli znaleźć inne rozwiązania związane przykładowo z modyfikacją maszyny, lub linii produkcyjnej, zastosowanie innego oprzyrządowania obróbczego oraz pomocniczego, wprowadzenie zmian do oprogramowania lub jego całkowitą zmianę, czy też zmianę metody kontrolno-pomiarowej.

Etap ten to zarówno wykonanie planu, jak również i samo wdrożenie działań korygujących. Każde z nich powinno posiadać swojego właściciela oraz przypisaną datę realizacji. Powinna być ona realna do wykonania, ale również biorąc pod uwagę krytyczność danego działania, możliwie priorytetowa. Planując zadania dla osób, które nie są członkami zespołu, warto je o tym poinformować oraz ustalić wszelkie szczegóły, z planowaną datą wdrożenia włącznie.

Niezależnie od tego jakie działania zostaną zaplanowane i wdrożone należy pamiętać o jednej podstawowej zasadzie. Mianowicie, ich celem jest skuteczne wyeliminowanie przyczyny powstawania problemu. O ich efektywności przekonamy się wykonując krok siódmy raportu A3.

Raport A3 – Weryfikacja skuteczności wdrożonych działań

Sprawdzenie na ile skuteczne były zaplanowane i wdrożone działania korygujące to jeden z istotniejszych elementów składających się na raport A3. W przypadku braku satysfakcjonujących rezultatów konieczne będzie stworzenie nowego planu działań naprawczych. W niektórych przypadkach może się także okazać, że konieczna będzie ponowna analiza przyczyny źródłowej. Samą weryfikację powinniśmy rozpocząć od potwierdzenia, że zaplanowane działania zostały prawidłowo wykonane. Dla każdego z nich niezbędne będzie zebranie odpowiednich dowodów obiektywnych. Następnym etapem będzie dokonanie oceny skuteczności tych działań.

Aby odpowiedzieć sobie na pytanie kiedy zamierzony efekt będzie dla nas satysfakcjonujący należy cofnąć się do trzeciego kroku Raportu A3 kiedy to wyznaczaliśmy cele. Na ich podstawie dokonujemy analizy wskaźników związanych z danym procesem, lub jeśli ma to zastosowanie z poszczególnym produktem. Jeśli cel został osiągnięty to możemy sobie pogratulować dobrze wykonanej pracy. Jeśli jednak nie, konieczne będzie wdrożenie odpowiednich działań naprawczych. Pamiętajmy również, aby nie spocząć na laurach i pomimo uzyskania wyniku zgodnego z zamierzeniem okresowo dalej monitorować spływające dane, tak aby zagwarantować, że zastosowane rozwiązanie rzeczywiście było skuteczne.

Raport A3 – Wdrożenie działań naprawczych

Jak już wspomnieliśmy ten punkt związany jest z wdrażaniem dodatkowych działań naprawczych w przypadku braku osiągnięcia założonego celu. Skoro nasz problem dalej istnieje konieczna będzie zmiana podejścia i albo zastosowanie innych rozwiązań korygujących zdefiniowaną przyczynę, albo zdefiniowanie całkiem nowej. Może się bowiem okazać, że nasza analiza nie była wystarczająco dogłębna lub też nie wzięliśmy pod uwagę wszystkich czynników. Dlatego tak ważne jest stosowanie Diagramu Ishikawy, który podchodzi do tematyki problemu bardziej kompleksowo. Co jeśli jednak zgodnie z założeniem cel został osiągnięty. Wówczas w tym punkcie powinniśmy zaplanować dalsze aktywności pełniące rolę bardziej działań zapobiegawczych. Będą one miały na celu zabezpieczenie naszego procesu bądź też produktu przed niezamierzonym usunięciem wdrożonych już usprawnień i korekcji. Może to mieć miejsce w przyszłości, gdy przykładowo zmienią się osoby nadzorujące dany proces, zaś braknie odpowiedniej komunikacji. Ile razy bowiem zdarzyło Wam się spotkać z jakimś rozwiązaniem lub też zapisem w procedurze, co do którego nie mogliście znaleźć podstawy w wymaganiach? Rozwiązania wdrożone tu i teraz będą doskonale znane. Jednak za przykładowo dziesięć lat niewiele osób będzie znało ich genezę.

Przykładami takich rozwiązań może być szeroko rozumiana standaryzacja, lub też dodatkowe działania oparte o analizę ryzyka procesu. Wiele organizacji dokumentuje wdrożone rozwiązania w postaci lessons learned, czyli dedykowanego narzędzia będącego formą komunikacji i bazą dotyczącą napotkanych problemów oraz podjętych kroków zaradczych.

Raport A3 vs. Raport 8D – podobieństwa, róźnice, zastosowanie

Jak już wspomnieliśmy Raport A3 oraz 8D mają ze sobą wiele wspólnego. Służą do rozwiązywania problemów, przy czym Raport 8D częściej stosuje się do tych bardziej kompleksowych, nierzadko ponownie występujących. Oba bazują również na cyklu PDCA, czyli zanim cokolwiek zrobimy, powinniśmy to dobrze zaplanować. Wdrożone działania powinny być także odpowiednio zweryfikowane lub monitorowane a w razie potrzeby doskonalone. Najważniejszą zaletą obu narzędzi jest ich elastyczność. Jednak znaczną przewagę ma tutaj Raport A3. Jest on także częściej wykorzystywany do rozwiązywania problemów związanych ze złym funkcjonowaniem procesu lub też tych natury czysto biznesowej – jednym słowem z ciągłym doskonaleniem. Monitorowany jest na podstawie różnych wskaźników, które muszą być spełnione, aby osiągnąć zamierzony cel. Raport 8D służy głównie do rozwiązywania niezgodności auditowych albo związanych z produktem, jak chociażby reklamacji od klienta. Jego efektywność dużo częściej opiera się na weryfikacji, czy problem wystąpił ponownie. Warto również podkreślić, że oba narzędzia kładą nacisk na pracę grupową. Mogą być również wykorzystywane samodzielnie, jednakże osiągnięte rezultaty zapewne nie spełnią naszych oczekiwań.

Ciekawostką może być również fakt, że niektóre organizacje ze względu na specyfikę swojego biznesu wykorzystują kombinację, w której Raport A3 zawiera elementy Raportu 8D. Częściowy przykład takiej modyfikacji pokazany został poprzez zastosowanie działań natychmiastowych, które standardowo nie są elementem Raportu A3. Ważne, aby narzędzie było dopasowane do naszej pracy i pozwalało na realizację zamierzonych celów, czyli skuteczną eliminację problemów oraz niezgodności.

Excel – darmowy Raport A3 do pobrania

Raport A3 jest piątym z kolei narzędziem jakościowym, które omawiamy. Każde z nich zostało opracowane na bazie arkuszy Microsoft Excel i od teraz jest dostępne całkowicie za darmo w Pakiecie narzędzi Inżyniera Jakości. Wśród nich znajdziecie:
– 5W2H – pomoże Wam ono prawidłowo zdefiniować opis zaistniałego problemu
– Diagram Ishikawy – posłuży do analizy potencjalnych przyczyn niezgodności
– 5 Why – ułatwi znalezienie przyczyny źródłowej danego problemu
– Raport 8D – poprowadzi Was kompleksowo krok po kroku przez szereg działań mających na celu wyeliminowanie przyczyn zaistniałej niezgodności
– Raport A3 – zapewni realizację odpowiednich działań, których celem będzie poprawa procesu.

Narzędzia są w pełni zautomatyzowane dzięki czemu nie musimy powielać raz określonych informacji. Więcej na temat pakietu dowiecie się klikając na poniższe zdjęcie, lub z wyżej zamieszczonego linku.

Na zakończenie…

Raport A3 to kolejne narzędzie jakościowe, przez które udało nam się przebrnąć. Skupia się ono na rozwiązywaniu problemów, które już zaistniały. Częściej spotkamy go w przemyśle automotive niż w lotnictwie. Wykorzystywany jest do wdrażania usprawnień w wadliwie działających procesach. Zdarza się, że jest również stosowany do rozwiązywania niezgodności produktowych. Wówczas zawiera dodatkowy element, który ma za zadanie wdrożenie działań natychmiastowych. Metodologia wymaga określenia celu, który następnie będziemy starali się osiągnąć. Jeśli nam się to uda to kolejnym krokiem będzie wdrożenie działań prewencyjnych. W przeciwnym razie będzie musieli ponownie przeanalizować problem i zastanowić się, czy to podjęte działania okazały się nieefektywne, czy może jednak przyczyna niezgodności nie została prawidłowo określona. Natomiast najważniejszą cechą narzędzia jest jego kompleksowa forma i skuteczne działanie bez tworzenia długich prezentacji. W końcu jak już wspomnieliśmy założeniem jest rozwiązanie problemu i dokonanie usprawnień na jednej kartce papieru w formacie A3. A jakie są Wasze doświadczenia ze stosowaniem tego narzędzia? Czy Raport A3 w swojej standardowej formie spełnia Wasze oczekiwania? A może posługujecie się bardziej zmodyfikowaną jego wersją? Czy jednak preferujecie Raport 8D ze względu na specyfikę Waszej pracy? Podzielcie się swoimi opiniami w sekcji komentarzy pod artykułem. Przed nami czas na kolejny materiał związany z tematyką szeroko rozumianej jakości. Do zobaczenia!