Raport A3 – praktyczne rozwiązywanie problemów jakościowych – darmowy Excel

Raport A3 – skuteczna metoda analizy i rozwiązywania niezgodności

Proces, który nie osiąga założonych celów to zmora każdej organizacji. Im gorsze wyniki tym również pilniejsza jest potrzeba działania. Właściwie nie ma już czasu na obszerne prezentacje i długie spotkania. Potrzebna jest szybka reakcja na pojawiające się problemy.

Z pomocą przyjdzie nam Raport A3, który nie tylko pozwoli rozwiązać źródło niezgodności, ale także ograniczy niepotrzebną dokumentację do minimum. Skoro więc temat jest pilny to przejdźmy do działania.

Co więcej na wytrwałych czytelników pod koniec artykułu czeka gotowy i do tego całkowicie darmowy szablon zawierający Raport A3 w postaci arkusza Excel. Miłej lektury!

W skrócie

Czytając ten artykuł dowiesz się:

• Czym jest Raport A3 oraz jakie ma zastosowanie.
• Z jakich elementów składa się Raport A3.
• Jak wykonać analizę problemu stosując Raport A3 krok po kroku.
• Jakie inne narzędzia jakościowe mogą być przydatne podczas analizy problemu.
• Kiedy stosować Raport A3 a kiedy 8D.

Co jest Raport A3?

Raport A3 to oparta o cykl PDCA ustrukturyzowana metoda kompleksowego rozwiązywania problemów,. Głównym założeniem metody jest opisanie wszystkich niezbędnych działań na jednej kartce papieru o formacie A3.

Raport A3 oparty jest o osiem różnych elementów:

• zespół roboczy
• opis problemu
• działania natychmiastowe
• cel analizy
• przyczyna problemu
• działania korygujące przyczynę
• weryfikacja celu
• działania naprawcze

Przy czym warto wiedzieć, że działania natychmiastowe nie zawsze będą miały miejsce. Mają one bowiem najczęściej zastosowanie do problemów związanych bezpośrednio z produktem lub też niezgodnościami wynikającymi z audytów. Ale więcej na ten temat powiemy sobie w dalszej części materiału.

Dla nikogo nie powinno być zaskoczeniem, że Raport A3 wywodzi się z metodologii Toyoty. Co ciekawe, obecnie częściej spotkamy go właśnie w branży motoryzacyjnej niż w jakichkolwiek innych gałęziach przemysłu.

Metoda najczęściej wykorzystywana jest do analizy źle funkcjonujących procesów, dlatego często zaliczana jest do narzędzi Lean Management.

Jak stosować Raport A3 krok po kroku?

Raport A3 analogicznie jak inne podobne metody oparty jest o pracę grupową. Powołanie członków zespołu to jeden z kluczowych elementów, od którego zależy efektywność zastosowanego rozwiązania. Natomiast sama praca z narzędziem obejmuje siedem kolejnych kroków.

Raport A3 krok po kroku:

1. Zdefiniuj opis problemu
2. Podejmij działania natychmiastowe
3. Określ cel
4. Przeanalizuj przyczyny zaistniałego problemu
5. Zaplanuj i wdróż działania korygujących
6. Zweryfikuj skuteczność podjętych działań
7. Wdróż działania naprawcze lub prewencyjne

Krok 1. Zdefiniuj opis problemu

Pracę rozpoczynamy od właściwego zdefiniowania opisu danego problemu. Pamiętajmy, że już na tym etapie działamy w zespole. Tak, aby zapewnić, że weźmiemy pod uwagę prawidłowe otoczenie problemu oraz wszystkie fakty z nim związane.

Istnieją różne skuteczne metody, które zasadniczo mogą ułatwić nam pracę na tym etapie. Do najpopularniejszych zaliczyć możemy:

• 5W2H
• 5W1H
• Is / Is not

5W2H oraz 5W1H

Są to właściwie dwie odmiany tego samego narzędzia. Każda z nich oparta jest o zadanie kolejnych pytań, dzięki którym zebrane odpowiedzi dostarczą nam kompletu informacji na temat zaistniałej sytuacji. Na ich bazie możemy stworzyć niezbędny opis w formie notatki dziennikarskiej.

Podstawowa różnica między 5W2H i 5W1H polega na ilości zadawanych pytań. W pierwszym przypadku mamy ich siedem, natomiast dla drugiej wersji narzędzia o jedno mniej. Pomijamy to związane z ilością. Dlatego 5W1H prędzej sprawdzi się tam, gdzie wartości liczbowe nie mają znaczenia. Ta odmiana najczęściej stosowana jest w branży usługowej.

Is / Is not

To również w pewnym sensie jest odmiana 5W2H, bowiem bazuje na podobnym schemacie. Z tą różnicą, że weryfikujemy każdy aspekt pod kątem dwóch przeciwległych sytuacji. W efekcie zebrane dane udzielą nam informacji o tym co się stało a także co nie miało miejsca.

Zaletą Is / Is not jest na pewno dodatkowa funkcja tego narzędzia, która pozwala dokonać wstępnej selekcji potencjalnych przyczyn zaistniałego problemu.

Krok 2. Podejmij działania natychmiastowe

Celem działań natychmiastowych jest zapewnienie, że dalsze oddziaływanie niezgodności na dany proces, a w efekcie również na produkt zostanie zatrzymane. Oznacza to jedno – nie w każdym wypadku krok ten będzie miał zastosowanie.

Przykładem może być na tyle ogólny problem, że na chwilę obecną nie bardzo możemy zidentyfikować jakikolwiek punkt zaczepienia. Jak chociażby wskaźnik danego procesu, który jest poza wymaganym zakresem.

Natomiast jeśli, tak jak przed chwilą wspomnieliśmy, dany problem jest ściśle związany z produktem lub procesem produkcyjnym to jak najbardziej powinniśmy działać. I to bez zbędnej zwłoki. Jednym z kluczowych zadań będzie zdefiniowanie skali problemu z jakim mamy do czynienia. Zwłaszcza jeśli nie zweryfikowaliśmy tego na etapie definiowania opisu danej niezgodności.

W takim wypadku kontroli poddajemy części znajdujące się:

• w produkcji
• w kooperacji u dostawców
• na magazynie wyrobów gotowych.

Pamiętajmy również o produktach, które zostały już wysłane do klienta a wciąż mogą znajdować się w transporcie. I to właśnie na kliencie koncentrujemy się najbardziej. Powinien on otrzymać komplet niezbędnych informacji, które ułatwią mu zidentyfikowanie potencjalnie niezgodnych wyrobów.

Kolejną ważną kwestią będzie określenie wpływu danej niezgodności na inne podobne wyroby lub procesy. Aby powyższe działania przebiegały efektywnie niezbędne będzie także zapewnienie odpowiedniej komunikacji dotyczącej stwierdzonego problemu. Idealnie do tego nada się stworzona w poprzednim punkcie notatka zawierająca szczegółowy opis problemu.

Finalnie, jakiekolwiek produkty, które są niezgodne powinny zostać odpowiednio zidentyfikowane, odseparowane oraz zabezpieczone przed użyciem przez osoby trzecie.

Krok 3. Określ cel

Kolejnym krokiem pracy zespołu będzie zdefiniowanie celu jaki ostatecznie ma zostać osiągnięty. Zadanie to ułatwi nam metoda SMART. Według jej założeń każdy cel powinien:

• być sprecyzowany i zrozumiały dla każdego członka zespołu
• być mierzalny, tak aby dało się go z łatwością monitorować a w razie niepowodzenia wdrażać również dodatkowe działania naprawcze
• być osiągalny zwłaszcza pod kątem finansowym, bo w końcu nic tak nie demotywuje jak zadanie, które jest właściwie niemożliwe do wykonania
• być istotny pod kątem rozwiązania danego problemu i korzyści jaką przyniesie w przyszłości
• mieć zdefiniowane ramy czasowe lub konkretny terminu do kiedy ma zostać osiągnięty

Krok 4. Przeanalizuj przyczyny zaistniałego problemu

Idziemy dalej. Przed nami bardzo ważny etap, czyli zdefiniowanie przyczyny zaistniałego problemu. Błędy popełnione na tym etapie skutkować będą ostatecznym brakiem realizacji przyjętego celu.

Podstawą będzie przyczyna źródłowa. Dodatkowo warto również przeanalizować nasz System Jakości i sprawdzić dlaczego nas nie zabezpieczył przed wystąpieniem danego problemu. Co więcej, jeśli niezgodne produkty zostały już wysłane do klienta to również niezbędne będzie określenie przyczyny braku detekcji na etapie kontroli ostatecznej. Ta ostatnia przyczyna będzie miała zastosowanie zwłaszcza w przypadku reklamacji od klienta.

W przypadku bardziej kompleksowych problemów analizę możemy przeprowadzić w oparciu o trzy poniże narzędzia, zachowując przy tym analogiczną kolejność.

1. Diagram Ishikawy
2. Diagram relacji
3. 5 Why

Etap 1. Diagram Ishikawy

Pierwszym krokiem będzie prosta selekcja potencjalnych przyczyn na bazie z góry zdefiniowanych kategorii. W tym celu posłużyć musimy się odpowiednim typem Diagramu Ishikawy. W rezultacie otrzymamy od kilku do kilkunastu powodów, które mogły mieć wpływ na zaistnienie danego problemu.

Etap 2. Diagram relacji

Następnie przechodzimy do zdefiniowania zależności jakie zachodzą na linii:

• problem – przyczyna
• przyczyna – przyczyna

Stosując diagram relacji dowiemy się, które czynniki miały istotny wpływ na występowanie różnych potencjalnych przyczyn zaistniałego problemu.

Etap 3. 5 Why

Jest to ostatni i do tego najbardziej szczegółowy etap. Najbardziej prawdopodobne przyczyny poddawane są dokładnej analizie opartej o zadawanie kolejnych pytań Dlaczego?. Co ważne, wcale nie musi ich być dokładnie pięć. Czasem wystarczą raptem dwa, w innym przypadku nawet siedem może być niewystarczające.

Jakościowiec teraz także na LinkedIn!

Krok 5. Zaplanuj i wdróż działania korygujących

Określona przyczyna źródłowa oraz ewentualne dodatkowe przyczyny występowania naszego problemu będą podstawą do wdrożenia odpowiednich działań korygujących.

W zależności od rodzaju problemu działania korygujące mogą wiązać się z:

• aktualizacją dokumentacji systemowej lub procesowej wraz z zapewnieniem niezbędnego szkolenia dla personelu
• modyfikacją maszyny lub linii produkcyjnej
• zastosowaniem innego oprzyrządowania
• wprowadzenie zmian do oprogramowania
• zmianę metody kontrolno-pomiarowej
• zastosowanie Poka Yoke

Etap ten to zarówno wykonanie planu, jak również i samo wdrożenie działań korygujących. Każde z nich powinno posiadać swojego właściciela oraz przypisaną datę realizacji. Powinna być ona realna do wykonania, ale również biorąc pod uwagę krytyczność danego działania, możliwie priorytetowa.

Planując zadania dla osób, które nie są członkami zespołu, warto je o tym poinformować oraz ustalić wszelkie szczegóły, z planowaną datą wdrożenia włącznie.

Niezależnie od tego jakie działania zostaną zaplanowane i wdrożone należy pamiętać o jednej podstawowej zasadzie. Mianowicie, ich celem jest skuteczne wyeliminowanie przyczyny powstawania problemu. O ich efektywności przekonamy się wykonując krok siódmy raportu A3.

Krok 6. Zweryfikuj skuteczność podjętych działań

Sprawdzenie na ile skuteczne były zaplanowane i wdrożone działania korygujące to jeden z istotniejszych elementów składających się na raport A3. W przypadku braku satysfakcjonujących rezultatów konieczne będzie stworzenie nowego planu działań naprawczych.

W niektórych przypadkach może się także okazać, że konieczna będzie ponowna analiza przyczyny źródłowej. Samą weryfikację powinniśmy rozpocząć od potwierdzenia, że zaplanowane działania zostały prawidłowo wykonane. Dla każdego z nich niezbędne będzie zebranie odpowiednich dowodów obiektywnych. Następnym etapem będzie dokonanie oceny skuteczności tych działań.

Aby odpowiedzieć sobie na pytanie kiedy zamierzony efekt będzie dla nas satysfakcjonujący należy cofnąć się do trzeciego kroku Raportu A3 kiedy to wyznaczaliśmy cele. Na ich podstawie dokonujemy analizy wskaźników związanych z danym procesem lub jeśli ma to zastosowanie z poszczególnym produktem.

Jeśli cel został osiągnięty to możemy sobie pogratulować dobrze wykonanej pracy. Jeśli jednak nie, konieczne będzie wdrożenie odpowiednich działań naprawczych. Pamiętajmy również, aby nie spocząć na laurach i pomimo uzyskania wyniku zgodnego z zamierzeniem okresowo dalej monitorować spływające dane, tak aby zagwarantować, że zastosowane rozwiązanie rzeczywiście było skuteczne.

Lubisz czytać Jakościowca przy kawie? Wesprzyj rozwój portalu.

5 zł 10 zł 15 zł

Krok 7. Wdróż działania naprawcze lub prewencyjne

Jak już wspomnieliśmy ten punkt związany jest z wdrażaniem dodatkowych działań naprawczych w przypadku braku osiągnięcia założonego celu. Skoro nasz problem dalej istnieje konieczna będzie zmiana podejścia i wybranie jednej z poniższych ścieżek:

• zastosowanie innych rozwiązań korygujących zdefiniowaną przyczynę
• określenie całkiem nowej przyczyny zaistniałego problemu.

Jeśli jednak zgodnie z założeniem cel został osiągnięty. Wówczas w tym punkcie powinniśmy zaplanować dalsze aktywności pełniące rolę prewencyjną. Będą one miały na celu zabezpieczenie naszego procesu bądź też produktu przed niezamierzonym usunięciem wdrożonych już usprawnień i korekcji.

Może to mieć miejsce w przyszłości, gdy przykładowo zmienią się osoby nadzorujące dany proces, zaś braknie odpowiedniej komunikacji. Ile razy bowiem zdarzyło Wam się spotkać z jakimś rozwiązaniem lub też zapisem w procedurze, co do którego nie mogliście znaleźć podstawy w wymaganiach? Rozwiązania wdrożone tu i teraz będą doskonale znane. Jednak za przykładowo dziesięć lat niewiele osób będzie znało ich genezę.

Przykładami takich działań prewencyjnych może być szeroko rozumiana standaryzacja lub też dodatkowe działania oparte o analizę ryzyka procesu. Wiele organizacji dokumentuje wdrożone rozwiązania w postaci lessons learned, czyli dedykowanego narzędzia będącego formą komunikacji i bazą dotyczącą napotkanych problemów oraz podjętych kroków zaradczych.

Kiedy stosować Raport A3 a kiedy Raport 8D?

Jest to chyba jedno z kluczowych pytań nurtujących wielu inżynierów jakości. Nic w sumie dziwnego, bowiem oba narzędzia mają wiele wspólnego.

Raport A3 i 8D – cechy wspólne:

• bazują na cyklu PDCA
• posiadają ustrukturyzowaną forma
• są elastyczne i mogą być dowolnie modyfikowane
• wymagają pracy grupowej

Kiedy stosować Raport A3?

Jednym z etapów pracy stosując Raport A3 jest zdefiniowanie celu jaki zamierzamy osiągnąć. I to jest właśnie jeden z podstawowych elementów, który odróżnia tą metodę od 8D.

Dlatego najczęściej narzędzie to stosowane jest w odniesieniu do źle funkcjonującego procesu jakościowego lub biznesowego. Zaś ostatecznym celem będzie osiągniecie określonego poziomu dla danego wskaźnika.

Kiedy lepszym rozwiązaniem będzie Raport 8D?

Raport 8D ściśle powiązany jest z konkretnym wymaganiem, które nie zostało spełnione. Dlatego częściej użyjemy go podczas analizy niezgodności audytowych lub też analizując problem z danym wyrobem. Przydatny będzie również podczas analizy reklamacji od klienta.

Efektywność wdrożonych działań opiera się na weryfikacji czy dany problem wystąpił ponownie.

Jak połączyć Raport A3 z 8D?

Ciekawostką może być również fakt, że niektóre organizacje ze względu na specyfikę swojego biznesu wykorzystują kombinację, w której Raport A3 zawiera elementy Raportu 8D. Częściowy przykład takiej modyfikacji pokazany został poprzez zastosowanie działań natychmiastowych, które standardowo nie są elementem Raportu A3.

Ważne, aby narzędzie było dopasowane do naszej pracy i pozwalało na realizację zamierzonych celów, czyli skuteczną eliminację problemów oraz niezgodności.

Excel – darmowy Raport A3 do pobrania

Możemy przejść do części praktycznej i sprawdzić swoich sił podczas analizy i rozwiązywania problemów jakościowych. Z pomocą przyjdzie nam gotowy szablon oparty o arkusze Excel. Od teraz Raport A3 jest w pełni dostępny do codziennej pracy. I to całkowicie za darmo.

Co więcej, dodatkowo uzyskacie dostęp do wielu innych popularnych rozwiązań. Lista ta nie jest jeszcze zamknięta i sukcesywnie jest rozbudowywana. Będziecie również na bieżąco informowani o wszystkich nowych wpisach na blogach a także kolejnych darmowych narzędziach do pobrania.

Podsumowanie

Raport A3 to usystematyzowana metodologia rozwiązywania problemów, która głównie koncentruje się na źle funkcjonujących procesach. Zdarza się, że jest również stosowany do rozwiązywania niezgodności produktowych. Wówczas zawiera dodatkowy element, który ma za zadanie wdrożenie działań natychmiastowych.

Metodologia wymaga określenia celu, który następnie będziemy starali się osiągnąć. Jeśli nam się to uda to kolejnym krokiem będzie wdrożenie działań prewencyjnych. W przeciwnym razie będzie musieli ponownie przeanalizować problem i zastanowić się nad przyczyną niepowodzenia.

Najważniejszą cechą narzędzia jest jego kompleksowa forma i skuteczne działanie bez tworzenia długich prezentacji. W końcu jak już wspomnieliśmy założeniem jest rozwiązanie problemu i dokonanie usprawnień na jednej kartce papieru w formacie A3.

A jakie są Wasze doświadczenia ze stosowaniem tego narzędzia? Czy Raport A3 w swojej standardowej formie spełnia Wasze oczekiwania? A może posługujecie się bardziej zmodyfikowaną jego wersją? Czy jednak preferujecie Raport 8D ze względu na specyfikę Waszej pracy?

Podzielcie się swoimi opiniami w sekcji komentarzy pod artykułem. Do zobaczenia w następny poniedziałek!

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania